10:52 AM |الساعة الآن   
 
العودة ملتقى الموظف الجزائرى  :: 

منتدى الوظيفة العمومية

 :: 

التحرير الادارى وتوحيد المصطلحات






أهلا وسهلا بك إلى ملتقى الموظف الجزائرى.
أهلا وسهلا بك زائرنا الكريم، إذا كانت هذه زيارتك الأولى للمنتدى، فيرجى التكرم بزيارة صفحة التعليمـــات، بالضغط هنا.كما يشرفنا أن تقوم بالتسجيل بالضغط هنا إذا رغبت بالمشاركة في المنتدى، أما إذا رغبت بقراءة المواضيع والإطلاع فتفضل بزيارة القسم الذي ترغب أدناه.

الرئيسيةالبوابةبحـثس .و .جدخولالتسجيل
اعلان هام للمسجلين الجدد :بمجرد التسجيل يتم إرسال كود التفعيل إلى حسابك .. أي الإيميل الذي وضعته عند التسجيل بالمنتدى ... إذهب إلى علبة البريد فإذا لم تجده في الرسائل الواردة حاول أن تبحث عنه في صندوق بريد الغير مرغوب فيه SPAM



الوثـائق الإداريـة


شاطر
 #1  
الأحد 19 مايو 2013, 11:37
زائر
 
افتراضيالوثـائق الإداريـة

الوثـائق الإداريـة

البـاب الأول :
الوثائق العادية للمراسلة الإدارية

1- الرســالة :

1. نظرة عامة :

أ‌- تركيب صفحات الطبع : لا بأس أن نعطي بعض البيانات العامة التي تخص تركيب صفحات الطبع لكونها تفيدنا في هذا المجال.
- يجب أن يكـون الـورق المستعمل منمطا كالتـالي : (210 x 270م %م) أو على شكل (210 x297) ويطابق الشكل (2) النمط العالمي الجديد، لهذا فهو مدعو للتعميم وأن يعوض نهائيا بدل الشكل الأول.
- يجب أن ترقن الرسالة الأصلية والنسخ المزمع إرسالها على ورق أبيض من النوع الجيد.
- ترقن الرسالة الأصلية على الورق الحامل للرأس ولبعض الميزات.
- يجب أن تكون النسخ المراد إرسالها على ورق عادي حيث يوضع بيان المصلحة بالطابع، وتؤخذ النسخ بواسطة ورقة الكربون الأسود.
- وفيما يخص النسخ التي سيحتفظ بها في المصلحة المصدرة لها يجب أن تكون ذات الصنف الخفيف الذي يسمى بالورق الرقيق، ومن الأفضل أن تكون هذه النسخ متنوعة اللون لتسهيل عملية الترتيب.

تستعمل الورقة من وجهة واحدة، ويجب ترك 4,5 سم في الهامش من الجهة اليمنى و 2 سم من الجهة اليسرى، أما من أسفل الصفحة فيجب أن يحد النص ب 6,5 سم على الأقل فيما يخص الصفحة التي تحمل التوقيع (وهذا يهم بالخصوص وثيقة ذات صفحة واحدة) أو ب 3 سم إذا كان النص سيتابع على الصفحة الموالية وتترك كذلك 3 سم على الأقل من أعلى الصفحة بالنسبة للأوراق الموالية للصفحة الأولى

كما أن علامة ..%.. التي توضع أسفل الصفحة من الجانب الأيسر تشير إلى أن النص لم ينته بعد، وسيتابع في الصفحة الموالية.

ويفترض معرفة هذه القواعد من لدن الراقنات ذوات الخبرة الواسعة اللواتي ينبغي عليهن تطبيقها تلقائيا أثناء قيامهن بالعمل، كما أن هذه القواعد تفيد المحرر الذي يضطر لمراجعة الوثيقة المرقنة لتصحيحها.

كما أن التقديم لا يخلو من أهمية لأنه يعطي الانطباعات الأولى حسنة كانت أم سيئة بالنسبة للمرسل إليه الذي يتلقى الوثيقة، كما يعد التقديم الجيد أيضا من قواعد المجاملة والوضوح.

ب‌- الفرق بين الرسالة الإدارية والرسالة الشخصية :

لا بد من التمييز في المراسلة الإداريـة ما بين للرسالة الإدارية المحضة، والرسالة ذات الصبغة الخاصة. رغم صدورهما معا عن مصلحة إدارية فإن مسألة الشكل بالخصوص هي التي تفرق بينهما (بعلاقة مع تعريف المرسل إليه).

2. الرسالة الإدارية :

الرسالة الإدارية هي الرسالة المتبادلة بين المصالح الإدارية.
أما الرسالة ذات الصبغة الخاصة فهي توجه من مصلحة إدارية إلى فرد أو شخصية معنوية من خارج الإدارة أو إلى هيئة أجنبية. وهي أيضا الصبغة التي تكتسيها الرسالة الإدارية داخل المصلحة التي يحررها العون باسمه الخاص ولا سيما لأغراض شخصية (مثلا طلب رخصة استثنائية) كما يعد من هذا القبيل أيضا الرسائل ذات الطابع التشريفي (البرتوكولي).

أ‌- الميزات الإجبارية :

1- تسمية الدولة :

تزيد هذه الميزة من تدعيم الطابع الإداري للوثيقة وتكتب ضمن رأس الوثيقة الذي يوضع في أعلى الصفحة الأولى، وقد ترد هذه الميزة إما وسط الصفحة أو تأخذ عرض الورقة كاملا، وتكتب في الركن الأيمن للصفحة. أما بالنسبة للوثيقة الصادرة عن السلطات العليا فإن هذه الميزة تتمركز غالبا في وسط الورقة.

2- بيان القسم أو المكتب المصدر للرسالة :

يعتبر من أهم الإشارات المكونة للرأس حيث تعرف المصلحة المصدرة للوثيقة، ويجب أن تبين مصدرها بكل تدقيق مع احترام التسلسل الإداري للمصالح، وبهذا تكون في بعض الأحيان معقدة حسب وضعية المصلحة المصدرة في التسلسل الإداري في حين تكون جد مختصرة إذا صدرت الوثيقة عن السلطات العليا، وأكثر تعقيدا إذا صدرت عن مصلحة مرؤوسة، وتتركب هذه الإشارة عامة من ثلاثة أقسام :
- الوزارة
- - القسم أو المصلحة المصدرة للوثيقة
مثـلا : كتابة الدولة في الشؤون الإدارية
مديرية الإصلاح الإداري
قسم التعـريب الإداري

3- تاريخ ومصدر الإرسال :

يكتب في أعلى يسـار الصفحة ويجب أن يحتوي على اسم المدينـة اليوم بالرقـم الشهر بالحـروف السنة بالعدد.

4- الاكتتـاب :

الاكتتاب هو صيغة الإرسال للمرسل إليه تحتوي إن اقتضى الحال على ذكر الإنفاذ التسلسلي. تخص هذه الميزة إذن المراسلة الإدارية فقط وتوضع أسفل التاريخ ب 3 سم في الجانب الأيسر ابتداء من المحور الرئيسي للصفحة، وتتركب من شطرين يربط بينهما حرف "إلى".

الشطر الأول يبين صفة المرسل (الذي يمثل دائما السلطة العليا في المصلحة).
والثاني يبين صفة المرسل إليه (الذي يمثل أيضا السلطة العليا في المصلحة)
مثلا : من عامل مدينة الربـاط
إلــى
السيد وزيـر الداخلـية

تتبادل الرسائل دائما بين السلطات العليا للمصالح وإن كانت في الواقع توجه من مصلحة مرؤوسة إلى أخرى. ولكن هذا يطابق مفهوم المسؤولية التسلسلية.

- يمكن حذف الشطر الأول من الاكتتاب لأنه قد يكون تكرار بدون فائدة عندما يشار إلى السلطة الموقعة في بيان القسم أو الذي بعث بالوثيقة.
- أما الشطر الثاني من الاكتتاب فيمكن توسيعه أكثر ويمكن إضافة إشارة أخرى أسفل الاكتتاب وهي "موجه إلى السيد" عندما يكون العون (الموظف) المكلف بمعالجة القضية معروف الاسم. هذه الإشارة تسهل عملية إنفاذ (أو تسليم) البريد داخل المصلحة المرسل إليها.
- أخيرا نستعمل إشارة "تحت إشراف" عندما يجب أن تتبع الوثيقة الطريق التسلسلي (النازل أو الصاعد).
- تستعمل أيضا هذه الميزة في الرسائل الشخصية الصادرة عن موظف من واجبه احترام طريق التسلسل الإداري. عندما يجب أن يشمل التسلسل الإداري عدة مراحل عوض تكرار صيغة "تحت إشراف" عدة مرات يمكن تعميم هذه الصيغة كالتالي :
"عن طريق التسلسل الإداري أو تحت إشراف السلم الإداري".

5- إشارات التعريف :

وهي الإشارات التي تميز بصفات خاصة الوثيقة لتسهيل معالجتها وترتيبها والحصول أو العثور عليها عند الحاجة. وهذه الإشارات تفيد معا المصلحة الصادرة للوثيقة التي تحتفظ بنسخة منها والمصلحة المرسل إليها التي تقوم بترتيب النسخة الأصلية. وتنقسم هذه الإشارات إلى أربعة أقسام.

الحروف الأولى لاسمي المحرر والراقنة : هذه الإشارة لا تهم كثيرا المرسل إليه بحيث لا يمكنه فهمها إلا إذا كان يعرف أسماء الموظفين العاملين بالمصلحة المصدرة للوثيقة. ولكن لها أهمية كبرى بالنسبة للمصلحة المصدرة حيث يمكن للرئيس المسؤول إذا ما قدمت له الوثيقة من أجل التوقيع أن يعرف محررها ومن هي الراقنة التي رقنتها، حتى إذا وجب تصحيحها سواء من حيث الموضوع أو من حيث تركيب صفحات الطبع يكون من السهل آنذاك مراجعتها أو تصحيحها وتتجلى هنا مسؤولية الأعوان تجاه رئيسهم وذلك في نطاق العمل داخل المصلحة فقط، لأنه بالنسبة للغير فالسلطة الموقعة للوثيقة هي التي تتحمل مسئوليتها، كما يعتبر هذا أيضا وسيلة لتقييم عمل مساعديه.

ومن باب تقديم الوثيقة تكتب هذه الإشارة أسفل بيان المكتب أو المصلحة المصدرة للوثيقة كما يجب أن تتوسطه حفاظا على التوازن والتناسق على الشكل التالي : ح.م % م.ع

في هذا المثال المحرر هو الحمداوي محمد والراقنة هي مريم العثماني، وكتابة هذه الإشارة مع بيان المصلحة كالتالي :
كتابة الدولة في الشؤون الإدارية
المدرسة الوطنية للإدارة العمومية
ح.م.و.ع
إلا انه لا تدرج هذه الإشارة في الرسائل ذات الطابع التشريفي (البروتوكولي) ولا في الرسائل الشخصية الموجهة من موظف إلى رؤسائه.

- رقم التسجيل : ويتعلق الأمر برقم تسجيل الوثيقة في سجل بريد "الذهاب" بالمصلحة المرسلة وتضع المصلحة المرسل إليها رقما إضافيا في بريد "الوصول" ويصحب رقم التسجيل برمز المصلحة المرسلة والمصلحة الفرعية التابعة لها، ويفرق بين هذه العناصر بعارضات مائلة حسب الترتيب التسلسلي، اللهم إذا كانت هذه الرموز ونظام تقديمها موضوع تعريف خاص ومقننة (أو معبر عنها برموز) وفقا لضرورة الترتيب.
كتابة الدولة في الشؤون الإدارية
المدرسة الوطنية للإدارة العمومية
المركز المستمر لتكوين الأطر
رقم 324 % م.و.ا.ع % م.س.ت.أ

ولكن لا يكتب : مواع % مستأ رقم 324 بل يكتب الرقم قبل رمز المصلحة. تكون هذه الإشارة مرجعا للمرسل الذي لا يكتب كما هو الشأن في المراسلات التجارية "مرجعنا".

إن هذا الرقم هو رقم زمني، فهو يدل إذن على أن الرسالة المحررة على الشكل المختار هي الوثيقة عدد 324 التي أرسلت من المصلحة منذ بداية السنة الجارية.

والرمز الذي يتبعه يمكن من تمييز المصلحة المرسلة من بين مجموع واسعة من المصالح الإدارية.

المـوضوع :
تكتب هذه الإشارة في رسالة إدارية قبل العرض وبالتالي أسفل بيان المصلحة ورقم التسجيل ولكن ببعض السطور كذلك من بعد صيغة الإرسال.

وفي رسالة شخصية عندما يكون هناك ما يدعو إلى ذكر الموضوع فإنه يكتب قبل صيغة النداء "سيدي المدير" مثلا.

الموضـوع كلمة بحروف كاملة ومسطرة عليها تكتب في الجانب الأيمن مع احترام الهامش العادي الذي يترك للعرض، وتردف هذه الكلمة بصيغة مختصرة قدر الإمكان توضح في سطر مغزى ما سيتم عرضه في الموضوع. والغاية من الموضوع هو تمكين المرسل إليه من تحديد محتوى الرسالة في طرفة عين وتسهيل عملية توزيع البريد وترتيبه.

لذا يجب إذن أن لا تتعدى الصيغة المستعملة أكثر من سطر ونصف حتى لا تخلو من أهمية.
المـرجع :
تفترض هذه الإشارة الرجوع إلى وثيقة أو حدث سابق، وهي التي تسهل البحث عن هذه الوثائق ويتعلق الأمر برسالة، أو وثيقة إرسالية أو إخبارية أو بنص تشريعي أو تنظيمي أو بقرار إداري أو قانوني أو بزيادة أو بمقابلة أو مكالمة هاتفية.

يحتوي المرجع إذن حسب الحالة على :
- تاريخ المحادثة أو المكالمة (الهاتفية)
- رقم الملف المذكور
- رقم إثبات النص التشريعي أو التنظيمي المذكور.

أمـثـلة :
المرجع : رسالتكم بتاريخ 15 ديسمبر 1975 (صادرة عن شخص).
المرجع : رسالتكم رقم 325 م.و.ا.ع % م.م.ت.أ بتاريخ 15 ديسمبر 1975.
المرجع : نداؤكم الهاتفي بتاريخ ...
المرجع : ملف فلان الفلاني رقم التسجيل 724.
المرجع : قرار رقم 26 % ووع % م.ا بتاريخ 12 أبريل 1975

عندما نرجع إلى مراسلة، فالمرجع الذي يجب ذكره إذن هو رقم التسجيل وتاريخ هذه المراسلة. وعندما تكون الرسالة التي نبعثها مبادرة جديدة فلا حاجة إلى ذكر المرجع وهذا نادرا ما يحصل في المراسلات الإدارية بعكس المراسلات الشخصية، ويوضع المرجع أسفل الموضوع وفي نفس الوضع.




6- عرض الرسالة :

يخضع موضوع أو عرض الرسالة إلى قواعد التركيب والتقديم التي كانت موضوع الرسالة إلا على مسألة واحدة مع احترام التصميم : المقدمة- العرض- الخاتمة. كما يجب أن تكون كل فكرة مختلفة موضوع فقرة خاصة.

ولا بأس أن نذكر بخاصية واحدة فيما يخص الصيغ المستعملة :
أن الرسالة الإدارية لا تحتوي على صيغة النداء "السيد" قبل عرض الرسالة وعلى صيغة المجاملة التي تأتي في آخر النص. وهذا ما يميز تقديم الرسالة الإدارية عن الرسالة الشخصية.

غير أن احترام قاعدة المجاملة تعمل على ملء هذا الفراغ باستعمال العبارة التالية : "يشرفني أن ..." التي ينبغي أن تكون مرة واحدة في الرسالة والتي نبتدئ بها غالبا (وليس ضروريا) الفقرة الأولى من الرسالة حيث الشروع في عرض المشكل المطروح. كما يمكن تعويض هذه العبارة عند التخفيف من الجواب السلبي بعبارة "يؤسفني أن.."

7- التوقـيـع :

وهو الإمضاء بكتابة اسم المتحمل لمسؤولية الرسالة لذا يجب على كل شخص أن يحتفظ دائما بتوقيعه حتى يمكن أن به الجميع بصفة رسمية. كما يجب اجتناب التوقيعات المعقدة أو كثيرة الالتواءات التي لا توحي بشيء عند الغير، بل يجب أن يكون التوقيع بسيطا وواضحا قدر الإمكان.

والتوقيع من أهم عناصر الوثيقة الإدارية، وكل وثيقة لا تحمل توقيعا تعتبر لاغية وليس لها أية سلطة ذلك، أن التوقيع هو شرط صحة العقود الإدارية.

وينبغي أيضا أن يكون التوقيع من طرف السلطة المختصة أو الشخص المؤهل قانونيا من طرفها ويتعين إذن معرفة الموقع بوجه خاص بدون لبس أو غموض.

لذا ينبغي أن يكون التوقيع مسبوقا بميزة توضح صفة الموقع، و إن اقتضى الحال السلطة التي أذنت له بالتوقيع، كما يصحب التوقيع علاوة على هذا بالاسم الشخصي للموقع. هكذا يوضع التوقيع كاملا أسفل الرسالة وفي الجانب الأيسر من الصفحة وببعض سطور أسفل النص.

• معلومات عن سلطة التوقيع :

إن السلطات الإدارية هي التي لها سلطة التوقيع في الإدارة، وهذه السلطات هي الوزراء ورؤساء المؤسسات العمومية وبعض رؤساء المصالح الخارجية، وهي أيضا حق لرئيس الدولة الذي يمثل السلطة العليا للإدارة.

تمارس هذه السلطات، سلطة التوقيع في نطاق اختصاصاتها المخولة لها من طرف القانون أو النصوص التنظيمية، وفي إطار تقريب الإدارة من المرعيين وتعجيل سيرها يمكن تفويض الاختصاصات من سلطة عليا إلى سلطة مرؤوسة (دنيا) وتكون هذه التفويضات جزئية، دائما وغير شخصية، و لا يحق للمفوض أن يمارس أبدا سلطته على الاختصاص المفوض، وهكذا تنقل أيضا المسؤولية للمفوض كما لا يمكن أبدا تفويض الاختصاص مرة ثانية.
عمليا إن وفرة الشؤون والقضـايا التي يجب معالجتها، أدت إلى مرونة هذا المبدأ. وهكذا يمكن للسلطة المختصة داخل مصلحة إدارية أن تفوض التوقيع إلى مساعديها بشأن معالجة بعض القضايا ويجب أن يكون التفويض موضوع نص رسمي يحدد بمقتضاه إطاره وحدوده كما يجب أن ينشر. ويكون التفويض مستمرا ولكن بصفة جزئية وشخصية، وتبقى السلطة المفوضة مسؤولة تجاه الغير عن تصرفات (وأعمال) مرؤوسيها كما تحتفظ بحق التوقيع، وإن المفوض لـه ليس نوعـا ما إلا وكيلا مفوضا يخضع لمراقبة ومسؤولية المفوض.

بمـا أن تفويض التوقيع يكون شخصيا فإنه يفقد الصلاحية كلما انتقل أو تغير المفوض أو الوكيل (المفوض له) بعكس تفويض السلطة أو الاختصاص. عمليا تجب الإشارة إلى هذا التفويض في توقيع الوثائق.
مثلا : عن الوزير وبتفويض منه.
مـديـر الديــوان
محمد الحمـداوي

في بعض الحالات مع عدم وجود أي تفويض يمكن توقيع بعض الوثائق بأمر. ولا يتعلق إلا بالمراسلات العادية عندما يحظر الموقع مؤقتا من التوقيع وبموجب تعليماته الشفوية فهذا التوقيع يقتصر عادة على موضوع دقيق وعلى زمن قصير جدا.

مثلا : - عن المدير المحظور عليه (التوقيع)
وبأمـر منـه
الكـاتب العـام
فــلان الفلاني

ولكن "التوقيع بأمر" يجري به العمل أيضا في المصالح التي تستعمل حجما كبيرا من الوثائق الموحدة وذات أهمية ثانوية، وفي هذه الحالة يمكن تعجيل عملية وضع التوقيع باستعمال الطابع.

وهناك أيضا "التوقيع بإذن" عندما يمنح لمرؤوس الإذن الصريح أو الضمني لتوقيع فئة محددة من الأعمال الإدارية. وأخيرا يأتي "التوقيع بالنيابة" الذي يقوم به عند غيبة المسؤول لفترة طويلة شخص معين (بقرار أو مذكرة إدارية) ليضمن إرسال القضايا الجارية، ويوقع إذن الشخص بالنيابة. وفيما يتعلق بتقديم التوقيع فهو نفس تقديم التوقيع بالتفويض.

مثلا : - عن الوزير وبأمر منه
الكـاتب العـام
عن الوزير وبإذن منه
الكـاتب العـام
عن الوزير بالنيابة
الكـاتب العـام

8- المؤصلات (النسخ الثانية) :

المؤصلات هي النسخ المطابقة للأصل التي ترسل إلى مصالح أخرى من غير المرسل إليه الرئيسي ويجب ذكر هذه المصالح في الرسالة، وهذه مسألة مجاملة بالنسبة للمرسل إليه الرئيسي الذي ينبغي أن يعلم أن الرسالة الموجهة إليه سيطلع عليها أشخاص آخرون، كمـا أنها وسيلة تمكن من مساعدة المصلحة المكلفة بتوزيع البريد.

وتحدد إشارة المؤصلات نوعا ما برنامجها لتوزيع الوثيقة. وتوضع هذه الإشارة في أسفل يمين الصفحة الأخيرة إذا كانت الوثيقة تحتوي على عدة صفحات مع احترام نفس هامش بيان المصلحة المصدرة للوثيقة. ويمكن تقديمها سواء على شكل لائحة تحتوي على أسماء مختلف المؤصلين أو على شكل جدول باستعمال ترخيمات (الحروف الأولى لأسماء المصالح) إذا كان ممكنا مع ذكر عدد النسخ التي ستوزع عليهم.
مثال الحالة الأولى : مؤصلات.
المـديـر
الكاتب العام
مكتب الضبط
ومثال الحالة الثانية : مؤصلات.
م.م.و.ا.ع : 3 (مديرية المدرسة الوطنية للإدارة العمومية)
م.م.ت.ا : 3 (المركز المستمر لتكوين الأطر)
م. الضبط : 3 (مكتب الضبط)

عندما يكثر عدد المؤصلات تكون الوثيقة موضوع سحب بالآلة الناسخة. في هذه الحالة تدرج النسخ المخصصة لمختلف التصنيفات بالنسبة للمصلحة الموزعة ما بين المؤصلات. إلا أن النسخ غير الموقعة المخصصة للترتيب ليست بمؤصلات لا يجب إدراجها أسفل هذه الإشارة، كما هو الشأن بوجه خاص بالنسبة للنسخ المستخرجة بورق الكربون للوثيقة التي ترقن بالآلة الكاتبة.

إن إشارة المؤصلات لا ترد مبدئيا في رسالة شخصية.

ب‌- الإشارات الظرفية :

تستعمل هذه الإشارات في بعض الرسائل حسب ظروف خاصة، ويمكن تصنيفها إلى ثلاث مجموعات :
- الإشارات المثيرة لانتباه المرسل إليه على جوانب خاصة للوثيقة.
- الإشارات المتعلقة بسر المراسلة
- الإشارات المتعلقة بإشارة (توجيه) البريد.

1) الإشارات المثيرة لانتباه المرسل إليه :

1. إشارة "مستعجلة" : تكتب أو توضع أسفل بيان المصلحة، وتشير للمرسل إليه أن القضية تتطلب تسوية عاجلة.
2. إشارة "تذكير" : تكتب أيضا بالطابع أسفل بيان المصلحة وتذكر المرسل إليه أن المرسل لم يتوصل بعد بجواب على رسالة سابقة، ويجب تذكير آجال الرسالة الأولى في نص رسالة التذكير، وتدعو الضرورة أحيانا إلى تكرار هذه التذاكير بسبب تهاون بعض الموظفين وتكون كالتالي:
تذكير ثان، أو آخر تذكير.
في هذه الحالة ترسل المصالح المستعملة لمستندات أو وثائق موحدة إلى المراسل المتهاون نموذجا جديدا للوثيقة الأولى مع وضع طابع التذكير. وتكون رسالة التذكير أفضل عندما يكون للمراسل-رغم تهاونه- اعتبارا خاص مراعاة لدرجته.
3. إشارة "موجه إلى السيد" : توضع هذه الإشارة كتابة أسفل الاكتتاب. لقد سبق القول عنها في الفقرة الخاصة بصيغة الإرسال أو الاكتتاب.
4. إشارة "المستندات المرفقة" : توضع هذه الإشارة سواء أسفل المرجع مع احترام
نفس الهامش أو في أسفل الصفحة من الجهة اليمنى دائما باحترام الهامش كبيان المصلحة.
وتلفت انتباه المرسل إليه إلى الوثائق المرفقة بالرسالة. كما تشير إلى عدد المستندات فقط أو تضيف تسميتها بكل اختصار.
مثلا : الوثائق المرفقة : 3 أو الوثائق المرفقة : 3 شواهد العمل
5. إشارة "تحت إشراف" : لقد سبق الحديث عنها في الفقرة المتعلقة بالاكتتاب (صيغة الإرسال).
6. إشارة "اطلع عليه أرسل" : تجيب هذه الإشارة عن الإشارة السابقة، ويجوز كتابتها باليد أو بالمرقنة أو وضعها بالطابع مما يعجل بعملية الإرسال. كما أنها ترد في الهامش الأيمن إزاء نص الرسالة. ويضع المسؤول التاريخ وإمضاءه أو اعلومته. وتدل هذه الإشارة على أن السلطة أو السلطات المعنية بالإرسال قد اضطلعت على الوثيقة العابرة تحت إشرافها حسب التسلسل الإداري. ويمكن لها أن تضيف رأي الموافقة أو عدم الموافقة ولكن لا يمكنها في أية حالة حجز المراسلة.
7. إشارة "اشرفي ..." : توضع هذه الإشارة بالطابع أو ترقن على هامش الرسالة وتستعمل عندما يجب أن تحظى الوثيقة بالموافقة من طرف سلطة خارجية قبل إرسالها، بالخصوص عندما يجب أن يكون للرسالة انعكاسات في المجال الذي يدخل في اختصاص السلطة التي ستؤثر على الوثيقة.

مثلا : تأشيرة وزير المالية عن إجراءات ذات انعكاس ميزاني.

توضع إذن تأشيرة هذه السلطة الخارجية قبل إمضاء الوثيقة من طرف السلطة الموقعة، ولا يمكن إرسال الوثيقة إلى المرسل إليه دون التأشيرة عليها.

ملحوظة : نستعمل أحيانا طريقة التأشيرة في حالة مختلفة تماما وذلك عندما نريد أن نطلع عدة أشخاص داخل مصلحة على محتوى وثيقة دون إرسال نسخة إليهم. وكل شخص مدعو إلى وضع اعلومته تحت التأشيرة التي توضع أسفل الصفحة أو على ورقة ملحقة، وتتمم التأشيرة على قائمة أسماء المرسل إليهم. ويتعلق الأمر هنا بالتوقيع على الهامش بدل التأشيرة.

2) الإشارات المتعلقة بسر المراسلة :

خاصية كل مراسلة هي أن تكون سرية، وإذا كان هذا صحيحا بالنسبة للمراسلة الخاصة فإن الأمر كذلك بالنسبة للمراسلة الإدارية أو على الأقل بالنسبة للأشخاص الذين هم من خارج الإدارة. على أن ظروف العمل الإداري تجعل سر المراسلة أقل ضمانة من المراسلة الخاصة، لأن المحرر ليس دائما هو الموقع، كما أن البريد يمر عبر مصالح عديدة سواء على صعيد المرسل أو المرسل إليه.

وأعوان المصالح ملزمون بحفظ السر فيمـا يخص البريد الذي يمر بين أيديهم ولا يجب أن يلقى في المكاتب التي لا يعنيها الأمر. كما لا يجوز تسليم أو تبليغ نسخة رسالة إلى الغير دون أن يطلع عليها المرسل إليه، لذا من الضروري ذكر مختلف المؤصلات (النسخ) في النسخة الأصلية، وإذا كان هناك ما يدعو إلى إرسال نسخ إلى الغير في الرسالة ذات الصبغة الخاصة فيجب أيضا ذكر هذا الإرسال سواء في نص الرسالة، أو في أسفل الصفحة بعد الإمضاء وذلك على النحو التالي : "نسخة قصد الاطلاع للسيد..." ولكن أن يقع خارج هذه الظروف العامة. أن بعض الوثائق تتطلب كتمانا خاصا وفي هذه الحالة يستعمل موقع الرسالة إحدى الميزات التالية لكي يشير إلى عدم إشاعة مضمون مراسلته، وتكتب هذه الميزات بالمرقنة في الرسالة وعلى الغلاف كذلك.

1. إشـارة "شخصي" : توضع هذه الميزة بالطابع أو تكتب أسفل بيان المصلحة وتستعمل فقط في الرسائل الشخصية كلما كان اسم المرسل إليه غير معروف لتحذيره من عدم تبليغ محتوى الرسالة إلى الغير. وتشير هذه الميزة كالميزة التالية للمصلحة المتسلمة للبريد بأن تسلم الرسالة إلى المرسل إليه حينا دون فتح الغلاف.

2. إشارة "كتماني" : هذه الميزة تعادل الميزة السابقة إلا أنها تخص المراسلات الإدارية فقط وتطبق على جميع الوثائق الإدارية التي إذا شاع مضمونها قد يسبب ضررا أو يحدث خللا في الجهاز الإداري، ويجب أن تكون هذه الوثائق موضوع ترتيب خاص كما يجب الاحتفاظ بها جيدا.

3. إشارة "نشر مقيد" : تطبق هذه الميزة على جميع الوثائق الإدارية المشتملة على المعلومات التي لا يجب تبليغها إلا إلى الأشخاص المؤهلين بوجه خاص لمعرفتها. وتدل على عدم تبليغ هذه الوثيقة إلى الأشخاص الذين لم تذكر صفتهم من بين المرسل إليهم.

4. إشارة "سري" : تدرج هذه الإشارة في كل وثيقة إدارية من شأنها أن تمس بالأمن أو بالمصلحة أو بنشاط الحكومة في حالة إشاعة مضمونها، لذا ينبغي أن تتخذ احتياطات خاصة لضمان حفظ السر وان تحمل كل نسخة من الوثيقة رقما مختلفا و أن تحتوي النسخة المرتبة في المحفوظات على قائمة المرسل إليهم مع أرقام نسخها على التوالي.

يمنع بتـاتا على المرسل إليهم سحب النسخ كاملة أو جزئية لهذه الوثيقة بدون الأرقام التي ستعطى للمستنسخات والتي تجب الإشارة إليها في النسخة المحتفظ بها في المحفوظات. وأخيرا يجب حفظ الوثائق التي تحمل ميزة "سرى" عند استلامها في صندوق الاختزان.

3) الإشارات المتعلقة بإشارة (توجيه) "البريد" :

هي نفس الإشارات سواء بالنسبة للرسائل الشخصية أو الرسائل الإدارية، وتكتب أسفل بيان المصلحة في الرسالة وعلى الغلاف وتنقسم هذه الإشارات إلى ثلاث :

1. إشارة "البريد المضمون" : تستعمل هذه الميزة عندما نريد أن تسلم الرسالة إلى المرسل إليه شخصيا عن طريق المصالح البريدية المطالبة باتخاذ عناية خاصة في عملية توجيه الرسالة. تسجل الرسالة في المصلحة البريدية مقابل أداء رسم، ويسلم وصل يحمل خاتم البريد والتاريخ الذي يوضع أيضا على الرسالة. إن تاريخ التسجيل في المصلحة البريدية هو الذي يثبت الإرسال.

وتسلم الرسالة إلى المرسل إليه مقابل توقيع على الهامش في سجل خاص يقدمه له مستخدم البريد كحجة لإثبات التوصل بالرسالة. يستعمل إذن الإرسال المضمون كلما كان هناك ما يدعو إلى تبليغ إجراء مهم إلى الغير حتى يتم اجتناب أي احتجاج فيما بعد.

وعندما نشك في حسن نية المرسل إليه الذي يمكن أن يدعي بأنه توصل بغلاف فارغ، نستعمل صيغة (مظروف مضمون)، وهي الرسالة نفسها مطوية ومغلفة على ثلاث جهات بالمشابك التي ستبعث مضمونة بدون غلاف، يمكن في هذه الحالة استعمال غلاف بنافذة نرى من خلاله عنوان المرسل إليه المكتوب في الرسالة نفسها.

2. إشـارة "مضمون مع الإفـادة بالاستـلام" : نستعمل هذه الصيغة عندما نريد أن ترجع المصلحة البريدية إلى المرسل البطاقة المرافقة للرسالة المؤرخة والموقعة من طرف المرسل إليه عند الاستلام. وهكذا تكون لدينا حجة استلام قاطعة.

3. إشـارة "سريع" : تستعمل هذه الإشارة عندما يتطلب الأمر استعجالا خاصا في توجيه الرسالة، وتسلم الرسالة فورا إلى المرسل إليه عند التوصل بها من طرف المصلحة البريدية خارج ساعات التوزيع العادية.

3) الرسالة الشخصية :

لقد سبـق أن رأينا في بداية هذا القسم أن الرسالة تكتسي صبغة شخصية عندما توجه من مصلحـة إداريـة إلـى مراسل من خـارج الإدارة، كما هو الشأن أيضا بالنسبة للرسائل التشريفية (البروتوكولية) والرسائل الشخصية التي يوجهها الموظف إلى رؤسائه لأغراض شخصية. هذا النوع من الرسائل يقدم في نفس الوقت جوانب المراسلة الإدارية والمراسلة الخاصة.




 #2  
الإثنين 03 يونيو 2013, 12:48
 
 
 
ذكر
الاقامة : بشار
المشاركات : 9
نقاط : 9
تاريخ التسجيل : 28/05/2013
العمل : متصرف
افتراضيرد: الوثـائق الإداريـة

جازاكم الله عنا خيرا.






 
الإشارات المرجعية


  
وما من كاتب إلا سيفنى . ويبقي الدهر ما كتبت يداه



تعليمات المشاركة
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML متاحة