السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ، 
اولا الخطاب الاداري او التقرير الاداري ، يكون محل ايجاز بعيدا عن التعبير الانشائي ، ويحدد النقاط بوضوح 
لكن يبقى اهم شئ فيه هو احترام السلم الاداري فيه ، لذا ارى ان يوجه الخطاب عن طريق او الى مفتش التربية للمقاطعة التي 
تنتمي اليها المدرسة ، و على مفتش التعليم تحويله او التأشير على تحويله الى رئيس البلدية و تكون نسخة على 
سبيل عرض حال او على سبيل الاعلام الى مدير التربية ورئيس الدائرة ، 
و الخطاب به الايضاح الايجاز الوضوح و تحديد النقاط والله اعلم