10:52 AM |الساعة الآن   
 
العودة ملتقى الموظف الجزائرى  :: 

منتدى الوظيفة العمومية

 :: 

التحرير الادارى وتوحيد المصطلحات






أهلا وسهلا بك إلى ملتقى الموظف الجزائرى.
أهلا وسهلا بك زائرنا الكريم، إذا كانت هذه زيارتك الأولى للمنتدى، فيرجى التكرم بزيارة صفحة التعليمـــات، بالضغط هنا.كما يشرفنا أن تقوم بالتسجيل بالضغط هنا إذا رغبت بالمشاركة في المنتدى، أما إذا رغبت بقراءة المواضيع والإطلاع فتفضل بزيارة القسم الذي ترغب أدناه.

الرئيسيةالبوابةبحـثس .و .جدخولالتسجيل
اعلان هام للمسجلين الجدد :بمجرد التسجيل يتم إرسال كود التفعيل إلى حسابك .. أي الإيميل الذي وضعته عند التسجيل بالمنتدى ... إذهب إلى علبة البريد فإذا لم تجده في الرسائل الواردة حاول أن تبحث عنه في صندوق بريد الغير مرغوب فيه SPAM



معالجه البريد الوارد للمنشأه


شاطر
 #1  
الأربعاء 27 أبريل 2016, 09:24
 
ذكر
الاقامة : ALGERIE
المشاركات : 16771
نقاط : 30777
تاريخ التسجيل : 10/11/2010
العمل : موظف
افتراضيمعالجه البريد الوارد للمنشأه

معالجه البريد الوارد للمنشأه

قسم المراسلات فى أى منشأه يعتبر من أهم الأقسام بها. إن وسائل الإتصال من أو إلى المنشأه تشمل ليس فقط الخطابات ,بل أيضا الدوريات , الإخطارات , المذكرات ,التلغرافات ..إلخ .


تنقسم المراسلات إلى :


  •      مراسلات داخليه: وهى المراسلات بين قسم من المنشاه وأخرى داخلها ,أو بين مسئول وآخر ,أو بين مسئول وباقى فروع المنشأه والتى أيضا تعتبر داخليه.



  •      مراسلات خارجيه: وتشمل المراسلات بين المنشأه وأطراف أخرى فى منشآت خارجيه؛أى المراسلات التى ترسلها أو تتلقاها المنشأه من مؤسسات أو منشآت أخرى.


معالجه البريد الوارد:ــ

الترتيبات اللازمه لتداول البريد داخل المنشأه  يعتمد على حجم العمل بها. فى حاله المنشأه الصغيره ,يتولى موظف واحد معالجه البريد الوارد والصادر. أما فى المنشأه الكبير لا يستطيع موظف واحد القيام بذلك ,لذلك يتولى موظف البريد الوارد ويتولى آخر البريد الصادر.

بمجرد وصول البريد يفتح بواسطه الموظف المسئول.فى المنشأه الصغيره يفتحها صاحب العمل بنفسه أو المدير إن وجد. أما فى المنشأه الكبيره يتولاها الموظف المسئول عن البريد الوارد.

خطوات التعامل مع البريد الوارد:ــ

1.    فتح الخطابات:


  •        تفتح بآله فتح المظاريف إذا كانت الكميه كبيره أو بالفتاحه اليدويه إذا كانت الكميه صغيره. ويجب مراعات عدم المساس بالرساله أو أى مستند داخل المظروف عند الفتح, مع التأكد من أن جميع ما بداخل المظروف قد تم إخراجه تماما. يجب أيضا فرد الرساله وإرفاق       " تدبيس" المستندات بها .



  •       المظاريف التى كتب عليها كلمه " خاص " أو "شخصى " أو "سرى" لا تفتح وترسل إلى من تخصه الرساله فى الحال.



  •       الرسائل التى تحتوى على تحويلات أو شيكات ترسل إلى المسئول المالى ( إن وجد ) أو إلى الصراف.



  •       إذا كانت الرساله تحتوى على عده نقاط تتطلب أكثر من قسم أو مسئول للرد عليها ,ترسل إلى الموظف الأعلى مركزا ويخطر باقى الأطراف فى الحال,ومتابعه إن الجميع تعامل مع الرساله كل فيما يخصه.


2. ختم الخطابات:

بعد فتح الخطابات ,يجب ختمها لإظهار تاريخ إستلام الرساله.وعاده هذا الختم له خاصيه تغيير التاريخ يوميا.,كما يبين شعار المنشأه بجانب التاريخ .

3. فرز وتوزيع البريد :



  •        بعد إستلام الخطابات وتسجيلها, تفرز وتوضع فى حامل خاص لترسل للمسئول فى القسم المرسل إليه الخطاب. وعاده ما يكتب إسم القسم والمسئول عن الرد على المظروف من الخارج.



  •        الخطابات المكتوب عليها " خاص " أو "شخصى " أو "سرى" عاده ترسل للمدير العام أو رئيس المؤسسه (أو مالك المنشأه فى حاله المشروع الصغير) حسب الحاله.والشخص الذى إستلم هذا الخطاب مهما كانت مكانته عليه أن يوقع بالإستلام فى سجل البريد الوارد إقرارا منه بتحمل مسئوليه هذا الخطاب.



  •      فى بعض الحالات ,بعد إستلام الخطابات وتسجيلها, توضع أمام مدير الإداره أو  المديرالعام  لوضع التعليمات اللازمه لإتخاذ الإجراءات الضروريه  وتقوم السكرتاريه بتوزيعها على من يهمه الأمر.


4.   المتــابعه :

من المهم لرئيس القسم أو المدير أن يتأكد فى نهايه اليوم أن الرسائل قد تم الرد عليها بالسرعه المطلوبه حتى لا تخسر المنشأه عملائها ولا تسىء لسمعتها فى السوق ,لإن ذلك يعتبر تجاهل للعميل وسوء معامله.

إقرأ مقالات ذات صله :


  • عملية الإتصال 
  • فن السؤال فى الإتصال
  •  ما يجب ان تفعله اثناء الحوار
  • قراءة العقول وحركات الجسد

المصدر : د. نبيهه جابر [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]


 #2  
السبت 28 مايو 2016, 21:07
 
 
 
ذكر
الاقامة : الأغواط
المشاركات : 8
نقاط : 12
تاريخ التسجيل : 20/12/2014
العمل : موظف
افتراضيرد: معالجه البريد الوارد للمنشأه

شكرا على الافادة






 
الإشارات المرجعية


  
وما من كاتب إلا سيفنى . ويبقي الدهر ما كتبت يداه



تعليمات المشاركة
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML متاحة