كيفية إعداد محضر الجرد الشامل511

كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل

  • رقم :1

default كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

مُساهمة من طرف karmes في الثلاثاء 19 يوليو 2011, 12:33

إن كل أرشيفي يستلم منصبه و جب عليه إعداد محضر الجرد الشامل، ليس لأنه مطلوب إعداده بنص تشريعي أو تنظيمي و لكن كون هذه الأداة تتعبر أول وسيلة تساعدنا على التشخيص الدقيق لمحلات الأرشيف و من ثّم أخذ الإجراءات اللازمة لتسيير مصلحة أرشيف.
1 ـ تعريف محضر الجرد الشامل : هو عبارة عن كشاف وصفي لمحتوى محلات الأرشيف يقوم بتحريره المسئول عن الأرشيف عند تسلمه المنصب، كما يحرر أيضا أثناء ترحيل الأرشيف من محل إلى اخر وكذا أثناء الحوادث الخطيرة (الحرائق- الزلازل – الحروب ... ).
يتكون هذا المحضر من جرد للمحلات، جرد للأرشيف وجرد للتجهيزات إضافة إلى تصميم أو مخطط للمخازن يحدد من خلاله موقع الرفوف وكذا المساحات المستغلة والغير المستغلة.
يحين محضر الجرد كل سنة.
ميدانيا كيف يتم إعداد محضر الجرد ؟
ـ إعداد مذكرة لإيقاف تحويل الأرشيف إلى االمخزن لمدة معينة.
ـ ترقيم المخازن( إذا كانت كثيرة )وكذا وحدات الرفوف و العلب من 1 إلى س.
ـ تهيئة مطبوعات في شكل جداول تساعدنا على جمع البيانات وهي كالتالي :
االمطبوع الأول : متعلق بجرد المحلات الخاصة بمكتب أو مصلحة الأرشيف (مخازن ـ مكاتب ـ قاعة معالجة ـ ملاحق أخرى) و يتكون من العناصر التالية:

ـ المستوى ( في حالة وجود عدة محازن موزعة على عدة طوابق)
ـ رقم المخزن
ـ مساحة المخزن
ـ الملاحظات
نتيجة جمع هذه البيانات:
تعطينا معلومات عن محلات الأرشيف كالمساحة المخصصة للأرشيف مقارنة مع نسبة
إنتاج الوثائق، و هل هي مساحة مناسبة لحفظ أرشيف المؤسسة المعنية و كذا التعديلات
الممكن إجراءها على مستوى المحلات في حالة ما إذا كانت لاتتوافق مع التقنينات الخاصة
ببناء محلات الأرشيف و هل هذه المساحات المخصصة لمكتب أو مصلحة الأرشيف
تساعد الأرشيفي على أداء مهامه .
ـ المطبوع الثاني: متعلق بجرد التجهيزات و يتكون من العناصر التالية :
ـالمادة ( إسم التجهيز)
ـ العدد
ـ الملاحظات (الإشارة إن كانت التجهيزات في حالة سيئة)
ـ نتيجة جمع هذه البيانات:
معلومات مضبوطة عن التجهيزات التي نحتاجها
ـ المطبوع الثالث: متعلق بجرد وثائق الأرشيف و يتكون من العناصر التالية
ـ رقم وحدة الرفوف
ـ رقم الطاولة
ـ نوعية الوثائق
ـ السنوات القصوى
ـ عدد العلب
ـ الملاحظات
نتيجة جمع هذه البيانات:
معلومات عن نوعية الوثائق و كذا مكان تواجدها ،مما يساعدنا على جمع نوعية الوثائق
المتعلقة بالمصلحة الواحدة و معرفة مكانها في المخزن قبل بداية المعالجة دون
اللجوء إلى الجمع المادي للعلب الخاصة بكل مصلحة والذي يكلف الأرشيفي مجهود أكبر.
كما يعتبر هذا المطبوع بعد ملئه طبعا، أول وسيلة بحث يستطيع الأرشيفي البحث بها قبل
بداية المعالجة و إنشاء و سائل بحث.
ـ إعداد مخطط لمواقع وحدات الرفوف يساعدنا في معرفة نوعية وحدات الرفوف ( 95 ,0م أو 1.20) و كذا عدد و نسبة الوحدات المشغولة و غير المشغولة .
إن هذا المحضر يعتبر بمثابة تسليم للمسؤولية ،ووسيلة تسيير، تساعدنا الأرشيفي في التسيير الجيد للمساحة الخاصة بالأرشيف، و أول وسيلة تعطي للأرشيفي نظرة شاملة عن التجهيزات والأرشيف الموجود في المخازن ، وأول وسيلة بحث داخلية تساعدنا في عملية الإطلاع قبل معالجة الأرشيف.


َ

karmes
 
 

ذكر

الاقامة: عنابة

المشاركات: 9138

نقاط: 13232

تاريخ التسجيل: 25/06/2011


الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

  • رقم :2

default رد: كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

مُساهمة من طرف TOHROU في الأحد 07 أغسطس 2011, 23:43

بارك الله فيكم و شكرا


َ

TOHROU
 
 

ذكر

الاقامة: biskra

المشاركات: 36

نقاط: 36

تاريخ التسجيل: 06/08/2011

العمل: sans

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

  • رقم :3

default رد: كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

مُساهمة من طرف khalilouben في الأربعاء 28 سبتمبر 2011, 19:14




شــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــكرا أخي


َ

khalilouben

ذكر

الاقامة: msila

المشاركات: 1

نقاط: 1

تاريخ التسجيل: 24/09/2011

العمل: choumeur
المزاج المزاج: رايق


الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

  • رقم :4

default رد: كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

مُساهمة من طرف خير جليس في الأنام في السبت 21 يوليو 2012, 21:16

اشكرك جزيل الشكر أخي الكريم على موضوعك القيم


َ

خير جليس في الأنام
 
 

ذكر

الاقامة: djelfa

المشاركات: 2

نقاط: 7

تاريخ التسجيل: 21/07/2012

العمل: archiviste

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

  • رقم :5

default رد: كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

مُساهمة من طرف mimiya26 في الأحد 19 أغسطس 2012, 11:11

شكرااااااااا


َ

mimiya26
 
 

انثى

الاقامة: المدية

المشاركات: 929

نقاط: 1140

تاريخ التسجيل: 09/04/2012

العمر: 44

العمل: عون ادارة
المزاج المزاج: جدية و لا تحب المزاح


الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

  • رقم :6

default رد: كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

مُساهمة من طرف ilyasZ في الأحد 12 مايو 2013, 15:57

اشكرك جزيل الشكر أخي الكريم على موضوعك القيم


َ

ilyasZ

ذكر

الاقامة: ghardaia

المشاركات: 1

نقاط: 1

تاريخ التسجيل: 04/06/2012

العمل: وثائقي امين محفوظات

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

  • رقم :7

default رد: كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

مُساهمة من طرف aboumouad في الإثنين 13 مايو 2013, 21:56

كفيت اخي و وفيت نتمى تفهم رؤساء المجالس و احيانا الكتاب العامون ايضا


َ

aboumouad
 
 

ذكر

الاقامة: بشار

المشاركات: 32

نقاط: 36

تاريخ التسجيل: 09/10/2012

العمل: بشـــــــار

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

  • رقم :8

default رد: كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

مُساهمة من طرف oussama61 في الثلاثاء 15 أبريل 2014, 21:23

شكرا


َ

oussama61

ذكر

الاقامة: تبسة

المشاركات: 1

نقاط: 1

تاريخ التسجيل: 09/02/2014

العمل: طالب

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

  • رقم :9

default رد: كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

مُساهمة من طرف abdouabeed في الأحد 20 أبريل 2014, 23:12

التكلم عن الارشيف شيء والواقع شيء اخر


َ

abdouabeed
 
 

ذكر

الاقامة: الجلفة

المشاركات: 4

نقاط: 4

تاريخ التسجيل: 20/04/2014

العمل: الجلفة

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

  • رقم :10

default رد: كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

مُساهمة من طرف ena في الثلاثاء 10 يونيو 2014, 13:58

الله يبارك فيك و يزيد في حسناتك ان شاء الله


توقيع : ena


َ

ena
 
 

انثى

الاقامة: الجزائر

المشاركات: 403

نقاط: 455

تاريخ التسجيل: 16/01/2011

العمل: موظف
المزاج المزاج: الحمد لله على كل شيء


الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

  • رقم :11

default رد: كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

مُساهمة من طرف Hichem 123 في الأربعاء 25 مارس 2015, 08:37

جزاك الله كل خير


َ

Hichem 123
 
 

ذكر

الاقامة: عنابة

المشاركات: 20

نقاط: 23

تاريخ التسجيل: 18/03/2015

العمل: DEUA en informatique

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

  • رقم :12

default رد: كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

مُساهمة من طرف رابح سلمات في الثلاثاء 05 مايو 2015, 11:14

بارك الله فيك


َ

رابح سلمات
 
 

ذكر

الاقامة: الجلفة

المشاركات: 13

نقاط: 19

تاريخ التسجيل: 16/10/2014

العمل: مساعد وثائقي امين محفوظات

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة


صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى