10:52 AM |الساعة الآن   
 
العودة ملتقى الموظف الجزائرى  :: 

منتدى الوظيفة العمومية

 :: 

التحرير الادارى وتوحيد المصطلحات






أهلا وسهلا بك إلى ملتقى الموظف الجزائرى.
أهلا وسهلا بك زائرنا الكريم، إذا كانت هذه زيارتك الأولى للمنتدى، فيرجى التكرم بزيارة صفحة التعليمـــات، بالضغط هنا.كما يشرفنا أن تقوم بالتسجيل بالضغط هنا إذا رغبت بالمشاركة في المنتدى، أما إذا رغبت بقراءة المواضيع والإطلاع فتفضل بزيارة القسم الذي ترغب أدناه.

الرئيسيةالبوابةبحـثس .و .جدخولالتسجيل
اعلان هام للمسجلين الجدد :بمجرد التسجيل يتم إرسال كود التفعيل إلى حسابك .. أي الإيميل الذي وضعته عند التسجيل بالمنتدى ... إذهب إلى علبة البريد فإذا لم تجده في الرسائل الواردة حاول أن تبحث عنه في صندوق بريد الغير مرغوب فيه SPAM



صيغ التحرير الإداري


شاطر
 #1  
الأحد 19 مايو 2013, 11:28
زائر
 
افتراضيصيغ التحرير الإداري

• صيغ التحرير الإداري

تجدر الإشارة إلى أن الأسلوب الإداري المستعمل في المراسلات الإدارية يتنوع بتنوع موضوع مستوى المحرر , غزارة أفكاره وكذالك الشخص المرسل إليه كما يتأثر بالمحيط السياسي والاقتصادي والاجتماعي والثقافي السائد.
ويختلف أسلوب الكتابة حسب وجهة الإدارة فإذا كانت تسلطية وجدنا هذه الصيغ والتعابير في شكل أوامر وبالمقابل قد تكون الإدارة حيادية تعمل بموضوعية وتراعي الجانب الإنساني في علاقاتها وحتى من خلال مراسلاتها .
ويمكننا ترتيب هذه الصيغ التي تتنوع بتنوع الموضوع وبنيته , ثقافة المرسل وشخصية المرسل اليه يمكن ترتيبها على النحو الأتي :
1- صيغ التقديم :
ويقصد بها تلك العبارات التي تستهل بها الرسالة الإدارية و المستعملة من المحرر عند الشروع في الكتابة ,هذه الصيغ تمهد القارئ إلى المضمون .
وهذه العبارات تتجسد في كلمة : يشرفني التي يجب استعمالها مرة على الأكثر إما في بداية أو وسط الرسالة ,وتنقسم هذه الصيغ بدورها إلى :


أ- صيغ التقديم بدون مرجع :
وتستعمل في مقدمة المراسلة وتتنوع بحسب ما إذا كانت المراسلة صاعدة أو نازلة ومن العبارات المستعملة : يشرفني أن أعلمكم / أن أطلب رأيكم / أن أرسل إليكم / أن أتعهد أليكم / آمركم / أرجو /أن أدعوكم
بعض العبارات المستعملة من الموظف المرؤوس :
يشرفني أن أحيطكم علما / يشرفني أن أعرض عليكم / يشرفني أن أقترح عليكم / يشرفني أن أقدم لكم / ألتمس
يشرفني أن أحيل عليكم / يشرفني أن أبعث إليكم./ أعترف...
ب- صيغ التقديم بمرجع :
تستعمل هذه الصيغ في مقدمة المراسلة و تذكر بالمرجع المستند إليه وتأتي العبارات المستعملة على النحو الأتي :
- ردا على رسالتكم رقم..... .المؤرخة في ........ والمتعلقة بـ .............. , يشرفني ......
- ردا على طلبكم المؤرخ في ....... والمتعلق بــ ......... , يشرفني أن.................
-بناء على ...... رقم ..... المؤرخ في .... والمتضمن ...... , يشرفني أن .....
2 - صيغ العرض والمناقشة :
وهي تلك المرتبطة بالموضوع وهذه الأخيرة تتنوع بتنوع الموضوع المعالج ومستوى المحرر وغزارة أفكاره ويمكن ترتيبها على النحو الأتي :
أ- الصيغ المستعملة من الرئيس الإداري :
- قررت أو سأتخذ قرارا من... / لاحظت أو ألاحظ .../ كان يجب عليك أو من الواجب عليك ..../ سأتخذ موقفا ما...
ب- الصيغ المستعملة من موظف مرؤوس :
- أعتقد .../ أسمح لنفسي .../ ل أستطيع إلا.../ عليك بإفادتي بكل ../ يرجع لي أو أرى من صلاحياتي ...
جـ- بعض صيغ الترتيب :
أولا : ................., / ثانيا : ................,/ ثالثا : ................
من جهة ......../ من جهة أخرى ......../ وبتالي ....../ بصفة رئيسية ..../ بصفة ثانوية .........
- نظرا .../ وبالمقابل ..... / بالإضافة إلى ..... / فضلا عن ....فإن ........, الخ من الصيغ .
د- صيغ تقديم الحجج والمبررات :
ولابد للتأكيد على مضمون الرسالة يدعم النص بمجموعة من الحجج وهذه الأخيرة يجب أن تصاغ كالأتي:
- تطبيقا للنصوص التنظيمية المتعلقة بـ .........
- حسب ما تضمنته المذكرة المؤرخة في …………. والمتعلقة ب………..( )
3- صيغ الخاتمة :
تختلف عبارات الاحترام بحسب اختلاف مركز المرسل إليه والعبارة المثلى التي تختم بها الرسالة الإدارية هي العبارة التي يتبوأها المرسل إليه ويجب على المحرر عدم التملق فيها أي احترام السلم الإداري بين المرسل والمرسل إليه .
وتختلف بحسب الحالات التالية : - نده إلى نده .
- من أعلى إلى أسفل .
- من أسفل إلى أعلى .



عبارات الاحترام الحالات المختلفة

أرجو أن تتفضلوا سيدي, بقبول تحياتنا الخالصة
وتقبلوا سيدي , عبارة مشاعر التقدير
تفضلوا سيدي , بقبول التحيات السامية

من نده إلى نده
تقبلوا سيدي , ضمانات خالص الاعتبار
تقبلوا سيدي , عبارة مشاعرنا الطيبة .
تقبلوا تحياتنا الخالصة
من أعلى إلى أسفل (إداريا)
وتفضلوا سيدي , بقبول مشاعر الاحترام والوفاء .
وتفضلوا سيدي بقبول اخلص التحيات.
وتفضلوا سيدي , بقبول تحيات الاحترام
من أسفل إلى أعلى

أما بالنسبة إذا كانت المراسلة مع امرأة فيجب مراعاة مايلي :
إذا راسلت امرأة رجل : فلا ينبغي لها أن تضمّن عبارة الاحترام في رسالتها شيئا عن مشاعرها , فهذا ليس لائقا وأفضل
عبارة يمكن أن تختم بها رسالتها مثلا : تفضلوا سيدي بقبول تحيات التقدير....
إذا راسل رجل امرأة : لا يجب أن تتضمن المشاعر بل يكتفي بالتحيات الخالصة أو عبارة التقدير .
أما إذا كانت بين امرأتين : ويكون التعبير كالأتي: مشاعر التقدير , مشاعر الوفاء .
أمّا بخصوص إلغاء التحيات الختامية:
فلقد جرت العادة في الكثير من الإدارات إلغاء التحيات الختامية إلغاء كاملا , عندما يتعلق الأمر بمراسلة داخلية بين الرؤساء والمرؤوسين , فإذا كتب احد المرؤوسين إلى رئيسه في السلم الإداري , فإنه لا يختم رسالته بالتحيات الختامية المعهودة وكذالك الحال بالنسبة للرئيس .
وهذه العادة ل تخلّ بعلاقات الاحترام التي تربط بين المستخدمين في المؤسسة الواحدة , ولا تحمل في طياتها أدنى قدر من التحقير , وإنمّا تقطع الطريق على الذين يرغبون في الترقي عن طريق التملق والإفراط في المجاملة .( )




 #2  
الأحد 19 مايو 2013, 11:30
زائر
 
افتراضيالمراسلة الإدارية

المراسلة الادارية

أهمية كتابة الرسائل
• تعتبر الرسائل أهم وسائل نقل المعلومات والأفكار والحلول في الأعمال المكتبية.
• الرسالة شكل توثيقي مهم في الأعمال الرسمية الحكومية، وفي الأعمال التجارية.
• لا يمكن تصور نجاح الموظف والسكرتير اليوم دون إتقانه مهارات الكتابة وإلمامه بالحاسب الآلي .
• تعتبر الرسالة وثيقة إدارية ووسيلة لنقل المعلومات من مستوى إداري إلى مستوى إداري آخر.
• تعرض الرسالة فكرة الإدارة أو القسم نحو مشكلة أو موضوع ما ، وتقديم مقترحات تؤدي إلى حلول للمشكلة.
• الرسالة الجيدة تولد تأثيراً كبيراً على قارئها، وهي مرآة لكاتبها أو للجهة التي تمثلها.
• الرسالة تُكوِّن الانطباع الجيد لدى القارئ لجودتها، وشكلها، وتنسيقها، ودقة معانيها وتأثيرها.

• مواصفات الرسائل الادارية
1. . أسلوب علمي -تقريري غالبًا- خالٍ من العبارات الموحية.
2. دلالات ألفاظها قاطعة لا تحتمل التأويل.
3. . لا تستلزم مهارة خاصة أو موهبة معينة، أو ملكة متميزة من كاتبها.
4. قدر من التأثير والإقناع؛ لقضاء أمر، أو استمالة شخص.
5. يعتمد بعضها على الأدلة والبراهين التي تقنع القارئين بصحة الرأي المعروض في الموضوع المكتوب.
6. لغة رسمية رصينة علمية متدرجة في عرض المعلومات، وليست قطعة أدبية.
7. معرفة وممارسة وخبرة مستمرة.
8. تحديد واضح لمضمون الرسالة.
9. وضوح ومباشرة في استخدام كلمات لا تقبل التأويل.
10. عناية في الصياغة الإملائية واللغوية.
وبعد استعراض مواصفات الرسالة الجيدة، يأتي السؤال عن أهم قواعد كتابة الرسائل , وهي
 ضرورة الإشارة للرسالة الواردة من رسالة سبق إرسالها من قبل الإدارة.
 التسلسل المنطقي لفقرات الرسالة.
 تزويد الرسالة بكافة البيانات والمعلومات.
 تجنب الإطالة والإسهاب والتكرار.
 اعتبار مقدمة الرسالة، مدخلاً مهماً لربط أحداث الموضوع.
 اعتبار خاتمة الرسالة، تحديداً دقيقاً لما هو مطلوب وتوصيات بالحلول.
 تجنب العبارات الدالة على الأمر والنهي و إذا كانت الرسالة رداً على رسالة واردة، فيكون الرد بطريقة مرتبة حسب نقاط الرسالة الواردة.



مراحل عملية الكتابة الادارية (المراسلات):
1. التخطيط .
2. تحرير المسودة الاولى.
3. المراجعة الاولية .
4. المراجعة النهائية .

نستطيع أن نذكر أهمها المراسلات وهي : -
1. الرسالة (الخطاب )
2. المذكرات .
3. التقارير
4. النماذج
أمور تجب مراعاتها في الرسالة الإدارية:
يجب التنبه إلى بعض الأمور التي يسبب عدم مراعاتها خللا في الرسالة الإدارية,ومنها:
الدقة والوضوح في ألفاظ الرسالة وأفكارها.
2- الموضوعية ,والابتعاد عن الأساليب الأدبية والمعاني الشعرية من خيال وصور.
3-الإيجاز, وهي صفة محمودة في مجالات الكتابة الوظيفية.
4- التنبه إلى لقب تبجيل المرسل إليه,فإن مخالفة ذلك أو الخلط فيه يجعلك موضعا للتندر.
5-عند الرد على خطاب سابق يشار إلى ذلك الخطاب برقمه وتاريخه وموضوعه.
6- مراعاة حسن تقسيم الأفكار والانتقال بينها من الفكرة السابقة- بعد أن تستوفى- إلى التالية وبتسلسل منطقي.
7- عند الرد على رسالة ذات نقاط متعددة, يجب أن يتضمن الرد كل تلك النقاط مرتبة حسب ورودها في الخطاب الأصلي.
أنواع المراسلات

◘ الرسالة الخارجية وسيلة اتصال مكتوبة يتم تبادلها بين جهاز حكومي وجهاز حكومي آخر، أو بين جهاز حكومي وجهة أخرى في القطاع الخاص. أو بين مؤسسة خاصة وأخرى.

◘ الرسالة الداخلية وسيلة اتصال مكتوبة يتم تبادلها في داخل الجهاز الواحد , أو بين إدارات وأقسام الجهاز الواحد.

◘ مذكرة داخلية
( مذكرة إحالة معاملة ) وسيلة اتصال مكتوبة يتم إرفاقها بالمعاملة، مع التوجيه للجهة، والشرح بالمطلوب.

◘ التعميم وسيلة اتصال مكتوبة توجه للمستويات الإدارية المختلفة، وتتضمن تعليمات إدارية ومالية أو تفسيراً، بشأن العمل.

◘ القرار إصدار الإدارة بما تملكه من سلطة بمقتضى اللوائح في تعيين أو إنشاء وغير ذلك.

◘ المرسوم الملكي إرادة ملكية بالموافقة على موضوع معين سبق عرضه على مجلس الوزراء وأقره. مثال: الأنظمة – المعاهدات – الاتفاقيات.

◘ الأمر الملكي وهو القرار المكتوب والخاص بممارسة الملك لصلاحياته دون عرضه على مجلس الوزراء مثل التعيينات.

◘ الرسالة الإلكترونية رسالة يتم تلقيها من خلال البريد الإلكتروني، تتضمن أعمالاً رسمية أو إخبارية أو معلوماتية خاصة بالعمل.

◘ النموذج عبارة عن بيان يحتوي على معلومات ثابتة، وأمامها فراغات، تعبأ بمعلومات متفرقة .. مثال: الفواتير – الاتصالات – سجلات – تذاكر.

أجزاء الرسالة

تمثل الرسالة عنوان تقدم وتطور الجهاز الإداري، بل إن الرسالة الجيدة والمعدة جيداً تعطي سمعة طيبة للمنظمة، ودخلاً وعملاً تجارياً متفوقاً، لذا يجب الاهتمام بالتالي :
أجزاء الرسالة وكيفية تنسيقها
يتم متابعة هذه الأجزاء عملياً من واقع النموذج رقم (1) والنموذج رقم ( )

◘ رقم الرسالة تحمل كل رسالة رقماً حسب التصنيف التسلسلي المتبع في الإدارة.

◘ تاريخ الرسالة يطبع تحت رقم الرسالة بالهجري ويفضل بالميلادي أيضاً.
◘ اسم وعنوان الجهة
الراسلة. غالباً ما تكون لكل جهة أبواك رسمية مطبوع عليها اسم الجهة.


◘ الموضوع سطر يحدد موضوع الرسالة، يوضع في الأعلى قبل بدء الرسالة ويكون في حدود 4 – 8 كلمات.

◘ المرفقات تكتب أسفل التاريخ مباشرة، ويكتب أمامها عدد ونوع المرفقات. وفي حالة عدم وجود مرفقات مع الرسالة يكتب في هذه الخانة ( بدون ). والمرفقات تسهل تداول الرسالة مع مرفقاتها سواء عند استلامها أو تسجيلها في الصادر.

◘ اسم وعنوان المرسل إليه أي الجهة المرسل إليها الرسالة، واسم الوظيفة. وتبدأ باللقب الوظيفي ( معالي ) ( سعادة ) (السيد)، ويتم التركيز على الوظيفة، ولا بأس من كتابة الاسم يسبقه اللقب، وأسفل الاسم اسم الوظيفة( جرت العادة على عدم كتابة الاسم والأفضل كتابة الاسم. فالمخاطبة التي تتم بصفتيه الرسمية والشخصية، أكثر وقعاً وتقديراً).

◘ تحية الافتتاح تستخدم في المملكة العربية السعودية، عبارة السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وهي الأفضل، وكثير من المراسلات تستخدم عبارة: بعد التحية والاحترام – وغير ذلك.

◘ الرسالة الإلكترونية وهي رسالة يتم تلقيها من خلال البريد الإلكتروني، تتضمن أعمالاً رسمية أو إخبارية أو معلوماتية خاصة بالعمل.

◘ جسم الرسالة
الفقرة الأولى :


الفقرة الثانية :
وهو أهم أجزاء الرسالة وينقسم إلى ثلاث فقرات :

مدخل الرسالة : وفيها يتم الإشارة إلى رقم وتاريخ الرسالة، والتي يتم إعداد الرسالة رداً عليها، أو الإشارة إلى تقرير أو تحضير الاجتماع .... الخ. أما إذا كانت الرسالة ليست رداً على خطابات سابقة أو قرارات أو محاضر سابقة، فإن الرسالة تبدأ عادة بتحديد الغرض أو المبرر لإعداد الرسالة .
المتن الرئيسي للرسالة : وتتضمن ترتيباً للأفكار والمعلومات، وعرضاً منطقياً لها.




الفقرة الثالثة :


◘ التحية الختامية للرسالة


◘ التوقيــع

◘ الرموز وصور الرسالة

خاتمة الرسالة : وهي أيضاً على درجة من الأهمية، يتم فيها نقل ما يأمله الكاتب من الرسالة من اتخاذ الإجراء المناسب أو المحدد ( نأمل – نرجو - نوصي – نقترح – نتطلع ...، ).

وهي عبارة تختلف الإدارات على صيغتها، حيث جرت العادة في المراسلات الحكومية على استخدام عبارات ( تقبلوا سعادتكم تحياتنا )، ( مع أطيب التحيات).

ويكون أسفل الرسالة على الجهة اليسرى ، ويتكون من وظيفة الموقع، ورسم التوقيع، واسم الموقع.

يضع الناسخ رمزاً يستدل منه عند قراءة الخطاب على معرفة اسم الناسخ، ويتم تأشير محرر الرسالة أسفل الخطاب على الركن الأيمن ( التركين ) لإعطاء الدلالة للمسؤول الأعلى أنها روجعت، بالإضافة إلى أنها تستخدم أحياناً لإعفاء المسؤول من تحمل المسؤولية. أما صور الرسالة، حيث يتم إبلاغ مضمون الرسالة إلى جهات أو وزارات أخرى بخلاف الجهة المرسل إليها اصل الرسالة . وتكتب صورة مع التحية إلى ............... .
( يتم أعطاء تطبيقات وتمارين مختلفة لترسيخ طريقة إعداد الرسائل ).






الموضوع : ............................................

معالي الأستاذ الدكتور / أسامة بن صادق طيب سلمه الله
مدير جامعة الملك عبد العزيز
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ..







 
الإشارات المرجعية


  
وما من كاتب إلا سيفنى . ويبقي الدهر ما كتبت يداه



تعليمات المشاركة
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML متاحة