10:52 AM |الساعة الآن   
 
العودة ملتقى الموظف الجزائرى  :: 

 :: 






أهلا وسهلا بك إلى ملتقى الموظف الجزائرى.
أهلا وسهلا بك زائرنا الكريم، إذا كانت هذه زيارتك الأولى للمنتدى، فيرجى التكرم بزيارة صفحة التعليمـــات، بالضغط هنا.كما يشرفنا أن تقوم بالتسجيل بالضغط هنا إذا رغبت بالمشاركة في المنتدى، أما إذا رغبت بقراءة المواضيع والإطلاع فتفضل بزيارة القسم الذي ترغب أدناه.

الرئيسيةالبوابةبحـثس .و .جدخولالتسجيل
اعلان هام للمسجلين الجدد :بمجرد التسجيل يتم إرسال كود التفعيل إلى حسابك .. أي الإيميل الذي وضعته عند التسجيل بالمنتدى ... إذهب إلى علبة البريد فإذا لم تجده في الرسائل الواردة حاول أن تبحث عنه في صندوق بريد الغير مرغوب فيه SPAM

كيف أكتب محضر إجتماع ؟553

كيف أكتب محضر إجتماع ؟

صفحات الموضوعانتقل الى الصفحة : 1, 2  الصفحة التالية

شاطر
 #1  
الجمعة 22 يوليو 2011, 14:31
 
 
 
ذكر
الاقامة : عنابة
المشاركات : 9222
نقاط : 13469
تاريخ التسجيل : 25/06/2011
افتراضيكيف أكتب محضر إجتماع ؟

محضر الاجتماع هو وسيلة لتسجيل أهم أحداث وقرارات الاجتماع فهو يَخدم عدة أهداف:
تسجيل قرارات الاجتماع بحيث لا تُنسى وبحيث يُمكن متابعتها
توضيح نتائج الاجتماع لمن لم يحضر الاجتماع
توضيح الجهات والأشخاص الذين حَضروا الاجتماع
تلخيص مُناقشات وقرارات الاجتماع
من الفوائد غير المباشرة لمحضر الاجتماع أنه يوضح ما إذا كان الاجتماع انتهى إلى قرارات أم أنه كان مُجرد جلسة حوار ومناقشات لا فائدة منها.

مُكوِّنات محضر الاجتماع
لابد أن يحتوي محضر الاجتماع على المعلومات الأساسية وهي: موضوع الاجتماع، مكان وزمان الاجتماع، أسماء الحاضرين والجهات التي يُمثلونها في الاجتماع، اسم رئيس الجلسة، اسم مُعد محضر الاجتماع، تاريخ كتابة محضر الاجتماع، القرارات التي اتخذت، أي أحداث يكون هناك قيمة من تسجيلها. قد يتم توضيح تاريخ الاجتماع التالي ووقت انتهاء الاجتماع. وقد يتم تسجيل اعتذار من اعتذر عن حضور الاجتماع.

كيف تقوم بتسجيل المسودة الأولى لمحضر الاجتماع؟
إذا أُوكل إليك تسجيل محضر الاجتماع فعليك أن تأخذ الأمر على مَحمَل الجد لأن إعداد محضر الاجتماع بشكل مُحدد وواضح يُساهم بشكل أساسي في نجاح الاجتماع في الوصول إلى غايته. فقد يتسبب غُموض محضر الاجتماع أو إغفاله لذكر أمرٍ هام في حدوث مشاكل عديدة مثل عدم تنفيذ بعضا من قرارات الاجتماع أو التسبب في حدوث تنازع بين الجهات المشتركة في الاجتماع.

يجب أن تكون عل علم بموضوع الاجتماع وسبب انعقاده وجدول الأعمال. يجب أن تحضر قبل انعقاد الاجتماع وأن تصطحب معك الأدوات التي ستستخدمها لتسجيل المسودة الأولى لمحضر الاجتماع. هذه الأدوات قد تكون قلم وعدة أوراق وقد تكون جهاز تسجيل صغير أو جهاز MP3 أو حاسوب. قم بتسجيل أسماء من حضروا الاجتماع أو قم بتمرير كشف حضور واطلب من كل مشارك التوقيع أو وَضع علامة أمام اسمه أو تسجيل اسمه إن لم يكن مسجلا. يُفضل أن تجلس قريبا من رئيس الجلسة حتى يمكنك استشارته في أي أمرٍ متعلق بمحضر الاجتماع. تأكد من أنك تعرف أسماء المتحدثين ويمكنك رسم شكل تخطيطي لأماكن جلوس المشاركين بحيث ترجع إليه عند الحاجة ويمكنك أن تطلب من المتحدث تقديم نفسه. قُم بتسجيل القرارات وأهم المناقشات والتوضيحات التي قِيلت. لا تُحاول تسجيل كل كلمة وكل رأي ولكن سجل الأشياء الهامة. لا تُسجل الأحاديث الخارجة عن أمور العمل ولا تُسجل تفاصيل المناقشات. سجل القرارات والمواضيع حسب ترتيب حدوثها في الاجتماع أو حسب ترتيب جدول الأعمال. كُن حريصا ودقيقا فيما تكتب لِكيلا يرفض المشاركون بعد ذلك التوقيع على محضر الاجتماع. قد تتأكد أ من قبول المشاركين لما كتبته وذلك قبل نهاية الاجتماع أو قبل الانتقال إلى فقرة أخرى في جدول الأعمال.

بعض الاجتماعات يكون لها طابع رسمي جدا مثل اجتماعات المجالس الشعبية المختلفة ومجالس الإدارات وما إلى ذلك. هذه الاجتماعات قد تتميز بصيغة محددة لمحضر الاجتماع أو باشتراطات خاصة. في هذه الحالات عليك مُراعاة تلك الاشتراطات الخاصة.

في هذه المساهمة نتحدث عن اجتماعات العمل الرسمية العادية.

بعد الاجتماع قُم بإعداد مسودة محضر الاجتماع مما سجلته أثناء الاجتماع واعرضها على رئيس الجلسة ثم مررها على المشاركين للتوقيع أو إبداء أي ملاحظات ثم قم بتوزيع المحضر الاجتماع النهائي. حاول إنجاز مسودة محضر الاجتماع في أقرب وقت بعد الاجتماع. في بعض الاجتماعات الرسمية جدا يتم التصديق على محضر الاجتماع في أول الاجتماع التالي.

محضر الاجتماع قد يتكون من ورقة أو اثنتين أو عدة أوراق حسب تفاصيل الاجتماع ومدى رسميته. قد يتم إرفاق بعض المستندات بالاجتماع كجدول زمني أو رسم توضيحي

أمثلة للأخطاء في إعداد محضر اجتماع:

المثال الأول: المثال التالي يوضح محضر اجتماع لتحديد سبل تقليل وقت انتظار المواطنين قبل الحصول على الخدمة

محضر اجتماع

موضوع الاجتماع: تقليل وقت انتظار المواطنين قبل الحصول على الخدمة

مكان الاجتماع: غرفة الاجتماعات رقم 5

رئيس الجلسة: مدير .......- .......

موعد الاجتماع: يوم الأربعاء 21 جويلية 2011 الساعة الثانية ظهرا

الهدف من الاجتماع: دراسة كيفية تقليل وقت انتظار المواطنين بعد وصول عدة شكاوى خلال الشهر الماضي

ملخص لما دار في الاجتماع

بعد دراسة الموضوع تقرر الآتي:

تحسين مكان الانتظار
تقليل الوقت اللازم لخدمة المواطن
تدريب الموظفين على رفع مستواهم
ماذا تُلاحظ على دعوة الاجتماع السابقة؟ بالإضافة إلا أن الدعوة لم توضح من هم المشاركون في الاجتماع فإن هناك خطأ فادح. هل تعرف ما هو؟ إن الدعوة لم تحدد من سيقوم بتنفيذ القرارات ولا متى سيتم تنفيذها ولا كيف سيتم تنفيذها. إن القرارات هي عبارة عن شعارات عامة جدا وغير دقيقة. من الطبيعي أن يُعقد نفس الاجتماع بعد عدة أشهر ولا يكون شيئا قد تغير وبالتالي تكون الاجتماعات كعَدَمها بل عدمها أفضل في هذه الحالة.

المثال الثاني: المثال التالي يوضح محضر اجتماع لتحديد لدراسة أسباب المشاكل في جودة الخدمات وأسلوب تحسينها

محضر اجتماع

موضوع الاجتماع: رفع مستوى الخدمة

مكان الاجتماع: غرفة الاجتماعات رقم 5

قائد الاجتماع: مدير .......- ............

موعد الاجتماع: يوم الأربعاء 21 جويلية 2011 الساعة الثانية ظهرا

المشاركون:

........... – ........

......... – .............

........... – ........

الهدف من الاجتماع: دراسة أسباب مشكلات جودة الخدمة وأسلوب تحسينها

ملخص لما دار في الاجتماع

بدأ الاجتماع الساعة الثانية والنصف وقد بدأ بشرب بعض العصائر ثم حدد مدير .......أهداف الاجتماع. وقد تحدث مدير ...........موضحا أن معظم المشاكل هي بسبب أخطاء في ............مما أثار حفيظة مدير ............الذي ادعى أن جميع عمليات .........تتم بشكل رائع. وقد أبدى مدير ...........تحفظه على اتهامات مدير .............بأن أعمال الصيانة لا تتم بشكل جيد. وبعد ذلك توقف الاجتماع لفترة راحة خمس دقائق

بعد فترة الراحة قرر المجتمعون:

تشكيل فريق عمل من ................ لدراسة أسباب مشاكل جودة المنتج على أن تقدم تقريرها ................ خلال عشرة أيام
يتم عقد الاجتماع التالي يوم 29 جويلية 2011 الساعة الثانية ظهرا في نفس المكان
بعد ذلك حيَّا مدير ..............جميع الحضور وتبادلوا الأحاديث الودية

مدير ...........

تحريرا في 21 جويلية 2011

ماذا تلاحظ على دعوة الاجتماع السابقة؟

إنها تحتوي على معظم المعلومات الأساسية ولكن يعيبها أمر خطير وهو أنها تبدو كوصف تفصيلي لما حدث في الاجتماع. محضر اجتماع العمل ينبغي أن يقتصر على الأشياء الهامة وخاصة القرارات أما وصف الأحاديث التي دارت وفترات الراحة فهو أمر لا يُكتب في محضر الاجتماع


المثال الثالث: المثال التالي يوضح محضر اجتماع لتحديد جدول خرجات المعاينة الخاصة باللجنة التقنية


محضر اجتماع

تم عقد اجتماع بهدف تحديد جدول ادول خرجات المعاينة الخاصة باللجنة التقنية وذلك في غرفة الاجتماعات الرئيسية بـ ........ وقد ترأس الاجتماع السيد المخترم مدير .......- ........ وقد بدأ الاجتماع يوم الخميس 21 جويلية 2011الساعة الثانية ظهرا. وقد حضر الاجتماع مديرو المصالح التقنية المعنية.

وقد تم الاتفاق على أن تبدأ الخرجات إلى ....... في الأسبوع الخامس ثم يلي ذلك خرجة إلى ...........في الأسبوع السابع. وقد تقرر أن تكون هناك خرجة إلى ................ مرة أسبوعيا في الأسابيع من التاسع إلى الثاني عشر. . وسوف يسمح بحضور

ماذا تلاحظ على دعوة الاجتماع السابقة؟ على الرغم من أنها احتوت معلومات دقيقة وواضحة ووضحت المسئوليات إلا أن أسلوب إخراجها سيء لأن القارئ لا يستطيع الوصول إلى أي معلومة سوى بقراءتها كلها. من المفضل توضيح المعلومات الأساسية كالزمان والمكان والمشاركين وموضوع الاجتماع و رئيس الجلسة على شكل نقاط كما سبق في الدعوتين السابقتين. كذلك يجب توضيح قرارات الاجتماع في شكل نقاط أو في شكل جدول. فكان من الأنسب وضع جدول يوضح مواعيد الخرجات ثم توضيح النقاط العامة أسفل الجدول على شكل نقاط منفصلة.


الخلاصـــــة :

المحضر نص يضم ما دار في اجتماع عقده مسؤول هيئة ما، و عادة يقوم كاتب الجلسة بتدوين محضر الاجتماع و يركّز فيه على الأمور التالية:

*تحديد موعد انعقاد الاجتماع:
رقم الاجتماع ، الزمن( اليوم و التاريخ) ، المكان .

*الهدف من الاجتماع.

* الحاضرون .

*الغياب.

*جدول أعمال الاجتماع.

* محضر الاجتماع
( يتضمن مناقشة وشرح المواضيع التي تم تحديدها في جدول الأعمال ثم اتخاذ القرار بها ) .
*تسجيل المداخلات و القضايا التي تطرق لها الأعضاء.

*تلخيص المناقشات
على شكل نقاط وتدوين خلاصة الأفكار و المقترحات و الملاحظات و التوصيات.

*تسجيل وقت انتهاء الاجتماع.
(انتهى الاجتماع عند الساعة ....)

*التصديق على المحضر.
أي أخذ تواقيع الحاضرين.


المهارات الواجب توافرها في كاتب محضر الاجتماع :
1- مهارة الاستماع والإنصات الجيد .
2- مهارة التركيز .
3- الإلمام التام للقواعد اللغوية والإملائية .
4- التمتع بمهارة الخط الجيد والواضح .
5- الإلمام بطبيعة الموضوعات التي تناقش في الاجتماعات .


(تذكّر)

يراعى في كتابة محضر الاجتماع الصياغة الجيدة والاختصار.




 #2  
السبت 30 يوليو 2011, 00:13
 
 
 
ذكر
الاقامة : constantine
المشاركات : 5
نقاط : 5
تاريخ التسجيل : 12/06/2011
العمل : infirmier
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

شكرا علي هذا التوضيح الهام و الهادف.


 #3  
السبت 30 يوليو 2011, 12:16
 
 
 
ذكر
الاقامة : aaaa
المشاركات : 8
نقاط : 16
تاريخ التسجيل : 25/03/2010
العمل : مهندس دولة
المزاج المزاج : عادي
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

بارك الله فيك


 #4  
الأحد 07 أغسطس 2011, 23:53
 
 
 
ذكر
الاقامة : biskra
المشاركات : 46
نقاط : 46
تاريخ التسجيل : 06/08/2011
العمل : sans
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

مشكور مشكور مشكور


 #5  
الأحد 04 سبتمبر 2011, 12:44
 
 
 
ذكر
الاقامة : الجزائر
المشاركات : 521
نقاط : 682
تاريخ التسجيل : 23/09/2010
العمل : متصرف
المزاج المزاج : معتدل
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

بالتوفيق أخي الكريم.



 #6  
الأربعاء 28 سبتمبر 2011, 17:02
 
 
 
ذكر
الاقامة : الجزائر
المشاركات : 58
نقاط : 114
تاريخ التسجيل : 14/07/2010
العمل : متصرف
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

بارك الله فيك


 #7  
الأربعاء 02 نوفمبر 2011, 10:25
 
ذكر
الاقامة : alger
المشاركات : 1
نقاط : 1
تاريخ التسجيل : 28/10/2011
العمل : عون مكتب
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

مشكور يااخي الكريم


 #8  
الخميس 10 نوفمبر 2011, 09:25
 
 
 
ذكر
الاقامة : الجزائر
المشاركات : 27
نقاط : 35
تاريخ التسجيل : 02/02/2011
العمر : 51
العمل : ملحق رئيسي للإدارة
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

بارك الله فيك و جزاك الله خيرا


 #9  
الإثنين 14 نوفمبر 2011, 21:26
 
 
 
ذكر
الاقامة : tarf
المشاركات : 8
نقاط : 8
تاريخ التسجيل : 16/09/2011
العمل : administrateur
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

merci بارك الله فيك


 #10  
الثلاثاء 15 نوفمبر 2011, 05:35
 
 
 
ذكر
الاقامة : alger
المشاركات : 120
نقاط : 126
تاريخ التسجيل : 12/10/2011
العمل : admnistrateur
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

شكرا لك على هذا الموضوع المفيد.


 #11  
الأربعاء 21 ديسمبر 2011, 00:12
 
 
 
ذكر
الاقامة : الجلفة
المشاركات : 35
نقاط : 37
تاريخ التسجيل : 12/11/2011
العمر : 39
العمل : محاسب
المزاج المزاج : الحمد لله
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

يا أخي بارك الله فيك موضوع ممتاز جاء في وقته ، تخونني العبارات لوصف مدى تقديري لمجهوداتك، واصل بارك الله فيك


 #12  
الأربعاء 28 ديسمبر 2011, 18:44
 
 
 
ذكر
الاقامة : biskra
المشاركات : 68
نقاط : 94
تاريخ التسجيل : 03/12/2011
العمل : موظف
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

تحيالي يا الرايس الله يحفظك


 #13  
الخميس 08 نوفمبر 2012, 08:53
 
 
 
انثى
الاقامة : الجزائر
المشاركات : 40
نقاط : 44
تاريخ التسجيل : 11/07/2010
العمل : متربصة في وظيفة عمومية
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

مسألة لطالما حيرتني
شكرا لعرضكم المميز



 #14  
الأحد 18 نوفمبر 2012, 09:36
 
 
 
ذكر
الاقامة : الوادي
المشاركات : 31
نقاط : 38
تاريخ التسجيل : 03/10/2010
العمل : الضرائب
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

merci merci merci



 #15  
الخميس 18 أبريل 2013, 19:07
 
 
 
انثى
الاقامة : batna
المشاركات : 49
نقاط : 50
تاريخ التسجيل : 15/03/2013
العمل : متصرف اداري
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

بارك الله فيك


 #16  
الجمعة 31 مايو 2013, 14:46
 
 
 
ذكر
الاقامة : تيارت
المشاركات : 285
نقاط : 320
تاريخ التسجيل : 16/04/2012
العمر : 51
العمل : متصرف إقليمي
المزاج المزاج : خير الامور أوسطها
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

جزاك الله كل خير تتمناه لنفسك ونفعك في الدنيا والآخرة إن شاء الله


 #17  
الجمعة 31 مايو 2013, 15:34
 
 
 
انثى
الاقامة : 07
المشاركات : 88
نقاط : 98
تاريخ التسجيل : 10/01/2013
العمل : مفتش رئيسي بالخزينة العمومية
المزاج المزاج : هادئة
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

جزاء الله كل خير



 #18  
الجمعة 31 مايو 2013, 18:02
 
 
 
انثى
الاقامة : mosta
المشاركات : 526
نقاط : 623
تاريخ التسجيل : 14/04/2012
العمل : mouadafa
المزاج المزاج : حسب الحالة
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

جزاك الله كل خير


 #19  
الإثنين 03 يونيو 2013, 23:27
 
 
 
ذكر
الاقامة : الجزائر
المشاركات : 54
نقاط : 50
تاريخ التسجيل : 03/06/2013
العمل : التكوين المهني
المزاج المزاج : الحمد لله
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

بارك الله فيك اخي


 #20  
السبت 08 يونيو 2013, 23:29
 
 
 
ذكر
الاقامة : الجزائر
المشاركات : 75
نقاط : 95
تاريخ التسجيل : 28/01/2011
العمر : 43
العمل : ممرض
المزاج المزاج : أنبسط حينما يبتسم ولدي
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

أنعم بك وأكرم...
جزاك الله خيرا ....
وبارك الله فيك..



 #21  
الأحد 09 يونيو 2013, 11:40
 
 
 
ذكر
الاقامة : chlef
المشاركات : 5
نقاط : 5
تاريخ التسجيل : 10/02/2013
العمل : control financie
افتراضيادعوا لنا بخالص الدعاء،وبشفاء الوالدة

الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
وزارة ........................
مديرية .......................
..............................
رقم ..........................
محضر اجتماع
عام ...................... و في يوم ....... من شهر .................... انعقد اجتماع
................ على الساعة ...... بمقر مديرية ......... تحت رئاسة السيد ......................
الحاضرون ...................؛ .....................؛ ....................؛
الغائبون بعذر ................؛ .....................؛ .....................؛
الغائبون بدون عذر ..........؛ .....................؛ .....................؛
........................... ( جدول الأعمال: 1
........................... (2
..............................
افتتح الاجتماع بكلمة ترحيبية من طرف السيد .........................................
بصفته ........................ و بعد استعراضه لوضعية ............................... تم فتح
النقاش الذي ركز على...............................................................................
- استعراض وجيز للتدخلات
- حوصلة النتائج المتوصل إليها.
و رفعت الجلسة على الساعة..............................
حرربـ ................................يوم ............................
التوقيعات



 #22  
السبت 16 نوفمبر 2013, 20:33
 
 
 
ذكر
الاقامة : algerie
المشاركات : 19
نقاط : 19
تاريخ التسجيل : 27/10/2010
العمل : fonctionnaire
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

بوركت يا أخ


 #23  
الأحد 24 نوفمبر 2013, 13:26
 
 
 
ذكر
الاقامة : blida
المشاركات : 3
نقاط : 1
تاريخ التسجيل : 24/11/2013
العمل : employeur
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

شكرا على الموضوع


 #24  
الأحد 24 نوفمبر 2013, 14:13
 
ذكر
الاقامة : ALGERIE
المشاركات : 16472
نقاط : 30173
تاريخ التسجيل : 10/11/2010
العمل : موظف
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟


كلمة شكر لا تكفي على هذا التميز و الإبداع
بارك الله فيك



 #25  
الأحد 09 فبراير 2014, 20:14
 
 
 
انثى
الاقامة : batna
المشاركات : 7
نقاط : 14
تاريخ التسجيل : 09/02/2014
العمل : عقود الادماج المهني
افتراضيرد: كيف أكتب محضر إجتماع ؟

شكـــــــرآآآآآآآآآآآآآ
على الموضوع القيم 
استفدت جدا منه لانو في مجال عملي
شكرا مرة أخرى



صفحات الموضوعانتقل الى الصفحة : 1, 2  الصفحة التالية




 
الإشارات المرجعية


  
وما من كاتب إلا سيفنى . ويبقي الدهر ما كتبت يداه



تعليمات المشاركة
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML متاحة