10:52 AM |الساعة الآن   
 
العودة ملتقى الموظف الجزائرى  :: 

منتدى الوظيفة العمومية

 :: 

التحرير الادارى وتوحيد المصطلحات






أهلا وسهلا بك إلى ملتقى الموظف الجزائرى.
أهلا وسهلا بك زائرنا الكريم، إذا كانت هذه زيارتك الأولى للمنتدى، فيرجى التكرم بزيارة صفحة التعليمـــات، بالضغط هنا.كما يشرفنا أن تقوم بالتسجيل بالضغط هنا إذا رغبت بالمشاركة في المنتدى، أما إذا رغبت بقراءة المواضيع والإطلاع فتفضل بزيارة القسم الذي ترغب أدناه.

الرئيسيةالبوابةبحـثس .و .جدخولالتسجيل
اعلان هام للمسجلين الجدد :بمجرد التسجيل يتم إرسال كود التفعيل إلى حسابك .. أي الإيميل الذي وضعته عند التسجيل بالمنتدى ... إذهب إلى علبة البريد فإذا لم تجده في الرسائل الواردة حاول أن تبحث عنه في صندوق بريد الغير مرغوب فيه SPAM



كيفية استعمال الهاتف و معالجة البريد


شاطر
 #1  
الأربعاء 27 أبريل 2016, 09:42
 
ذكر
الاقامة : ALGERIE
المشاركات : 16771
نقاط : 30777
تاريخ التسجيل : 10/11/2010
العمل : موظف
افتراضيكيفية استعمال الهاتف و معالجة البريد

كيفية استعمال الهاتف و معالجة البريد



واجبات السكرتير الأولية :

ثالثاً / استعمال الهاتف :

أ ) أسلوب التحدث إلى الهاتف

"أسلوب التحدث يعطي انطباعا سلبيا أو ايجابيا عن واقع المؤسسة"..

على السكرتير أن يأخذ بعين الاعتبار الأمور التالية عند التحدث بالهاتف:

* التكلم بأسلوب هادئ وواضح ..

* يستحسن مخاطبة الشخص باسمه إذا كان معروفاً ..

* السرعة بالإجابة والرد على الهاتف والتعريف بالشركة ..

* الحفاظ على سرية الاتصال ..

* تدوين معلومات المتصل كاملة في دفتر خاص معد مسبقاً ..

* الإصغاء وعدم المقاطعة في الحديث ..

* عدم استخدام الهاتف لأغراضه الشخصية ..

* على السكرتير عدم إنهاء المكالمة إذا كان هو مستقبلاً لها .. "" مهمة ""


ب) تسجيل الرسائل الهاتفية والنماذج المستعملة :

يقوم بتسجيل الرسائل الهاتفية على النموذج المعد لذلك عندما يكون الرئيس خارج

مكتبه أو في اجتماع وعلى السكرتير أن يطلب من المتصل معلومات ضرورية مثل :

اسم المتصل –سبب الاتصال – وقت الاتصال – عنوان المتصل-في أي وقت يرغب أن يتصل به

الرئيس في حالة عودته .."" آخر نقطة مهمة ""


ج) الاتصال الهاتفي بالآخرين:

* أن يقوم السكرتير بالاتصال بالآخرين حسب طلب الرئيس سواء كان داخلي او خارجي .

* يجب ان يترك وقت فراغ بين الاتصال والآخر لإعطاء فرصة للاتصال به .


د) طرق الاتصالات الهاتفية خارج الدولة :


يجب على السكرتير الاحتفاظ بسجل أو دليل يحتوي على جميع الدول التي

يتعامل معها الرئيس وهذا الرئيس يدون فيه اسم البلد والرقم الرمزي لها

ورقم المدينة والشركة التي يرغب الاتصال بها ..

كالتالي : مثال:

رقم الشركة , الرقم الرمزي للمدينة , الرقم الرمزي للدولة , 00

رابعاً / أنظمة وإجراءات البريد الوارد والصادر

تتوقف فعالية وكفاءة الأدوات المختلفة إلى حد كبير على دقة وسرعة النظام المتبع

لمعالجة البريد، يجب المحافظة على البريد الوارد ربما يكون يحمل شيك أو حوالات

مالية بريدية أو بنكية مرفقة بها ...

خطوات معالجة البريد الوارد :


* وصول البريد إلى المنشأة ..

* فتح البريد ..

* فتح المرافقات وفرزها ..

* تسجيل وقت المراسلات ..

* فتح البريد وقراءته واتخاذ ما يلزم بشأنه ..

* التسجيل في دفتر الوارد ..

* توزيع الرسائل على جهات الاختصاص ..


أما البريد الصادر :

يجب على المؤسسة الاهتمام بهذه الرسائل الصادرة منها لأنها تعطي انطباعا

عنها للجهات المصدرة إليها ، بحيث تكون ذات مظهر لائق ومنسق وخالية من الأخطاء

اللغوية والمطبعية على اعتبار إنها إعلان للمؤسسة ..

الإجراءات الخاصة بعملية تصدير الرسائل :

* جمع المعلومات المتعلقة بموضوع الكتابة وإملائها للسكرتير وطباعتها بالتنسيق اللائم ..

* فهرسة الرسائل ، وذلك بوضع أرقام ملفات موضوعاتها على الأصول وكل الصور ..

* توقيع الرسائل ..

* التسجيل في السجل الصادر ..

* طي الرسالة ووضعها في الغلاف المناسب ..

* طباعة عنوان المرسل إليه على الغلاف ..

* تشميع الغلاف ووضع الطوابع عليه ..

الأدوات المستخدمة في معالجة البريد الوارد والصادر :

الأختام – آلات فتح المغلفات – آلات إغلاق المغلفات – آلات طي الرسائل –

آلات العنونة – آلات وضع الطوابع ..



 #2  
الجمعة 29 أبريل 2016, 15:25
 
 
 
ذكر
الاقامة : tissemsilt
المشاركات : 574
نقاط : 740
تاريخ التسجيل : 24/02/2013
العمل : موظف
افتراضيرد: كيفية استعمال الهاتف و معالجة البريد

merci bien






 
الإشارات المرجعية


  
وما من كاتب إلا سيفنى . ويبقي الدهر ما كتبت يداه



تعليمات المشاركة
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML متاحة