بحث عن السكرتارية

صفحة 1 من اصل 2 1, 2  الصفحة التالية

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل

منقول بحث عن السكرتارية

مُساهمة من طرف sindabad في 26/11/2012, 3:54 pm

بحث عن السكرتارية
المقدمة :
أي دولة تتقدم تمر بسلسلة من الثورات، أولا كانت هناك الثورة على الزراعة التي حررت الناس من الارتباط بالأرض، وأتاحت لهم الذهاب إلى المدن للبحث عن العمل، ثم تلى ذلك الثورة الصناعية، ونشأت المصانع الضخمة لإنتاج آلاف وملايين الوحدات من السجاير والملابس والأثاث والمعدات وحلت هذه المصانع محل الحرف اليدوية، وأخيرا كانت هناك الثورة التجارية التي أدت إلى السرعة الهائلة في توزيع وتبادل السلع والخدمات.
من الاستعراض السابق نجد أن أي نشاط سواء أكان إنتاجا أم توزيعا أم تبادلا يشمل كمية كبيرة من الأعمال المكتبية التي يقوم بها آلاف وملايين من الموظفين لتسهيل تدفق السلع والخدمات من طرف إلى آخر.
ولذلك ظهرت الحاجة إلى وضع أسس وقواعد وطرق تنفيذ الأعمال المكتبية الروتينية، وضرورة تدريب العاملين على كيفية أدائها، ورفع كفايتهم بالتدريب واستخدام الآلات والمعدات المكتبية الحديثة، وقد أطلق على هذا النشاط نشاط السكرتارية. وخدمة السكرتارية خدمة مساعدة بدونها لا يمكن لأي منشأة أن تحقق أهدافها.
****************
مستويات أعمال السكرتارية :
من الصعب وضع مستويات محددة لأعمال السكرتارية؛لأنها تختلف في الصناعة عنها في التجارة. إن اختراع آلات ومعدات مكتبية أوتوماتيكية كثيرة في السنوات الأخيرة؛ أثر كثيرا على واجبات السكرتيرة، وخاصة في المشروعات الكبيرة.
ويمكن وضع تصور عام لدرجات وظائف السكرتارية كما يلي :
1.طبّاعة ومختزلة وتعمل على الآلات الكاتبة الأتوماتيكية :
قد يكون عمل السكرتيرة في شعبة طباعة تقدم خدماتها للمشروع ككل، وقد تكون مختصة بالطباعة في مكتب أحد المديرين، ويسند إليها طباعة المراسلات والتقارير، وتكون ملمة بتنسيق الرسائل، وتجيد اللغة وقواعد الكتابة السليمة.
2.سكرتيرة :
تؤدي السكرتيرة في هذا المستوى أعمالا متعددة، وفي الغالب تكون سكرتيرة خاصة لأحد المديرين.
3.مساعدة شخصية :
في بعض المؤسسات يفوض الرئيس بعض سلطاته إلى السكرتيرة؛ لتقوم ببعض الأعمال الروتينية التي تعرف السكرتيرة أسلوب الرئيس في معالجتها، وتكون المساعدة الشخصية للرئيس مسئولة أمامه مباشرة، ويجب أن تكون ثقافتها واسعة، وملمة بمبادئ التنظيم والإدارة والتجارة.
وهناك تصور آخر لمستويات السكرتارية حيث يمكن أن تنقسم وظائف السكرتارية إلى مستويين رئيسيين :
1. سكرتيرة : تندرج تحته السكرتيرات العاديات اللاتي يتمتعن بالمهارات الأساسية في أعمال السكرتارية مثل: الطباعة- الرد على التليفون- معالجة البريد- استقبال الزوار- تنظيم المواعيد- الحفظ- النسخ.
2. مساعدة شخصية للرئيس : يتطلب في السكرتيرة أن يكون لديها معرفة ودراية بمجالات أخرى مثل: دنيا الأعمال- أنواع الصناعات- معلومات أساسية عن التجارة وكذلك فرع الصناعة أو التجارة الذي يمارسه المشروع الذي تعمل به والهيكل التنظيمي فيه- تختلف المعرفة المطلوبة باختلاف تخصص الرئيس (سكرتيرة قانونية- سكرتيرة طبية- سكرتيرة فنية- سكرتيرة في مجال المسرح والسينما- سكرتيرة في مجال الإذاعة والتلفزيون) ويجب على السكرتيرة أن تلم ببعض المعلومات المتخصصة في مجال عملها.
وعلى السكرتيرة في هذا المستوى أن تجيد تحرير الرسائل بالاستعانة بملاحظات الرئيس التي يؤشر بها على البريد الوارد وأحيانا تكون سكرتيرة مسئولة عن تحرير الرسائل الروتينية بدون تدخل الرئيس؛ لتخفيف عبء العمل عنه وحتى يتفرغ لتحرير الرسائل المهمة.
وعلى السكرتيرة أن تكون قادرة على استعمال المراجع والاستفادة من مصادر المعلومات للحصول على أية بيانات تكون في حاجة إليها. وكذلك عليها أن تعرف كيفية تنظيم الاجتماعات وكتابة محاضرها، ويكون لديها دراية بكيفية التعامل مع البنوك وإيداع الأموال فيها.
والمساعدة الشخصية للرئيس والتي لديها معرفة كاملة بمجال تخصص رئيسها، وفرع التجارة أو الصناعة الذي يعمل فيه، والوظيفة التي يشغلها في المشروع (مبيعات- مشتريات- إنتاج- حسابات) ستكون قادرة على القيام بأي عمل يفوض إليها. هذه السكرتيرة يمكنها أن تقوم ببعض الوظائف الأولية (يمكنها الاستعانة بسكرتيرة للطباعة والاختزال لمعاونتها). ستكون هذه السكرتيرة قادرة على اتخاذ بعض القرارات الصغيرة، وإعطاء بعض التعليمات، وأحيانا قد تنوب عن الرئيس في بعض المناسبات. هذه السكرتيرة قد تترقى إلى الوظائف التنفيذية في المشروع إذا أثبتت كفاءتها.
إن الهدف من إلحاق سكرتيرات ومساعدات شخصيات بمكاتب الرؤساء هو تجهيز الرئيس، حتى يتفرغ للتفكير واتخاذ القرارات.
المؤهلات العامة اللازمة لوظائف السكرتارية:
1.الاختزال بسعة مناسبة.
2.الطباعة بسرعة مناسبة (عربي+ إنجليزي).
3.القدرة على إجراء الاتصالات بكفاءة وبلغة سليمة حديثا وكتابة.
4.معرفة أعمال السكرتارية والأعمال المكتبية.
5.معرفة الهيكل العام للمشروع وفرع التجارة والقانون التجاري الذي يرتبط به المشروع والمحاسبة والإحصائيات والاقتصاد... الخ.
6.بعض الوظائف تحتاج لإجادة لغات أجنبية.
7.الوظائف العليا في السكرتارية تحتاج إلى إلمام السكرتيرة بالمبادئ العامة لعلم الإدارة؛ حتى لا تستطيع أن تتفهم مشاكل رئيسها، وتقدم مساعدتها في الوقت المناسب.
8.معرفة عامة والاطلاع على الأحداث المحلية والعالمية.
وظائف السكرتارية المتخصصة :
هناك فرص متاحة للعمل كسكرتيرة في فروع التخصص المختلفة مثل القانون، والطب، والفروع الفنية الأخرى.
على السكرتيرة التي تخطط للعمل في إحدى المجالات السابقة ويفضل أن تنمي خبرتها العامة في أحد المشروعات، أو في الحكومة قبل التقدم على وظيفة متخصصة. والآتي وصف لأعمال السكرتيرات في بعض وظائف السكرتارية المتخصص.
السكرتيرة القانونية :
هذه السكرتيرة تقوم بأعمال متعددة وتعتمد هذه الأعمال على حجم المشروع وطبيعة عمله؛ وهل المشروع فردي أو شركة تضامن. ومن الممكن أن تعمل السكرتيرة في الإدارة القانونية في المنشأة الكبيرة. والمحامي العام يشمل نشاطه كل أشكال العمليات القانونية. والمحاكم بمستوياتها المختلفة تقدم خبرات متعددة في أعمال السكرتارية.
معرفة العبارات القانونية، ونظام العمل مهم جدا لنجاح السكرتيرة القانونية. وتقوم هذه السكرتيرة بتنسيق وطباعة المستندات القانونية. وفي مكتب قانوني صغير نجد السكرتيرة تقوم بأعمال متعددة، وتتحمل مسئولية القيام بالأعمال الروتينية. وعليها تجهيز القضايا التي ستنظر أمام المحكمة حسب تاريخها، وتقديمهما للرئيس في الوقت المناسب.
السكرتارية الطبية :
يوجد في السكرتارية الطبية أكبر كمية من فرص العمل بالنسبة لفروع السكرتارية المتخصصة. إن السكرتيرة الملمة إلماما كاملا بالمصطلحات الطبية، وتجيد الاختزال لطبيب، ولديها خبرة في الأعمال المكتبية؛ تستطيع أن تختار الوظيفة التي تناسبها في هذه المجالات المختلفة. إن أكثر الوظائف تكون في مكاتب الأطباء، ومكاتب أطباء الأسنان، وكذلك في المستشفيات، ومكاتب وزارة الصحة العامة.
إن واجبات السكرتيرة الطبية تختلف تبعا لطبيعة وحجم مكان العمل، وكذلك فإن تنوع الوظائف ستعتمد على مجال ودرجة عمق التخصص في المستشفى التي تعمل بها. مثال: إذا كانت السكرتيرة تعمل في مجال التأمينات الصحية، فإنها ستتعامل مع دعاوى التعويضات. إذا كانت تعمل في عيادة خارجية لأطباء متخصصين، فإنها ستكون مسئولة تحديد المواعيد للمرضى، وتحويلهم إلى الاختصاصيين في المستشفيات الأخرى، وستشغل جزءا كبيرا من وقتها في حفظ الملفات الطبية.
من ضمن مسئوليات السكرتيرة الطبية تختلف تبعا لطبيعة وحجم مكان العمل، وكذلك فإن تنوع الوظائف ستعتمد على مجال ودرجة عمق التخصص في المستشفى التي تعمل بها.
و من ضمن مسئوليات السكرتيرة الطبية طباعة تقارير المرضى الطبية وكذلك استلام قيمة فواتير العلاج، وطلب ما يلزم المكتب من مواد وأدوية وقرطاسية. وفي حالة السكرتيرة المؤهلة جيدا ربما يفوض لها بعض الأعمال مثل كتابة تاريخ المرض لدى المراجع، وقياس الضغط لديه، وإعداد المريض للكشف عليه، وأحيانا تعقم بعض الأدوات بعض الأدوات الطبية.
ومن الصفات الأساسية للسكرتيرة الطبية القدرة على النظر بعين العطف للمشاكل الإنسانية، والمحافظة على أسرار المرضى.
السكرتيرة الفنية :
تتخصص السكرتيرة الفنية في إعداد التقارير والمراسلات الفنية لأي مشروع. ويجب أن تجيد طباعة الإحصائيات والجداول العلمية المتخصصة، وتكون ملمة بالاختصاصات والإشارات المستعملة في الكيمياء؛ والرياضيات، والهندسة. على السكرتيرة الفنية أن تكون على دراية بأعمال المحاسبة حتى يمكنها التصرف في مستندات المحاسبة المتداولة في المشروع.
السكرتيرة التي تريد أن تعمل في هذا المجال عليها أن تعد إعدادا جيدا في الفيزياء، والكيمياء، والرياضيات، والإحصاء. وعليها أن تلم بالمصطلحات العلمية والهندسية، وكذلك تكون خبيرة في تسجيل الإملاء الخاص بالموضوعات الفنية.





السكرتيرة الخاصة :
السكرتيرة الممتازة تمتلك موهبة طبيعية، بالإضافة إلى ما تعلمته. اتفق رجال الأعمال على أن السكرتيرة يفترض أن تكون ماهرة في الاختزال، والكتابة على الآلة الكاتبة، وبالإضافة إلى ذلك؛ يجب أن تتمتع بصفات شخصية خاصة (اللباقة والولاء)، ويجب أن تعرف كيف تستعمل التليفون، وتستقبل الزوار، وكذلك تعرف كيفية تنظيم رحلات العمل، وكتابة محاضر الاجتماعات... الخ.

أعمال السكرتيرة الخاصة:
1.استقبال الزوار، وتقديمهم إلى الرئيس.
2.تنظيم الاتصال التليفوني، وتوصيل المكالمات الهامة إلى الرئيس.
3.الاحتفاظ بمفكرة لتنظيم مواعيد الرئيس ومقابلاته اليومية.
4.حفظ المستندات الخاصة بمكتب الرئيس.
5.تنظيم الاجتماعات وكتابة محاضر الاجتماعات.
6.استلام البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس والاطلاع عليه وعرض الرسائل الهامة على الرئيس لاتخاذ القرار المناسب بشأنها.
7.إعداد البريد الصادر واعتماده من الرئيس وإرساله إلى الجهات المعنية.
8.الإشراف على صندوق المصاريف النثرية الخاص بمكتب الرئيس.
9.معاملات الرئيس مع البنوك.
10.تلخيص المذكرات والتقارير إذ لزم الأمر.
11. إعداد ترتيبات السفر للرئيس.
12. القيام بالواجبات الروتينية نيابة عن الرئيس، وإنجاز بعض أعماله الخاصة.
13. الإشراف على سكرتيرات مساعدات يلحقن بمكتب الرئيس إذا كانت كمية العمل كبيرة.
14. الاطلاع على الصحف اليومية، وتلخيص ما يهم الرئيس في حالة عدم وجود قسم للعلاقات العامة في المشروع.
الصفات الواجب توافرها في السكرتيرة الخاصة:
1.إجادة الاختزال والآلة الكاتبة وأعمال السكرتارية.
2.لديها روح المبادرة .
3.المواظبة والانتظام.
4.الوعي والرغبة في العمل.
5.الكياسة والكتمان والدبلوماسية وخاصة في: الاستعلامات، والتليفون، واستقبال الزوار.
6.الولاء للرئيس، والإيمان بمبادئه.
7.تعتبر السكرتيرة الخاصة مسئولة عن جانب من الأعمال الروتينية التي يقوم بها الرئيس، وعليها تنفيذها بكفاءة وسرور.
الصفات الشخصية :
1.يجب أن تكون السكرتيرة مواظبة على الدوام، مستعدة عندما يحتاجها الرئيس.
2.يجب أن تكون لطيفة في كل الأوقات حتى في الظروف الصعبة.
3.أن يكون لها روح مرحة.
4.الإنصات بعناية واهتمام للتعليمات التي يعطيها الرئيس، حتى لا تضطر للسؤال عن التعليمات مرة أخرى مما يزعج الرئيس.
5.يجب أن تلتزم الصمت بالنسبة لمشاكلها الخاصة وأسرار المكتب وعدم ذكر أي شيء عن شئون الرئيس وأعماله.
6.تنفيذ الواجبات الروتينية بانتظام وفي الوقت المناسب.
7.الاحتفاظ بمكتب السكرتيرة منظما، والأشياء الشخصية الخاصة بالسكرتيرة لا يصح أن تكون ظاهرة ويحتفظ بها في درج أو دولاب، وعلى السكرتيرة الاحتفاظ في مكتبها بمخزون مناسب من القرطاسية والمواد التي تحتاجها، ويجب العناية التامة بصيانة الآلات الكاتبة والمعدات الأخرى بالكتب.
8. يجب أن يسود المكتب الهدوء فتغلق الأبواب بهدوء، والحديث يكون بصوت منخفض.
9.يجب العناية باختيار المكتب والمراجع التي تحتفظ بها في مكتبها، ويجب أن لديها قاموس للرجوع إليه حتى تكون كتابتها سليمة.
10.على السكرتير الخاص أن يبدأ عمله وهو في حالة نفسية هادئة وعليه أن يتجنب بدء يومه وهو مضطرب أو ثائر الأعصاب بسبب تأخره في الطريق من بيته إلى مكتبه. وعلى السكرتير أن يأخذ قسطا وافيا من النوم والراحة حتى لا يشعر بالنعاس أثناء تواجده بالمكتب ويزعج من حوله بكثرة تثاؤبه وذلك مما يقلل نشاطه وحيويته وقوة تركيزه ويسيء إلى مظهره.

الخاتمة :
للسكرتيرة أهمية كبيرة في المنشأة و الشركة، وبدونها لا يستطيع الرئيس أو المدير أن ينجز أي عمل، و بالإضافة إلى ذلك في غياب السكرتيرة تكون أعمال الرئيس و مواعيده غير منظمة. و على السكرتيرة أن تتصف بصفات حسنة و تتميز بمهارات معينة حتى تستطيع إنجاز أعمالها بسهولة وكفاءة، فالسكرتير هو الشخص الذي يتم اختياره بصفات معينة ليعاون الرئيس في إنجاز أعماله المتعلقة بالعمل والشخصية أحيانا بكفاءة وفاعلية. و السكرتارية المتخصصة قد تكون طبية أو قانونية أو تعليمية أو إحصائية أو فنية .. الخ. وكل سكرتيرة في أي مجال لابد وأن تكون على دراية بمعلومات عامة تخص المجال الذي تعمل فيه.


sindabad


ذكر

المشاركات: 9391

نقاط: 17771

تاريخ التسجيل: 10/11/2010

العمل: موظف

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

منقول رد: بحث عن السكرتارية

مُساهمة من طرف sindabad في 26/11/2012, 3:57 pm


المقدمة

تقوم السكرتاريه بدور هام وحيوي في المنشآت التجارية على اختلاف أحجامها ونشاطاتها، وتساهم في مساعدة متخذي القرار في المنشآت على تحمل أعبائهم حتى تحقق المنشآت أهدافها ولذا يحرص المسؤولون في المنشآت التجارية على العناية باختيار العاملين في أقسام السكرتارية عناية فائقة ، لأن السكرتير يساهم مساهمة فعالة في تحسين صورة المنشأة أمام العملاء ، ومن هنا حرص المفكرون والكتاب على المساهمة في تحديد الصفات والخصائص الواجب توافرها في من يشغل وظائف السكرتارية، كما حرصوا كذلك على تحديد المهام والواجبات التي يقوم بها السكرتاريون مساهمة منهم في تفعيل دور السكرتير داخل المنشأة.

وسوف أقوم في هذه الحقيبة بتحديد الجوانب العملية والتطبيقية للمهام والواجبات المناطة بموظفي السكرتارية، حيث سيتم في الوحدة الأولى تحديد مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح، وكيفية إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة، كما ستغطي بقية الوحدات قدرة السكرتير على تنظيم الاجتماعات واستقبال الزوار وتنظيم زوار المكتب بفاعلية، كما سنتطرق إلى قدرة السكرتير على تنظيم ملفات المدير فنياً وبما يتلاءم مع طبيعتها وكيفية استرجاعها. ولأهمية دور السكرتير في تحرير المراسلات للمدير ارتأيت تضمين الحقيبة مواد تتعلق بكتابة المراسلات وفقاً للقواعد الشكلية والموضوعية، ولأهمية اتقان السكرتير لمعالجة الكلمات اشترطت للقبول لهذا البرنامج أن يكون المتدرب قادراً على الطباعة بسرعة لا تقل عن (20) كلمة في الدقيقة.

كما تتضمن الحقيبة في نهاية كل وحدة من وحداتها مجموعة من الأسئلة والحالات التطبيقية التي تهدف الى تعزيز وتثبيت المعلومات والمهارات التي تم عرضها في هذه الحقيبة وذلك للمساهمة في مساعدة موظفي السكرتارية على القيام بواجباتهم بالشكل الذي يحوز على رضا رؤسائهم وزملائهم وعملائهم في المنشآت التجارية.






الوحده الأولى

مقـدمـة

الوحدة التدريبية: مقدمة عن السكرتارية

هدف الوحدة السلوكي: القدرة على تحديد مفهوم السكرتارية وأهميتها
وأنواعها وصفات السكرتير الناجح.

موضوعات الوحدة التدريبية:
 مفهوم السكرتارية.
 أهميتها.
 أنواعها.
 صفات السكرتير الناجح.
 المهارات الواجب توافرها في السكرتير.
 الأسس العامة لنجاح السكرتير.









مفهوم السكرتاريه :
كلمة سكرتير مشتقة من الأصل اللاتيني (Secret) ومعناها سر لتدل على ماتنطوي عليه أعمال من سرية وأهمية، كما يمكن تعريف السكرتارية بأنها العلم والفن الذي يبحث في تبصير كل موظف إداري أو كتابي بمهامم وظيفته، ويحدد سلطاته، علاوة على استمرار تدريبية لزيادة كفاءته، وتعريفه بالأسس والوسائل الحديثة التي يكفل له القيام بمهام وظيفته على أفضل وجه.

وتعرف جمعية السكرتيرين المحترفين الدولية السكرتير كما يلي " مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر، ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له".

وقد يعرف السكرتير في قاموس وبستر لتدل على ثلاثة معان:
 تستخدم كلمة سكرتير لتدل على المكان الذي يزاول فيه السكرتير أعماله المكتبية.
 تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الموظفين المكتبيين بالجهة.
 تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الشؤون الإدارية في المنشأة.

ومن خلال تلك التعريفات يمكننا القول بأن كلمة سكرتير تستخدم للتعبير عن:
 التقسيمات الإدارية المعاونة للإدارات الرئيسية في مجال الأعمال المكتبية ويطلق عليها البعض اسم "الخدمات المكتبية".
 الموظفين العاملين في مجال تحرير المراسلات ونسخها وتداولها وحفظها واسترجاع المعلومات، ومعالجة المكالمات الهاتفية، والاستعلام وتنظيم الاجتماعات ومقابلات الرؤساء.
 أحد المجالات التي تمارس فيها الإدارة وظائفها الرئيسية (التخطيط، والتنظيم، والرقابة، والتنسيق، واتخاذ القرارات) بهدف العمال المكتبية واستخدام الجهزة الحديثة بالسرعة والكفاءة المطلوبة.






أهمية السكرتاريه :
تهدف السكرتارية الى تقديم الخدمات المكتبية المتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته أو الى الإدارات الرئيسة في المنشأة ومن هنا يظهر الدور الفعال للسكرتير في إعفاء المديرين والإدارات الرئيسة من شغل أوقاتهم بالتفكير في هذه الأعمال الروتينية، بحيث يتفرغون كلياً لوظائفهم الرئيسية، من تخطيط وتنظيم ورقابة، وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات.
والسكرتير يعتبر بمثابة عنصر مهم في المنشأة ولا يمكن الاستغناء عنه بأي حال من الأحوال، ولا يمكن أن تنصور ما يمكن أن يعمله المديرون في المنشآت في حالة غياب السكرتيرين، بالتأكيد سيقضي المديرون وقتاً طويلاً في أداء أعمال روتينية دون أن يكون لديهم الوقت الكافي لأداء المهام والأعمال الرئيسية الهامة.

وتزايد نشاطات السكرتارية بصورة طردية نتيجة لعاملين رئيسين هما:
1. زيادة حجم العمل المكتبي نتيجة نشاطات المنظمات وتعدد العلاقات مع المنظمات الأخرى والجمهور.
2. التطور التكنولوجي في مجال الأعمال المكتبية حيث تطالعنا الشركات المتخصصة في مجال الأجهزة المكتبية يومياً بآلات ومعدات متطورة مرتبطة تماما بنشاطات السكرتارية والأعمال المكتبية.













أنواع السكرتاريه:
يمكن تقسيم أنواع السكرتارية على مستوى المنشأة الى ثلاثة أنواع:
1. السكرتارية العامة.
2. السكرتارية المتخصصة.
3. السكرتارية الخاصة.

السكرتارية العامة:
هي الإدارة أو التقسيمات الإدارية في المنشآت التي تختص بتقديم الخدمات المكتبية التي تتطلبها إدارات المنشأة بصفة عامة ومستمرة مثل تنظيم تداول المراسلات، المحفوظات، استرجاع المعلومات، النسخ، التصوير، الرد على استفسارات العملاء، معالجة المكالمات الهاتفية، استقبال الزوار، تنظيم الاجتماعات والندوات.

السكرتارية المتخصصة:
تتمثل في الوحدات الإدارية التي تقدم الخدمات التي يتطلبها المديرون في المجالات التي تحتاج الى تحليل ودراسات تخصصية مهينة كالنواحي الهندسية، والطبية، والقانونية، وهذه الخدمات تكون استشارية في طبيعتها، وتقدم في شكل رأي أو توجيه أو اقتراح يتم الوصول اليه بعد دراسة وتحليل. والشكل التالي يوضح موقع السكرتير المتخصص لأن وظيفته استشارية وليست تنفيذية.

السكرتارية الخاصة:
وتتمثل في العاملين الذين يقدمون الخدمات المكتبية لرئيس معين في مجالات العمل المكتبي المختلفة ومنها:
 تحرير ونسخ المراسلات.
 استقبال وتصدير المعاملات الخاصة بمكتب المدير.
 تنظيم أوراق مكتب المدير وملفاته، وطريقة استرجاعها.
 استقبال المكالمات الهاتفية التي ترد الى مكتب المدير ومعالجتها.
 تنظيم مقابلات واستقبال زوار المدير.
 تنظيم اجتماعات المدير.
 الترتيب لسفريات المدير وعمل الحجوزات اللازمة.
 تلخيص المقالات التي تعرض على المدير، وذلك بهدف مساعدته على تأدية مهامة بكفاءة ويسر.
إن كل مدير أو رئيس يختار له سكرتيراً خاصاً به من ذوي الدراية والكفاءة والشخصية المتزنة والمهارة في الفن المكتبي الحديث، ليعاونه في أداء أعماله ويكون موضع ثقته باستمرار.

إن نجاح المدير أو الرئيس في تأدية عمله يعتمد بشكل كبير على درجة كفاءة ونشاط وسلوك السكرتير الخاص الذي يوفر وينجز للمدير أو الرئيس كل ما يحتاجه بسرعة وإتقان.

صفات السكرتير الناجح:
• أن يكون حسن المظهر والهندام.
• أن يكون أميناً على أسرار العمل.
• أن يكون قوي الشخصية وحسن التصرف.
• أن يكون قوي الذاكرة ودقيقاً في عمله.
• أن يكون مرتباً ومنظماً.
• أن يكون مخلصاً لرئيسة.
• أن يكون حليماً صبوراً صامتاً.
• أن يكون سريع البديهة وقادراً على التركيز.
• أن يكون حيوياً ونشطاً.
• أن يحسن التصرف في المواقف.
• أن يحترم الآخرين ويلتزم بأوقات العمل.
• أن يكون طبيعياً في تكوينه الجسماني.

المهارات الواجب توافرها في السكرتير:
• القدرة على التعامل مع برامج الحاسب الآلي.
• القدرة على النسخ باللغتين العربية والإنجليزية.
• القدرة على حفظ الأوراق في الملفات واسترجاعها.
• القدرة على استخدام الأجهزة الحديثة في مجال الأعمال المكتبية.
• القدرة على التحدث باللغة الإنجليزية.
• القدرة على تحرير الرسائل وكتابة التقارير.
• القدرة على تلخيص المقالات.
• القدرة على التعامل بلباقة مع الآخرين.
الأسس العامة لنجاح السكرتير:
 كن مخلصاً في أداء العمل ولا تبحث شؤونه مع الغرباء.
 استشر رئيسك في النقاط الغامضة، ولا تغامر بارتكاب الأخطاء، بل اقتطع دقائق قليلة من وقتك صباح كل يوم لتمضيها في التشاور والتخطيط لعمل اليوم مع رئيسك، بالتخطيط تكون أكثر فعالية فهو يوفر الوقت والجهد.
 كن على علم تام بسياسة المنشأة التي تعمل فيها، وعلاقتها بالجهات الأخرى.
 كن على علم بالنظام واللوائح الداخلية للمنشأة.
 كن حسن المظهر دون تكلف، إذ أن ذلك يعتبر أساساً جوهريا في نجاحك في عملك.
 كن كتوماً للأسرار التي تطلع عليها بحكم عملك.
 درب ذاكرتك على جميع ما يطلب منك، رغم اعتمادك على جداول العمل اليومي والمفكرات فالذاكرة القوية تساعدك على أداء عملك.
 كن هادئاً متزناً مهما تعقدت الأمور.
 كن قوي الشخصية دون غطرسة، معتزاً بكرامتك دون تعال.
 ثقف نفسك باستمرار، وتابع مجريات الأحداث بشكل يومي.
 كن على بينة بالجهات التي يمكن اللجوء إليها للحصول على المعلومات غير المتوفرة لديك، كدوائر المعارف، والأدلة والقواميس.
 أدّ كل عمل في الوقت المحدد له، حتى لا تتراكم عليك الأعمال فتصبح غير قادر على إنجازها، الأمر الذي يضعك أمام رئيسك في موقف لا ترضاه لنفسك.











يا قارئ خطي لا تبكي على موتي
فاليوم أنا معك وغداً في التراب
فإن عشت فإني معك وإن متُّ فاللذكرى
ويا ماراً على قبري لا تعجب من أمري
بالأمس كنت معك وغداً أنت معي
أمـــوت و يـبـقـى كـل مـا كـتـبـتـــه ذكــرى
فيـا ليت كـل من قـرأ خطـي دعا لي

sindabad


ذكر

المشاركات: 9391

نقاط: 17771

تاريخ التسجيل: 10/11/2010

العمل: موظف

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

منقول رد: بحث عن السكرتارية

مُساهمة من طرف sindabad في 26/11/2012, 3:57 pm


الوحدة الثانية


الوحدة التدريبية: إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة.

هدف الوحدة السلوكي: القدرة على استخدام جهاز الهاتف الاستخدام الأمثل لخدمة
المدير والمنشأة، وترك انطباع جيد عن المنشأة التي يعمل فيها.

موضوعات الوحدة التدريبية:
 مفهوم الاتصالات الهاتفية.
 قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي.
 أدبيات معالجة الاتصالات الهاتفية.














مفهوم الاتصالات الهاتفية :
تعتبر الاتصالات الهاتفية من أهم وسائل الاتصالات التي يتم نقلها عن طريق الهاتف، وتتميز بسرعتها في نقل المعلومات وقلة تكلفتها بالمقارنة بوسائل الاتصالات الأخرى.

ومن أهم ما يميز الاتصالات الهاتفية عن غيرها ما يلي:
 قلة التكاليف
 السرعة في نقل المعلومات والبيانات.
 كثرة الاستخدام.
 سهولة الاستخدام.

قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي:
للاتصال الهاتفي قواعد وفنون يجب على السكرتير معرفتها لأداء عمله بشكل صحيح ولتحقيق رضا مديريه والمتعاملين الداخليين للمنشأة، حيث من السهل جداً الحكم على أي منشأة بمستوى تميز خدماتها من خلال التعامل الهاتفي معها.

ومن أهم قواعد الاتصال الهاتفي مايلي:
وضع جهاز هاتف:
أفضل مكان لوضع جهاز الهاتف هو أن يكون على يسار السكرتير وفي متناول يده بشكل مريح. وهذا الوضع للهاتف يساعد السكرتير على رفع سماعة الهاتف باليد اليسرى واستخدام اليد اليمنى لتدوين الملاحظات، ولا بد أن يقوم السكرتير بتوفير أقلام وأوراق ونماذج خاصة لتسجيل المكالمات أو الرسائل للمكالمات الخاصة بمديره.

القدرة على التعامل مع أجهزة الهاتف:
يجب على السكرتير أن يكون قادراً على تشغيل أجهزة الهاتف المتطورة بكفاءة وفاعلية، وأن يكون قادراً على صيانتها وبرمجتها بما يخدم مصلحة العمل وضمان عدم توقفها.



القدرة على بناء العلاقات الحسنة وتطويرها:
يجب على السكرتير أن يتحلى بآداب الاتصال والمحادثة بصفة عامة وأن يكون صوته مسموعاً وواضحاً أثناء المحادثة الهاتفية. كما أن القدرة على التحكم بالنفس أثناء المحادثة واختيار الألفاظ المناسبة والصحيحة مع المتحدث والتفرغ التام لإجراء المكالمات الهاتفية مطالب رئيسية يتوجب على السكرتير مراعاتها أثناء استخدامه الهاتف وذلك ليترك انطباعاً جيداً لدى المتعاملين مع المنشأة.

استخدام النماذج اللازمة لرصد المكالمات وتنظيمها:
لكل منشأة نماذجها وأسلوبها في التعامل مع المكالمات الهاتفية، فعلى السكرتير الجيد أن يكون حريصاً على معرفة أسلوب المنشأة في التعامل مع الاتصالات الهاتفية واستخدام النماذج الخاصة بذلك كنموذج المكالمات الواردة أو الصادرة وتسجيل المكالمات الخاصة وغير ذلك.

أسس معالجة الاتصالات الهاتفية:
يقضي السكرتير وقتاً طويلاً من عمله في معالجة المكالمات الهاتفية، لذا يجب عليه أن يتعامل بشكل جيد مع تلك المكالمات ليعطي صورة مشرفة عن المنشأة التي يعمل فيها ويساهم بشكل فعال في المحافظة على وقت المدير ليتيح الفرصة له كي يعمل على تحقيق أهداف المنشأة، إضافة إلى خدمة المتعاملين مع المنشأة، وكما أسلفنا إن المستفيدين من المنشأة يمكن أن يحكموا على أداء المنشأة من خلال الاتصالات الهاتفية لذا كان لزاماً على السكرتير أن يتعامل بلطف وكياسة مع الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة.

الاتصالات الهاتفية الواردة :
 هي تلك الاتصالات الهاتفية التي ترد الى المكتب أو المنشأة وعلى السكرتير أن يتعامل معها وفق التالي:
 الحرص على الرد بسرعة، وأن لا يترك جرس الهاتف عند سماعه لأكثر من ثلاث مرات.
 أن يحرص السكرتير على التعريف بنفسه واسم المنشأة التي يعمل بها. على سبيل المثال "السلام عليكم شركة هاديكو للنقليات، مكتب المدير العام عادل معك أي خدمة".
 يجب أن تكون منصتاً جيداً وتركز على ما يقوله المتصل، وأن تعطيه الوقت الكافي لأن يدلي بحديثه، وأن تكون متأكداً من جميع النقاط التي ذكرت لك وأن تستوضح من المتصل إذا كان لديك غموض أو سوء فهم عن المعلومات التي ذكرت لك.
 أن يحرص السكرتير على عدم مقاطعة المتحدث ,ان يوحي للمتصل بأنه متابع ومنصت له كقول كلمة "نعم" بين الحين والآخر.
 أن يكون دقيقاً في جمع المعلومات والبيانات من المتصل.
 أن تتقن مهارة تدوين الملاحظات والرسائل من المتصل وأن تحرص على ذلك.
 أن تحرص على تزويد المتصل بالمعلومات التي يريدها إذا كانت في حدود صلاحياتك أو توجيهه للجهة المسؤولة بكياسة. على سبيل المثال "آسف أنا لا أستطيع أن أفيدك أو أساعدك في هذا الموضوع ولكن بإمكاني تحويل مكالمتك الى الجهة المختصة للاستفسار منهم. هل ترغب في تحويلك للجهة المعنية؟".
 على السكرتير التخلص من جميع العوامل المؤثرة على سماع المتحدث كالضوضاء من أجهزة المذياع الصوتي والمرئي أو محادثة زملائه في المكتب أو حتى صوت بعض الأجهزة التي تستخدم عادة في المكاتب مثل آلة التصوير وجهاز الفاكس والطابعة وغير ذلك.
 في حالة وجود أكثر من هاتف في المكتب والسكرتير مشغول مع الهاتف ووردت مكالمة أخرى احرص على الاستئذان من المتحدث الأول بلباقة لتقوم بالرد على الهاتف الثاني، كقولك على سبيل المثال "آسف يا عزيزي الهاتف الأخر يرن، هل يمكن أن أضعك على الانتظار قليلاً" واحرص بأن لا تتركه ينتظر طويلاً عند قيامك بالرد على الهاتف الثاني وأبلغ المتحدث الثاني مباشرة في بداية المخاطبة بأن ينتظر قليلاً لانشغالك بمحادثة مع الهاتف الأول وليكن ذلك بلطف مثل "السلام عليكم أنا الان في مكالمة على الهاتف الثاني، هل يمكن أن أضعك على الانتظار قليلاً؟" ولا تنس أن تعود مع مكالمتك الأولى مبتدءاً بالشكر على انتظاره مع الأخذ بعين الاعتبار مكانة الشخص الذي تتحدث معه.
 يجب أن يحرص السكرتير على عدم إطالة مدة الانتظار عن دقيقة، وإذا لزم الأمر أن يكون الانتظار طويلاً كالبحث عن المعلومات معينة تستدعي وقتاً طويلاً يجب توضيح ذلك الى المتحدث، أو أخذ رقمه وأن تقوم بالاتصال به لاحقاً.
 على السكرتير أن يتأكد دائماً بأن مديره مستعد لتلقي المكالمة، وذلك بمعرفة اسم المتصل بلباقة وأدب ووضعه على الانتظار، ثم يقوم السكرتير بإبلاغ مديره باسم المتصل لمعرفة مدى رغبته في تلقي المكالمة أم لا. وفي حالة رغبة المدير، يرجع السكرتير للمتصل ويشكره على الانتظار ويحول مكالمته. وفي حالة عدم رغبة مديره في استقبال المكالمة فإنه يعتذر بلباقة للمتصل عن عدم قدرة المدير على استقبال المكالمة في هذا الوقت ويقوم بواجبه كسكرتير في تدوين المكالمة في سجل المكالمات الواردة، مع استكمال المعلومات الخاصة بالمتصل كاسمه ورقم هاتفه وسبب المكالمة ...الخ.
 في حالة تلقيك كسكرتير مكالمة مستعجلة وهامة والمدير في اجتماع، لا تقاطع المدير بل أرسل مذكرة صغيرة عن المكالمة واتبع تعليمات المدير تحويل المكالمة، أو تبقى كما هي ملاحظات المتصل وكامل المعلومات عنه وإبلاغه بأن المدير سوف يتصل به لاحقاً. وفي أغلب الأحيان يجب أن يكون هناك اتفاق مسبق بين المدير والسكرتير على كيفية التعامل مع مثل هذه المكالمات تفادياً للإحراجات والأزعاج للطرفين.
 يجب التأكد بأن يقوم السكرتير دائماً بذكر أسباب عدم تواجد مديره في المكتب. ويمكنه التصرف بلباقة مع المتصل مثل ليس باستطاعة المدير أو السيد/عادل الرد عل مكالمتك الآن ولكن يسعدني إبلاغه باتصالك (مع حرص السكرتير أن يستخدم النماذج الخاصة لتدوين المكالمات الواردة إذا لزم الأمر ذلك وتسليمها للمعني).

مذكرة هاتف
Telephone Message

اليوم:.....................................Day الى السيد:.................................:To Mr.
الساعة:..................................Time التاريخ:.......................................:Date

عندما كنتم في الخارج
While you were out
السيد:.......................................................... .......................................:Mr.
تلفون:...................................Tel: من:..........................................:From
جوال:..............................................................................................:Mobile
رسالة:...........................................................................................:Message
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………


• الاتصالات الهاتفية الصادرة :
يحتاج السكرتير إلى إجراء العديد من الاتصالات الهاتفية لأشخاص داخل وخارج المنشأة وذلك لأسباب مختلفة كتحديد مواعيد أو جمع معلومات لتسهيل العمل على المدير وتهيئة المناخ الملائم له، ولتحقيق مكالمات هاتفية فعالة نقترح على السكرتير اتباع الخطوات التالية:
• التخطيط الجيد والمنظم لأي مكالمة وذلك بتحديد الهدف من المكالمة والمعلومات التي تود الحصول عليها بشكل دقيق، وكتابة الملاحظات والأسئلة التي يرغب السكرتير التعرض لها في المكالمة الهاتفية مع تجهيز جميع المستلزمات الخاصةبذلك، والتخطيط الجيد والمنظم للمكالمات الصادرة يحقق العديد من الفوائد مثل:
 توفير الوقت.
 توفير الجهد في الإعداد للمكالمة.
 الحد من الوقوع في الأخطاء.
 توفير المال خاصة في المكالمات الخارجية والدولية.
 تحقيق الدقة في نقل البيانات والمعلومات.
 ترك انطباع جيد من قبل مستقبلي اتصالاتك.

• على السكرتير أن يتأكد من أرقام الهواتف التي يتصل بها، ومحاولة معرفة أسماء الأشخاص الذين يريد الاتصال بهم.
• أن يكون السكرتير صبوراً حين الاتصال وأن لا يقطع الاتصال عند تأخر الشخص المطلوب في الرد ويفضل أن يعطي مهلة كافية له لسماع جرس الهاتف من 6 إلى 8 مرات.
• عند رد الطرف الآخر إبدأ بتعريف نفسك وبالمنشأة التي تعمل فيها قبل أن يطلب منك ذلك.
• إذا كنت تعتقد بأن مكالمتك ستطول وضح ذلك لمستقبل مكالمتك مع ذكر الأسباب ، والاستفسار من مستقبل مكالمتك إن كان وقته يسمح بذلك.
• إذا كنت تنوي إجراء مكالمة هاتفية لربطها بمديرك تأكد من أن وقت مديرك يسمح باستقبال المكالمة.
• أن ينهي السكرتير المكالمة بطريقة ودية ومؤدبة.
• أن يلتزم السكرتير بالإيجاز غير المخل في المعنى خلال المكالمة الهاتفية.
• أن تكون على دراية تامة باستخدام الأدلة الهاتفية والمحلية والدولية، والأدلة الخاصة.
• إذا كانت اتصالات السكرتير متعددة يفضل أن يستخدم نموذجاً معداً لهذا الغرض ليسهل على السكرتير عملية الاتصال.






يا قارئ خطي لا تبكي على موتي
فاليوم أنا معك وغداً في التراب
فإن عشت فإني معك وإن متُّ فاللذكرى
ويا ماراً على قبري لا تعجب من أمري
بالأمس كنت معك وغداً أنت معي
أمـــوت و يـبـقـى كـل مـا كـتـبـتـــه ذكــرى
فيـا ليت كـل من قـرأ خطـي دعا لي

sindabad


ذكر

المشاركات: 9391

نقاط: 17771

تاريخ التسجيل: 10/11/2010

العمل: موظف

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

منقول رد: بحث عن السكرتارية

مُساهمة من طرف sindabad في 26/11/2012, 3:58 pm


الوحدة الثالثة

الوحدة التدريبية: تنظيم اجتماعات المدير

هدف الوحدة السلوكي: القدرة على تنظيم اجتماعات المدير بكفاءة وفاعلية.

موضوعات الوحدة التدريبية:
 مفهوم الاجتماع.
 مقومات نجاح الاجتماعات.
 معرفة القدرات والمهارات اللازمة التي يحتاجها
 السكرتير لتنظيم الاجتماعات.
 أنواع الاجتماعات.
 مهام وواجبات السكرتير في تنظيم الاجتماعات.













مفهوم الاجتماعات:
هو التقاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة للتوصل لأهداف محددة.
وتعد العناصر التالية هي المقومات الرئيسة لنجاح الاجتماع فبدونها لا يمكننا عقد اجتماع ناجح وفعال نستطيع من خلاله تحقيق أهداف المنشأة من عقد الاجتماع.
 الأفراد: بحيث لا يقل عددهم عن اثنين، على أن يتولى أحدهم قيادة الاجتماع.
 الزمان: يتم تحديد تاريخ الاجتماع واليوم والساعة التي سيعقد فيها الاجتماع.
 المكان: بحيث يتم تحديد المكان المحدد المناسب لعقد الاجتماع.
 الأهداف: أي الغاية من الاجتماع والأهداف المرجوة من عقده.
 جدول الأعمال: أي الموضوعات التي سيتم نقاشها وتداولها أثناء الاجتماع.

المبادىء العامة لعقد الاجتماعات:
يشترط لنجاح أي اجتماع أن يتوفر مايلي:
 أن تتوفر سلطة عقد الاجتماع المتمثلة في رئيس الاجتماع بصرف النظر عن مستواه الوظيفي.
 أن يتوفر العدد القانوني لعقد الاجتماع المتمثل في عدد الأعضاء أو ثلث عدد الأعضاء وذلك بحسب طبيعة نظام المنشأة فيما يتعلق بهذا الخصوص.
 أن يكون للاجتماع رئيس، يختار من قبل السلطة العليا في المنشأة أو يتم انتخابه من بين الأعضاء.
 أن تتوفر في رئيس الاجتماع المهارات الإدارية لعقد الاجتماعات، والقدرة على إدارة الحاضرين له بفاعلية.
 أن يكون للاجتماع هدف يسعى لتحقيقة.
 أن تتوفر للاجتماع الوسائل المادية المناسبة من مكان وتسهيلات مادية تساهم في إنجاحه.
 أن يتم الاستعداد المسبق للاجتماع وبالتنسيق مع جميع الأطراف المعنية به.

القدرات والمهارات اللازمة لتنظيم الاجتماعات:
 المعرفة التامة بالاجتماعات وجوانبها الشكلية ومتطلباتها المختلفة.
 الفهم الدقيق لسلطة عقد الاجتماعات.
 القدرة على التنسيق الفعال بين المعنيين لحضور الاجتماع.
 حسن الإصغاء، لتدوين المداولات التي تتم في الاجتماعات.
 القدرة على استخدام بعض التجهيزات المكتبية التي تساعد في تنظيم الاجتماعات.
 القدرة على التعامل مع المدعوين بمختلف مستوياتهم الإدارية.
 إتقان التحدث بلغة أجنبية أو أكثر.

أنواع الاجتماعات:
 الاجتماعات الدورية: هي تلك الاجتماعات التي يتم عقدها على فترات زمنية منتظمة لمناقشة موضوعات محددة بصفة مستمرة في المنشأة مثل أعمال اللجان المختلفة داخل المنشأة.
 الاجتماعات الطارئة: هي تلك الاجتماعات التي تعقد في حالات الطوارئ وغالباً يكون الاستعداد لها بشكل مفاجئ ويجب على السكرتير أن تكون لديه خطة مسبقة تمكنه من القيام بالترتيب للاجتماع الطارىء وفق آليات تسهل له عقد مثل هذه الاجتماعات.
 الاجتماعات الدولية: وهي تلك الاجتماعات التي تعقد على مستوى عال كاجتماعات مندوبي الدول أو اجتماعات المديرين التنفيذيين لشركات عالمية.
 الاجتماعات الإقليمية: وهي تلك الاجتماعات التي تتم بين ممثلين لأقاليم لمناقشة موضوعات محددة، وغالباً ما يكون التجهيز لتلك الاجتماعات معداً مسبقاً وبوقت كاف.
 الاجتماعات السرية: بعض الاجتماعات تأخذ الطابع السري ولا تعلن نتائجها إلا لأعضائها لأسباب معينة. كالاجتماعات التي تتعلق بأمن المنشأة أو بصناعة منتج جديد مثلاً.
 الاجتماعات المعلنة: وهي الاجتماعات التي تتم بشكل علني لمنسوبي المنشأة لمناقشة موضوع معين يتعلق بالمنشأة دون شفافية لتحقيق أهداف محددة سواء كانت داخلية على مستوى المنشأة أو خارجية على مستوى عملائها.

مهام وواجبات السكرتير للتحضير للاجتماعات:
للسكرتير مهام وواجبات للتحضير للاجتماعات لابد أن يراعيها ليكون الاجتماع ناجحاً. ولتحقيق الأهداف من عقد الاجتماعات وللحفاظ على وقت مديره فلابد أن يكون السكرتير ملماً بشكل علمي بمهامه وواجباته قبل وأثناء وبعد الاجتماع. وسوف نتناول كل مرحلة بشيئ من التفصيل. والجدول في الصفحة التالية (صفحة 29) يحدد بالتفصيل واجبات السكرتير للتحضير للاجتماعات قبل وأثناء وبعد الاجتماع.


دور السكرتير لتحضير الاجتماعات


قبل الاجتماع أثناء الاجتماع بعد الاجتماع
- حجز القاعة التي تقرر الاجتماع فيها.
- القيام بالإجراءات اللازمة لتوجيه الدعوة إلى المشاركين في الاجتماع لحضوره.
- إعداد كافة الملفات المتعلقة بالمواضيع المدرجة في جدول الأعمال.
- تذكير المشاركين بموعد الاجتماع، وذلك قبل يوم من انعقاده.
- التأكد من نظافة القاعة التي سيعقد فيها الاجتماع.
- تجهيز القاعة بالأدوات المساعدة اللازمة
- تصميم توزيع المقاعد في قاعة الاجتماع.
- وضع اسم المشترك أمام المكان الذي سيجلس فيه على الطاولة.
- التأكد من أن أجهزة التكييف في القاعة تعمل بشكل جيد.
- وضع أوراق وأقلام للكتابة على الطاولة أمام كل مقعد من المقاعد.
- إعداد سجل الحضور.
- تأمين الماء والمرطبات والأكواب والمنافض.
- لصق ورقة على باب قاعة الاجتماع، مكتوب عليها عبارة "اجتماع الرجاء عدم الإزعاج".
- إعطاء التعليمات بعدم تحويل الاتصالات الواردة إلى المشاركين، أثناء انعقاد الاجتماع، إلا عند الضرورة القصوى.
- استقبال وتوجيه المشاركين لدى حضورهم إلى مكان الاجتماع. - الجلوس في مكان مناسب يمكنه من الاستماع إلى ما يقال وتسجيل كافة وقائع الاجتماع.
- تمرير سجل الحضور على المشاركين والتأكد من أن الجميع قد وقع عليه.
- تدوين اسم ووظيفة كل شخص حضر الاجتماع.
- تدوين أسماء الأشخاص الذين تغيبوا عن حضور الاجتماع، مع ذكر أعذار هذا التغيب (إذا وجدت).
- توزيع كافة المستندات والوثائق اللازمة على المشاركين، وذلك ليستخدموها لدى مناقشة المواضيع المرتبطة بها.
- الاستماع جيداً إلى ما يجري من مناقشات، واستيعابها جيداً للتمكن من تسجيلها بشكل سليم.
- تدوين وقائع الاجتماع باختصار لا يخل باكتمال الموضوع.
- الإشراف على تقديم الضيافة للمشاركين أثناء فترة الراحة.
- تسجيل كافة المقترحات التي قدمها المشاركون خلال الاجتماع، وتحديد ما إذا تم رفضها أو اعتمادها أو تأجيلها.
- تدوين القرارات الأساسية المتخذه حرفياً كما وردت خلال المناقشات.
- تسجيل أسماء المشاركين الذين صوتوا مع أو ضد أي قرار تم اتخاذه أو أي اقتراح تم تقديمه، وكذلك أسماء الذين امتنعوا عن التصويت وذلك وفقاً للأنظمة المتبعة في هذا المجال.
- تدوين أسماء المشاركين الذين أوكلت إليهم القيام بمهام معينة بعد الاجتماع وتدوين هذه المهام بشكل دقيق وواضح. - مرافقة الضيوف الذين حضروا الاجتماع إلى مدخل المؤسسة.
- عدم ترك أية ورقة على طاولة الاجتماعات بعد مغادرة الجميع.
- جمع الملفات والوثائق ومحضر الاجتماع وسجل الحضور، وحفظها في مكان آمن.
- الطلب إلى عامل النظافة بعد مغادرة الجميع العمل على تنظيف غرفة الاجتماع والتأكد من قيامه بذلك على أكمل وجه.
- إعداد محضر الاجتماع النهائي والحصول على توقيع رئيس الاجتماع عليه، وتصوير نسخ منه لتوزيعها على الأشخاص المعنيين.
- إعداد المراسلات التي تم الاتفاق على إعدادها خلال الاجتماع.
- تسجيل أي موعد لاجتماعات قادمة تم تحديدها خلال الاجتماع، وذلك في كل من مفكرته ومفكرة رئيس الاجتماع، بما في ذلك موعد عقد الاجتماع المقبل إذا ما تم تحديده.
- فتح ملف للاجتماع المقبل والبدء بإعداد جدوله أعماله.
- تذكير الأشخاص الذين تم تكليفهم بمسؤولية القيام ببعض المهام أو متابعة تنفيذ بعض القرارات، بالتزاماتهم هذه، والتحقق دورياً من أن ذلك يتم وفقاً لما هو مقرر.

• تحديد موعد الاجتماع: يجب على السكرتير أن يستفسر من مديره عن المواعيد التي يفضل المدير أن ينعقد فيها الاجتماع، ومن المفضل أن يحدد المدير موعدين على الأقل يكونان مناسبين لوقته ثم عرض الخيارات على بقية المشاركين لاختيار الوقت الأمثل الذي يتماشى مع رغبات جميع المشاركين. وبعد الاتفاق على الموعد ينبغي على السكرتير أن يدون الموعد في سجل المواعيد ويبلغ مديره بالموعد مباشرة. وفي حالة عدم توافق المواعيد المحدده مسبقاً مع المدير لعقد الاجتماع فيجب على السكرتير إبلاغ المدير بذلك واختيار أوقات أخرى تناسب جميع المشاركين لعقد الاجتماع والقيام بنفس العمليات السابقة حتى يتم تحديد موعد الاجتماع بشكل نهائي.

• اختيار مكان الاجتماع: بعد التعرف على أهداف الاجتماع وموعده وعدد المشاركين فيه وطبيعتهم، يكون من السهل على السكرتير تحديد المكان المناسب لعقد الاجتماع من خلال التشاور مع المدير في المكان الذي يرغب أن يعقد فيه الاجتماع. ويمكن الاستفادة من إمكانيات المنظمة التي تعمل فيها في حجز إحدى قاعاتها ومحاولة تهيئتها بالأدوات اللازمة لعقد الاجتماع وذلك عن طريق الاتصال بالجهة المعنية كإدارة العلاقات العامة مثلاً. وفي حالة تعثر الحصول على القاعة المناسبة داخل المنشأة يمكن الاستفادة من قاعات الفنادق مقابل رسوم مادية وفي هذه الحالة يجب التأكد من الحصول على حجوزات مسبقة للقاعة.

• تجهيز القاعة: يجب على السكرتير أن يتأكد من عدد الكراسي والطاولات وترتيبها حسب طبيعة الاجتماع ورغبة المدير. فلكل نوع من الاجتماعات له الترتيبات الخاصة به فعلى سبيل المثال الاجتماعات التي تتطلب من المدير أن يقوم بتقديم معلومات للمشاركين دون اخذ آرائهم يختلف ترتيب طاولته عن اجتماع يتطلب مناقشة وأخذ الآراء والوصول الى قرارات حولها. والشكل التالي في صفحة (32) يبين بعض النماذج المناسبة لعقد الاجتماعات. كما يجب على السكرتير التأكد من التجهيزات الفنية داخل القاعة كالأجهزة السمعية والبصرية التي قد يحتاجها المشاركون. وفي حالة عدم توفرها في منشأتك حاول الحصول عليها إما باستئجارها أو شرائها إذا كانت غير مكلفة أو استعارتها من منشأة ذات مصالح مشتركة. كما يجب توفير مياه الشرب والشاي وقد يستلزم في بعض الاحيان توفير وجبات خفيفة خاصةً، وإن كان الاجتماع مطولاً فيجب على السكرتير توفيرها من خلال التنسيق مع إدارة الخدمات المساندة في المنشأة.

• خدمات أخرى: بعض الاجتماعات تتطلب ترتيباً خاصاً للمشاركين في الاجتماع مثل ترتيب حجوزات سفر أو غرف في فنادق أو استئجار سيارات. كما يجب على السكرتير التنسيق لعمل بعض الزيارات الترويحية للمشاركين في الاجتماعات خاصةً إذا كان الاجتماع يستمر لأكثر من يوم. وكثير من الاجتماعات يتطلب حجز مواقف خاصة لسيارات المشاركين أو حجوزات فندقية أو استقبال وفود في المطار أو تأمين وسائل نقل داخلية فينبغي على السكرتير أن يكون حريصاً على التنسيق لتلك الأعمال مع الإدارات المعنية بذلك.

• إعداد جدول أعمال الاجتماع: وهو عبارة عن قائمة بالمواضيع التي سوف تناقش في الاجتماع، ويقوم السكرتير بإعداد الجدول بالتنسيق مع المدير. وترتب الموضوعات في الجدول حسب أولوية مناقشتها ويرفق الجدول عادة مع الدعوة إلى الاجتماع، كما هو موضح في صفحة (33) ويتضمن جدول الأعمال مايلي:
 تلاوة محضر الاجتماع السابق.
 الموضوعات التي ستتم مناقشتها في الاجتماع.
 موعد الاجتماع القادم.
 مايستجد من أعمال.


















بسم الله الرحمن الرحيم
المملكة العربية السعودية التاريخ 12 شعبان 1423هـ
(اسم المنشأة) المرفقات: جدول أعمال

الموضوع: دعوة لحضور الاجتماع السنوي

سعادة مدير......................................................المحترم

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

إشارة الى توجيهات رئيس مجلس الادارة تقرر عقد الاجتماع السنوي لمناقشة الموضوعات الموضَّحة في جدول الأعمال المرفق يوم الاربعاء الموافق 15 شعبان لعام 1423هـ في تمام الساعة الثامنة والنصف مساءً في قاعة الماوردي في المكتب الرئيسي.

نأمل الحضور في الموعد المحدد وتقبلوا فائق التحيات.

المدير العام

د. عادل، د. أحمد الصالح






بسم الله الرحمن الرحيم
(اسم المنشأة)

جدول أعمال الاجتماع السنوي
الأربعاء الموافق 15 شعبان 1423هـ
من الساعة 8:30 الى 10:00 مساءاً

1. كلمة ترحيبية من رئيس مجلس الإدارة من الساعة 8:30 الى 8:40
2. قراءة محضر الاجتماع السابق 8:40 الى 8:50
3. مناقشة احتياجات المنشأة للعام القادم 8:50 الى 9:35
4. تحديد الاجتماعات الدورية للسنة القادمة 9:35 الى 9:45
5. ما يستجد من أعمال 9:45 الى 10:00

• إعداد محضر الاجتماع ومتابعته: يتضمن محضر الاجتماع جميع ما تمَّ مناقشته أثناء الاجتماع وعادةً مايكون مقرر الاجتماع هو سكرتير المدير، ويهدف محضر الاجتماع الى تسجيل وقائعة والقرارات التي توصل اليها المجتمعون باختصار من غير إخلال بالمعنى. ومن الممكن الاستفادة من التقنيات المتوفرة في القاعة كالتصوير وغير ذلك. والنقاط الرئيسية التي يتضمنها محضر الاجتماع ما يلي:
1. عنوان المحضر (موضوع الاجتماع ، تاريخ عقد الاجتماع ، رقم الاجتماع).
2. مقدمة عن الاجتماع تتضمن أسباب عقد الاجتماع.
3. أسماء الحضور في الاجتماع وكذلك أسماء الذين لم يتمكنوا من الحضور سواء بعذر أو بغير عذر.
4. قراءة المحضر السابق واعتماده.
5. الأمور التي تمت مناقشتها في الاجتماع.
6. تاريخ عقد الاجتماع القادم.
7. مايستجد من أعمال.
8. توقيع صاحب الصلاحية عن الاجتماع.






يا قارئ خطي لا تبكي على موتي
فاليوم أنا معك وغداً في التراب
فإن عشت فإني معك وإن متُّ فاللذكرى
ويا ماراً على قبري لا تعجب من أمري
بالأمس كنت معك وغداً أنت معي
أمـــوت و يـبـقـى كـل مـا كـتـبـتـــه ذكــرى
فيـا ليت كـل من قـرأ خطـي دعا لي

sindabad


ذكر

المشاركات: 9391

نقاط: 17771

تاريخ التسجيل: 10/11/2010

العمل: موظف

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

منقول رد: بحث عن السكرتارية

مُساهمة من طرف sindabad في 26/11/2012, 3:59 pm

محضر اجتماع

(لجنة تنسيق الجهود المشتركة للإدارات في الفرع ( الاجتماع الثاني )

اليــوم : الثلاثاء الموافق 9/8/1423هـ
الـوقـت : الواحدة ظهراً.
المكان: قاعة رقم (130).

المشاركون في الاجتماع:
1 - الدكتور/ عادل احمد الصالح منسقاً.
2 - الأستاذ/ ................. عضواً.
3 - الأستاذ/ ................. عضواً.

واتفق المشاركون على ما يلي:
1- تم الاتفاق على تصميم نموذج لتنسيق أنشطة الإدارات وتوزيعه على مديري الإدارات ليتم تدوين الأنشطة وعرضه خلال الاجتماع القادم.
2- تم الاتفاق على تصميم نموذج متابعة إنجاز نشاط وتوزيعه على مديري الإدارات ليتم عرضه خلال الاجتماع القادم.
3- تمت مراجعة الأنشطة الرئيسية لإدارتي التدريب والتخطيط.
4- سوف يتم عرض نموذج تصميم أنشطة الإدارات في الاجتماع القادم.
5- أن يكون موعد الاجتماع القادم يوم الاثنين الموافق 15/8/1423هـ الساعة الواحدة والربع ظهراً في قاعة رقم (130).






• دور السكرتير بعد نهاية الاجتماع: لاينتهي دور السكرتير عند نهاية الاجتماع بل للسكرتير دور كبير وبارز في المساعدة على تفعيل قرارات الاجتماع ويمكن تلخيص دوره فيما يلي:
1- الاشراف على إعادة قاعة الاجتماع لوضعها الطبيعي بعد انتهاء الاجتماع.

2- القيام بإعداد محضر الاجتماع.

3- عرض مسودة المحضر على رئيس الاجتماع قبل صياغتها بشكلها النهائي واعتمادها وتوزيعا على المشاركين في الاجتماع.

4- تجميع آراء وملاحظات الأعضاء أو المشاركين في الاجتماع - إن وجدت - وعرضها على المدير.

5- تسجيل المحضر في السجل الرسمي " لمحضر الاجتماعات " تمهيداً لاعتماده من الأعضاء بالتوقيع عليه في بداية الجلسة.

6- ارسال القرارات الخاصة بكل إدارة أو هيئة للتنفيذ مع الاحتفاظ بصورة منها في الملفات الخاصة بذلك.










تطبيقات
السؤال الأول:
ضع إشارة صح (  ) أو خطأ ( x ) أمام ما يناسبها من العبارات التالية:

خطأ صح العبارة التسلسل
تعتبر الاجتماعات من أساليب الاتصال التي يستفيد فيها المديرون معظم أوقاتهم.
1
لا تختلف طرق تنظيم الاجتماعات عن المؤتمرات.
2
يجب على السكرتير إعداد محضر الاجتماع أثناء الاجتماع.
3
جدول الأعمال عبارة عن المحاور الرئيسة التي اتفق عليها المجتمعون أثناء الاجتماع.
4
تحتاج الاجتماعات الى مهارات في التنسيق بين الإدارات.
5
للاجتماعات أهمية في تنمية علاقات المديرين وقدراتهم الفردية.
6
يقوم السكرتير بإعداد محضر الاجتماع وتوزيعة على المشاركين دون الرجوع الى رئيس الاجتماع مادام السكرتير مقرراً للاجتماع.
7
ليست من مسؤولية السكرتير العناية بقاعة الاجتماعات بعد الاجتماع.
8


السؤال الثاني:
طلب منك تنظيم اجتماع دوري للإدارة التي تعمل فيها، ماهي المهام والواجبات التي يجب أن تقوم بها لعقد هذا الاجتماع؟.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

تطبيق عملي

طلب منك مدير إدارتك عمل الترتيبات اللازمة لعقد اجتماع دوري مع رؤساء أقسام الإدارة. وموضوع هذا الاجتماع هو مناقشة مشاكل الموظفين ولمدة ساعتين.
المطلوب منك تنظيم العمل على شكل مجموعات من 3 أشخاص للقيام بجميع الإجراءات مع كتابة خطابات الدعوة والتحضير لجدول الأعمال.
-------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------




يا قارئ خطي لا تبكي على موتي
فاليوم أنا معك وغداً في التراب
فإن عشت فإني معك وإن متُّ فاللذكرى
ويا ماراً على قبري لا تعجب من أمري
بالأمس كنت معك وغداً أنت معي
أمـــوت و يـبـقـى كـل مـا كـتـبـتـــه ذكــرى
فيـا ليت كـل من قـرأ خطـي دعا لي

sindabad


ذكر

المشاركات: 9391

نقاط: 17771

تاريخ التسجيل: 10/11/2010

العمل: موظف

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

منقول رد: بحث عن السكرتارية

مُساهمة من طرف sindabad في 26/11/2012, 4:00 pm



الوحدة الرابعة

الوحدة التدريبية: تنظيم سفريات المدير.

هدف الوحدة السلوكي: القدرة على تنظيم سفريات المدير بكفاءة وفاعلية.

موضوعات الوحدة التدريبية:
 تحديد أهمية سفر المدير.
 الاعداد لسفر المدير.
 واجبات السكرتير قبل وأثناء وبعد سفر المدير.


















أهمية سفريات المدير:
في ظل ازدياد نشاطات المنشآت التجارية واتساعها، تتعدد علاقات المنشأة مع المنشآت الأخرى سواءً كانت داخل المملكة العربية السعودية أو خارجها ، ويترتب على تلك العلاقات أعمال تستدعي سفر مديري المنشآت التجارية سفريات داخلية أو خارجية لإنجاز بعض الأعمال المتعلقة بالمنشأة, ومما لاشك فيه أن تقدم وسائل النقل والسفر والتسهيلات التي يحصل عليها المسافرون سهلت بشكل كبير سفر المديرين لانجاز مهامهم وأعمالهم.

من الأعمال التي تستدعي سفر المديرين في المنشآت التجارية مايلي:
• التوسع في نشاطات المنشآت إما باستحداث فروع جديدة لخدمة شريحة أكبر، أو تقديم خدمة أو منتج جديد في منطقة أخرى.
• إبرام عقود خارجية للتعاقد مع خبراء تشغيل أو إدخال أساليب التقنيات الحديثة.
• المشاركة في المعارض والندوات والمؤتمرات الخارجية.
• المشاركة في الدورات التدريبية بقصد رفع المستوى الوظيفي وزيادة معارف وتنمية مهارات المدير.
• السفر بقصد العلاج أو الاستجمام.
ومن الطبيعي أن هذه السفريات تكلف المنشآت مبالغ طائلة، إلا أن المديرين في المنشآت يقومون بذلك إيماناً منهم بأهميتها للحصول على عوائد ومردود مادي ومعنوي يغطي تكاليف السفر ويساعد على تحقيق أهداف المنشآت.

تنظيم سفريات المدير يحتاج الى جهد كبير من السكرتير ليكون قادراً على تنظيم سفر مديره وبما يخدم الأهداف المحددة من السفر. وعلى السكرتير أن يقوم بالعمل على جميع الترتيبات الخاصة بالسفر كحجوزات الطيران والفنادق.......الخ. وإذا كان السفر الى دولة فمن المهم جداً أن تكون قادراً على التحدث باللغة الإنجليزية للتمكن من القيام بمهامك على الوجه الأكمل. وفي حالة تعذر ذلك لا بد من الاستعانة بمكاتب السفريات التي تتعامل معها لتسهيل مهمة السفر وعمل الترتيبات الخاصة بذلك.



ولضمان نجاح سفر المدير يجب عليك كسكرتير أن تكون متأكداً من أهداف سفر مديرك ولن يتحقق ذلك إلا بتوفر بعض المعلومات الأساسية عن سفره من خلال الاستفسار المباشر من المدير ومن أهم الأسئلة التي يجب أن تبحث عن إجابات لها مايلي:
• ماهي وجهة سفر المدير؟ هل هو سفر داخلي أم خارجي؟ هل هو سفر داخلي لمدينة قريبة أم لمدينة بعيدة؟
• موعد السفر: ماهو التاريخ المتوقع أن يغادر فيه المدير؟ ومتى من المفترض أن يكون متواجداً في المكان الذي سيسافر إليه؟
• ماهي الميزانية المخصصة لهذه الرحلة. (ليتم عمل الحجوزات وفقاً للمبالغ المعتمدة للرحلة).
• ماهي الوسيلة المفضلة أو الممكن استخدامها للسفر؟
• أين يرغب المدير أن يسكن: هل يرغب السكن في فنادق معينة ومانوع الغرفة التي يفضلها؟
• ماطبيعة السفر والاجتماعات التي سوف يحضرها المدير في سفره؟
• ما هي الترتيبات الخاصة التي تتطلبها زيارة بعض الدول، كالحصول على تأشيرة وغير ذلك؟
• هل سيسافر المدير بمفرده أو مع العائلة أو أحد موظفي الإدارة؟
وبناءً على الإجابات التي تحصل عليها من مديرك يمكنك البدء بعملية تنظيم سفر المدير وعمل الحجوزات و الترتيبات المتعلقة بالسفر من خلال عدة وسائل كالهاتف والإنترنت ومكاتب السفر المنتشرة في المدينة التي تعمل فيها.









كيفية الإعداد لسفر المدير:
يتم الإعداد لسفر المدير في المنظمات إما عن طريق إدارات متخصصة داخل المنظمة كإدارة العلاقات العامة، أو عن طريق مكاتب سفريات متخصصة لقاء شراء تذاكر السفر أو مقابل رسوم. وباستخدام التقنيات المتطورة اليوم يمكن للسكرتير أن يقوم بمعظم أعمال تنظيم سفريات المدير من خلال تعاملة مع جهاز الكمبيوتر عبر إستخدام الانترنت.
ومهمة السكرتير لاتقف عند عمل الحجوزات لسفر المدير بل تتعدى ذلك إلى قيامة بالتجهيزات الأساسية للرحلة حسب الجهة وبعد المدينة أو الدولة التي سوف يسافر اليها المدير. وعلى وجه العموم يمكن للسكرتير أن يضع قائمة بالحاجيات التي يحتاج إليها المدير حين سفرة والتأشير على ماتم تجهيزه مثال القائمة التي يجب أن يستعين بها السكرتير مايلي:

جهة سفر المدير:.................... موعد الرحلة:......................
عدد المرافقين:....................... تاريخ الرحلة:......................
لم ينجز أنجز قائمة الحاجيات التسلسل
تذاكر السفر. 1
تأكيد الحجوزات للتذاكر والفنادق. 2
اختيار وسيلة النقل المناسبة. 3
جدول سير الرحلة. 4
الأموال اللازمة (شيكات مصرفية، حوالات، خطابات اعتماد). 5
قائمة بأرقام الشيكات السياحية وبطاقة الائتمان. 6
وثائق السفر (جواز السفر، التأشيرات اللازمة). 7
خرائط الطرق والأدلة السياحية ....................الخ 8
مواد خاصة مثل أوراق رسمية أو أدوية روتينية أو كتب و مجلات أو أوراق رسمية و مطبوعات أخرى. 9
قائمة بأرقام الهواتف والعناوين المهمة التي قد يحتاجها المدير. 10
تحديد مهام وواجبات السكرتير لتنظيم سفريات المدير:
هناك العديد من المهام التي يجب على السكرتير أن يأخذها في الحسبان لنجاح سفر المدير، وتلك المهام تكون على مراحل قبل وأثناء وبعد سفر المدير. وليتأكد السكرتير من قيامه بتلك المهام على الوجه المطلوب عليه أن يقوم بإعداد جداول خاصة لإنجاز تلك المهام والتأشير على المهمة التي أنجزت بنجاح ومن أمثلة جداول إنجاز المهام مايلي:
جدول إنجاز المهام التي يقوم بها السكرتير قبل سفر المدير
لم ينجز أنجز تاريخ الإنجاز المهمة التسلسل
إعداد الإجراءات الإدارية اللازمة لسفر المدير (قرار الانتداب). 1
إعداد قرار تفويض الصلاحيات للشخص الذي سيقوم بعمله. 2
إعداد جدول بمقابلة المدير. 3
إعداد ملف الرحلة للمدير متضمناً جميع المستندات التي يحتاجها أثناء سفره. 4
الحصول على تعليمات واضحة من المدير بما يتبع أثناء السفر. 5
إشعار الموظفين الذين قد يحتاجون إلى مقابلة المدير لإنجاز بعض الأعمال خصوصاً إذا كانت الرحلة لمدة طويلة. 6
مراجعة الأمور التي لا تحتمل التأجيل الى حين عودة المدير والعمل على إنجازها قبل البدء بالرحلة كتوقيع بعض المعاملات الهامة. 7
إبلاغ الأشخاص الذين سوف يقابلهم المدير أثناء سفره. 8
إعداد مستندات السفر اللازمة. 9
الحصول على التأشيرات اللازمة للسفر. 10
اختيار وسيلة السفر المناسبة. 11
تحويل الأموال اللازمة إلى عملة الدولة التي سيسافر إليها المدير. 12
إعداد قائمة بأرقام الشيكات السياحية بفئاتها المختلفة ، وأرقام الشيكات الأخرى وماشابه ذلك والاحتفاظ بصورة منها والتأكد من أن بطاقة الإئتمان صالحة للاستخدام. 13
إعداد خط سير الرحلة للمدير. 14
الاحتفاظ بصورة من ملف الرحلة. 15

جدول بالمهام التي يقوم بها السكرتير أثناء سفر المدير

المهـمـة التسلسل
الرد على المكالمات الهاتفية الواردة لمكتب المدير، وتسجيل الهام منها في نماذج خاصة لعرضها على المدير بعد عودته. 1
تسجيل المعلومات الخاصه عن الزيارات لمكتب المدير كاسم الزائر وتاريخ ووقت الزيارة والغرض من الزيارة ورقم هاتف الزائر وعنوانه. 2
إحالة بعض المعاملات للمختصين لإنجازها حسب تعليمات المدير. 3
الاحتفاظ ببعض المعاملات الهامة لحين عودة المدير. 4
تدوين النشاطات المهمة لحين عودة المدير. 5
الاتصال هاتفياً بالمدير من وقت لآخر لإبلاغه بما يستجد للمعاملات الهامة إن وجدت. 6
إعداد تقرير عن نشاطات الجهة أثناء غياب المدير. 7
ترتيب كافة المواعيد الجديدة والمؤجلة للأيام التالية لعودة المدير حسب الموعد المحدد لعودته. 8

جدول بالمهام التي يقوم بها السكرتير بعد عودة المدير من السفر

المهـمـة التسلسل
الإعداد لاستقبال المدير ، كإبلاغ العلاقات العامه عن موعد وصوله لاستقباله في المطار. 1
تقديم التقرير المعد عن نشاطات وأعمال الإدارة. 2
تقديم المعاملات التي تم الاحتفاظ بها لحين عودة المدير. 3
مساعدة المدير في إعداد تقرير عن الرحلة. 4
إعادة الوثائق ألتي أخذها المدير معه خلال الرحلة الى ملفاتها. 5
العمل على تصنيف وفهرسة وحفظ التقارير والوثائق التي أحضرها المدير معه. 6
تزويد الإدارات أو الأقسام المعنية في المنشأة بمقترحات المدير الناتجة عن رحلة السفر. 7
إعداد رسائل الشكر والتقدير لمن تعاون مع المدير أثناء الرحلة. 8




يا قارئ خطي لا تبكي على موتي
فاليوم أنا معك وغداً في التراب
فإن عشت فإني معك وإن متُّ فاللذكرى
ويا ماراً على قبري لا تعجب من أمري
بالأمس كنت معك وغداً أنت معي
أمـــوت و يـبـقـى كـل مـا كـتـبـتـــه ذكــرى
فيـا ليت كـل من قـرأ خطـي دعا لي

sindabad


ذكر

المشاركات: 9391

نقاط: 17771

تاريخ التسجيل: 10/11/2010

العمل: موظف

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

منقول رد: بحث عن السكرتارية

مُساهمة من طرف sindabad في 26/11/2012, 4:00 pm


الوحدة الخامسة

الوحدة التدريبية: تنظيم مقابلات زوار المدير

هدف الوحدة السلوكي: القدرة على تنظيم مقابلات زوار المدير بكفاءة.

موضوعات الوحدة التدريبية:
 مفهوم تنظيم المقابلات.
 مفهوم استقبال الزوار.
 أهمية تنظيم المقابلات.
 العوامل التي يجب مراعاتها عند تنظيم المقابلات
 والزيارات لمكتب المدير.
 أنواع الزائرين وكيفية التعامل معهم.












• مفهوم تنظيم مقابلات المدير: يقصد بتنظيم مقابلات المدير، تنظيم وقته فيما يتعلق بالنشاطات والأعمال التي يؤديها في المكتب والتي تتضمن استقبال المراجعين وإدارة الاجتماعات والمقابلات أو اللقاءات الفردية، والسفريات.
• أهمية تنظيم مقابلات المدير: يعتبر تنظيم المقابلات والزيارات لمكتب المدير من النشاطات الرئيسية التي يقوم بها السكرتير، ويعتمد عليها المديرون بشكل كبير في أداء مهامهم على الوجه الصحيح بما يحقق الأهداف التي تسعى إليها المنشأة بأعلى درجة من الكفاءة. وتتلخص أهمية تنظيم الزيارات والمقابلات لوقت المدير فيما يلي:
 استغلال الوقت المتاح للمدير بفاعلية.
 أداء مزيد من النشاطات للمنظمة الإدارية.
 إتاحة الفرصه للمدير للتخطيط لأعمال المنظمة بكفاءة.
 اتخاذ القرارات السليمة نتيجة لإعطاء المدير الوقت الكافي لدراسة الموضوعات والبت فيها.
 ترك الانطباع الحسن عن الإدارة وعلاقاتها مع المراجعين والزائرين لمكتب المدير.
• العوامل التي يجب مراعاتها عند تنظيم المقابلات والزيارات: على السكرتير مراعاة عدة عوامل عند قيامه بتنظيم مواعيد مقابلات الزائرين للمدير، ومن أهم تلك العوامل مايلي:
 الوقت المتاح للمدير.
 الوقت المناسب للزيارة.
 مدة الزيارة.
 تسجيل كافة المواعيد لدى مدير المكتب وتزويد المدير بنسخة منها.
 التأكد من تسجيل جميع المعلومات عن الزائر وأرقام هواتفه وموضوعه.
 تحديد مدة زمنية للزيارة.
 إبلاغ صاحب الموعد بالزيارة أو بأي مستجدات أخرى حولها (كالإلغاء أو التأجيل).


• مفهوم استقبال الزائرين: الهدف من استقبال الزائرين هو بناء علاقات قوية ومتينة بين المنشآت التجارية والمراجعين، وكلما كان انطباع المراجعين عن المنشأة إيجابياً زادت الثقة في التعامل معها. لذا فإنه من الأهمية بمكان أن يدرب السكرتير تدريباً مميزاً للقيام بواجباته كسكرتير بكفاءة عالية ومن ذلك تنظيم المقابلات والزيارات لمكتب المدير واستقبال الزوار. لذا يجب على السكرتير أن يراعي عدة عوامل عند استقبال الزائرين من أهمها:
 الترحيب بالزوار بلباقة.
 اظهار الحفاوة والاهتمام بهم.
 إشعارهم باهتمامك بمصالحهم.
 العناية بالزوار حتى انتهاء الزيارة.
 عدم الخوض مع الزوار في أحاديث جانبية أو خاصة.
 توفير متطلبات الزيارة حسب التعليمات المتبعة.
 الإعداد والتحضير المناسب للزيارة بحسب نوعية الزائرين.
 أن تكون منصتاً جيداً للزائرين بحيث تفهم مايريده الزائر منك بوضوح.
 أن تكون لبقاً في تعاملك مع الزوار.
 معرفة أماكن تواجد المدير باستمرار حتى يمكن تذكيره بالمقابلات.
 عدم الاعتماد على الذاكرة في تسجيل مواعيد المدير.

أنواع الزائرين وكيفية التعامل معهم:
بحكم عملك كسكرتير من الطبيعي أن تواجه عدة انواع من المراجعين، من حيث مؤهلاتهم ومستواهم الفكري وأمزجتهم وغير ذلك من العوامل النفسية . لذا يجب عليك أن تتعامل وتتكيف مع الفئات المختلفة من الزوار لمكتب المدير محاولاً إرضاءهم وكسبهم. ويمكن تصنيف الزائرين وكيفية التعامل معهم على النحو التالي:
 زائر أعلى مرتبة من المدير: يتعامل السكرتير مع هذه الزيارة بصورة عاجلة، وذلك بإبلاغ المدير بالزائر ومركزه الوظيفي إذا كان هناك مجال لذلك.
 زائر صديق أو قريب للمدير: يتميز هذا النوع من الزيارات بالطابع الاجتماعي والشخصي ، ويجب أن يكون هناك تفاهم بين المدير والسكرتير على كيفية التعامل مع هذه الزيارات ، وبالتالي فان السكرتير يتبع كافة الارشادات المعطاة له من قبل المدير لتنفيذ هذه الزيارة.
 زائر من موظفي المنشأة: تتميز هذه الزيارة بطبيعتها الرسمية، ويجب على السكرتير أن يتعرف على هدف أو أهداف الزيارة ومدى علاقتها بالعمل، وعلى السكرتير في هذه الحالة إتمام المقابلة لكي لا يتم تأجيلها أو إلغاؤها مما قد يكون له الأثر السلبي في الإضرار أوالتعطيل لمصلحة العمل.
 زائر بدون موعد سابق: كثيراً مايواجه السكرتير هذا النوع من الزيارات، فعلى السكرتير أن يتعامل معها بلباقة وذكاء وذلك بمعرفة أسباب الزيارة فإذا كانت ملحة ولا يوجد مجال لتأجيلها فيجب عليه إبلاغ مديره بذلك وأخذ موافقته عليها. وإن كانت غير ذلك فإما أن يقوم السكرتير بتحديد موعد لمقابلة المدير أو تحويل الزائر لجهة أخرى تستطيع أن تؤدي الخدمة له.
 زائر غير مرغوب في مقابلته: كثيراً من الأحيان تجد المديرين لايرغبون في مقابلة بعض الزوار وذلك لعدة أسباب. ويجب على السكرتير في هذه الحالة أن يتعامل مع الزائر غير المرغوب في مقابلته بلباقة وكياسة وذلك بإبلاغه بأن جدول المدير مشغول جداً ولايسمح بالمقابلة وفي نفس الوقت محاولة مساعدته في حل مشكلته كتحويله لجهة أخرى تستطيع خدمته.



 زائر بموعد سابق: يجب على السكرتير أي يستقبل جميع الزوار بحفاوة وترحيب، وبالأخص الزوار الذين يحملون موعداً سابقاً لمقابلة المدير، حيث يتم إستقباله والترحيب به ومن ثم الاستئذان منه باعطاء المدير خبراً بوصوله، ومن ثم إعطاؤه الفرصة للدخول لمقابلة المدير.
 زائر بموعد سابق والمدير غير موجود: قد يقع السكرتير في حرج في مقابلة بعض الزوار الذين لديهم مواعيد لمقابلة المدير والمدير يكون غير موجود لأسباب طارئة. لذا يجب على السكرتير الاعتذار للزائر وشرح الأسباب وتحديد أقرب موعد لاحق لمقابلة المدير وبما يتماشى مع إمكانيات وقت الزائر. مع ملاحظة أنه من الضروري على السكرتير أخذ أرقام هواتف الزوار حين تحديد المواعيد للاعتذار لهم في حالة غياب المدير لسفره أو ارتباطه باجتماع طارئ.

فيما يلى بعض النماذج التي يحتاجها السكرتير لتنظيم مقابلات زوار المدير.
نموذج سجل الزيارات

اليوم
التاريخ اسم الزائر الوظيفة العنوان والهاتف ما تم خلال الزيارة




يا قارئ خطي لا تبكي على موتي
فاليوم أنا معك وغداً في التراب
فإن عشت فإني معك وإن متُّ فاللذكرى
ويا ماراً على قبري لا تعجب من أمري
بالأمس كنت معك وغداً أنت معي
أمـــوت و يـبـقـى كـل مـا كـتـبـتـــه ذكــرى
فيـا ليت كـل من قـرأ خطـي دعا لي

sindabad


ذكر

المشاركات: 9391

نقاط: 17771

تاريخ التسجيل: 10/11/2010

العمل: موظف

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

منقول رد: بحث عن السكرتارية

مُساهمة من طرف sindabad في 26/11/2012, 4:01 pm


الوحدة السادسة

الوحدة التدريبية: كتابة المراسلات وفقاً للشروط الشكلية والموضوعية وتداولها بكفاءة.

هدف الوحدة السلوكي: القدرة على كتابة المراسلات الداخلية والخارجية وفق الشروط
الشكلية والموضوعية وتداولها.

موضوعات الوحدة التدريبية:
 تحرير الرسائل الخارجية التي تتوفر فيها الشروط الشكلية والموضوعية.
 تحرير المذكرات الداخلية وفقاً للشروط الشكلية والموضوعية.
 معالجة الاتصالات الكتابية الواردة والصادرة.















الاتصال الكتابي :
ونقصد بالاتصال الكتابي هنا الاتصال الذي يعتمد على الكلمة المكتوبة لبعث رسالة ما من طرف الى آخر. ويعتبر الاتصال الكتابي من أهم الوسائل المستخدمة للاتصال في القطاعين العام والخاص نظراً لما يتمتع به من مزايا أهمها:
• توثيق الاتصال وإمكانية الرجوع إليه عند الحاجة مستقبلاً.
• يمكن استخدامة كمستند قضائي مستقبلاً.
• يعطي للمرسل فرصة كافية للتأني والتفكير والعرض المتكامل لأفكاره، مما يجعل الرسالة التي يبعثها أكثر وضوحاً وتكاملاً ودقة.
• توفير الوقت الكافي لمستقبل الرسالة للتمعن والقراءة بشكل يعطية الفرصة لفهم ما تحويه الرسالة التي استلمها. كما يعطية الوقت الكافي للرد بشكل مناسب.
• قلة تكلفتها مقارنة مع بعض وسائل الاتصال الأخرى كالهاتف مثلاً.

أنواع الاتصال الكتابي:
هناك العديد من أنواع الاتصال الكتابي مثل الرسالة بأنواعها الشخصي والرسمي، والمذكرة الداخلية والتقرير، والنماذج، والتعاميم، والقرارات، ولكن مايهمنا هنا هو الرسالة الخارجية والمذكرة الداخلية والتقارير.

الشروط الشكلية لوسائل الاتصال الكتابي:
من أهم العناصر التي تؤثر على شكل وسيلة الاتصال الكتابي مايلي:
• ورق الكتابة: وهو أول مايلاحظه مستلم الرسالة، فكلما كان الورق من نوعية جيدة، ولون مناسب، كان الانطباع الأولي لدى مستقبل الرسالة إيجابياً. وعند اختيار ورق الكتابة لابد من مراعاة نوعية الورق من حيث:
1. المادة التي تصنع منها بحيث تكون نسبة القطن مرتفعة. فكلما كانت نسبة القطن مرتفعة في صناعة الورق كان الورق من النوع الجيد.


2. اللون ويفضل استخدام الألوان الفاتحة وخاصة اللون الأبيض.
3. اختيار الحجم المناسب للرسالة حيث ينصح باستخدام مقاس A4 للرسائل الخارجية، وA5 للمذكرات الداخلية، وA6 لكتابة الدعوات. كما أن الالتزام بالأحجام المحددة للورق يساعد على عملية حفظها في الملفات بدون أن تعرضها للتلف.
4. الحبر المستخدم لكتابة الرسائل ويفضل استخدام الحبر الأسود عند الكتابة على الورق الأبيض لوضوحه وطول بقائه.
5. النواحي التنسيقية حيث يساهم تنسيق الرسالة المتلقى عبى فهمها بشكل كبير، ومعرفة بداية ونهاية فقراتها وعدم الخلط بين أفكار الرسالة، ولتحقيق ذلك لابد من أن يراعي السكرتير عند تحرير الرسالة مايلي:
 الهوامش: وتساعد الهوامش على المحافظة على الورقة / الوثيقة من التمزق لكونها تحيطها بإطار فارغ يبعد الكتابة عن أطراف الورقة التي تكون عادة عرضة للتلف. كما تعطي الهوامش للرسالة شكلاً أفضل حيث تكون كالإطار حول الكتابة. ولابد من ترك أربعة هوامش للورقة علوية وسفلية ويسرى ويمنى بحيث لاتقل عن اثنين ونصف سنتيمتر بالنسبة للهوامش العلوية والسفلية واليسرى، أما الهامش الأيمن فيكون بمقدار 3 سنتيمتر لترك مسافة مناسبة لتخريم الورقة تمهيداً لحفظها في الملف الخاص بها.
 المسافات: وهناك العديد من المسافات التي يجب مراعاتها مثل المسافة بين الكلمة والأخرى أو الأسطر والفقرات أو بداية الفقرات.

• تجنب الأخطاء الإملائية: وهذا يتطلب من السكرتير الدقة في طباعة المراسلات ومراجعتها بشكل دقيق قبل اعتمادها من المدير. وفي حالة اكتشاف الأخطاء يجب إعادة طباعة الرسالة وأن لايستخدم مزيل الأخطاء أوتصحيحها بالقلم لكي لايشوه معالمها.





الشروط اللغوية في إعداد وسائل الاتصال الكتابي:
تعطي المادة المكتوبة التي تحتوي على أخطاء لغوية في قواعد اللغة العربية أو في استخدام الكلمات أو في تركيب الجمل انطباعاً سلبياً لدى مستقبل الرسالة، كما قد يسبب ذلك صعوبة في فهم المعلومات الواردة في الرسالة. ومن الشروط اللغوية التي يجب أن يراعيها السكرتير عند إعداد الرسائل مايلي:
 اتباع قواعد اللغة العربية في الكتابة مثل مراعاة استخدام الأفعال والضمائر والدقة في تركيب الجمل وترابطها.
 استخدام الكلمات والمصطلحات المناسبة للمستوى الثقافي للقارئ.
 الابتعاد عن استخدام الكلمات والتعابير والجمل التي يكثر استخدامها.
 الابتعاد بقدر الإمكان عن إستخدام الكلمات الأجنبية والعامية.
 الابتعاد عن إستخدام المصطلحات ، وعند الضرورة لاستخدامها تأكد من توضيحها للقارئ بشرح المصطلح المستخدم بين قوسين.
 مراعاة قواعد الإملاء، وتدقيق المادة المكتوبة لتلافي أية أخطاء إملائية.
 تقسيم الموضوع الى جمل وفقرات قصيرة تساعد على سهولة فهمه.
 استخدام كلمات وأساليب مهذبة و لبقة.








أنواع الاتصال الكتابي:
أولاً: الرسالة الخارجية:-
ويستخدم هذا النوع من الرسائل كوسيلة لتبادل المعلومات والأفكار والآراء بين منظمتين مختلفتين، وعادةً ترسل بطرق رسمية سواء بالبريد أو عن طريق المراسلين. وتتكون الرسالة الخارجية من الأجزاء التالية:
• البسملة: وتكون عادةً في منتصف أعلى الورقة وغالباً تكون مطبوعة في الأوراق الرسمية للمنظمة.
• رأس الصفحة: وتحتوي على شعار المنشأة واسمها وعنوانها وعبارة تدل على نشاطها. وفي الجهة اليسرى من رأس الصفحة غالباً ماتجد حقولاً خاصة للتاريخ والمرفقات.
• حقل موضوع الرسالة: ويوضع في هذا الحقل وصف مختصر من كلمتين أو ثلاث كلمات عن الموضوع الذي تتطرق اليه الرسالة.
• وظيفة المرسل إليه وعنوانه البريدي: يخصص هذا الحقل لكتابة وظيفة المرسل إليه وعنوانه البريدي والمدينة والرمز البريدي.
• التحية الافتتاحية: ويجب أن تبدأ بتحية الإسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته).
• جسم الرسالة: وهو الجزء الذي يتم فيه شرح موضوع الرسالة بشيء من التفصيل. وفي الغالب يتكون هذا الجزء من عدة فقرات. الفقرة الأولى لتذكير مستلم الرسالة بخلفية الموضوع والفقرة الثانية لعرض رد المرسل على الرسالة السابقة وتفاصيلها إن وجدت، والفقرة الثالثة ما الذي تريد من مستلم الرسالة عمله.
• التحية الختامية: ويفضل استخدام التحية الختامية (والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته) أو (وتقبلوا فائق التحيات) أو (شاكرين لكم تعاونكم) وغير ذلك من التحايا الختامية.
• حقل التوقيع: ويشتمل على مسمى وظيفة صاحب الصلاحية في توقيع الخطابات وكتابة اسمه مع ترك مسافة مناسبة للتوقيع.
• الرموز: وهي عبارة عن الرموز الأولى لمحرر الرسالة وناسخها وذلك لتحديد المسؤولية في حالة اكتشاف أخطاء في الرسالة.
• الصور: وفيها يوضح صور الرسالة التي يلزم أن تزود بها إدارات معينة لها علاقة بالإدارة. ولا بد من ملاحظة أن الإشارة إلى الصور تكون على الصور ولا توضع على أصل الرسالة.
بسم الله الرحمن الرحيم
المملكة العربية السعودية الرقم: 32214
ص.ب. 2344 التاريخ: 28 شعبان 423 هـ
الدمام 31141 المرفقات: كتالوج
العالمية للأثاث المكتبي

الموضوع: إرسال دليل منتجات (كتالوج).
سعادة مدير برنامج الأمير محمد بن فهد لتأهيل وتوظيف الشباب المحترم

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

إشارة إلى خطابكم رقم 12312 وتاريخ 10 شعبان لعام 1423 هـ بشأن رغبتكم في الحصول على نسخة من دليل منتجاتنا الخاص بالأثاث المكتبي لشهر شعبان.

يسعدنا تزويدكم بنسخة من الدليل الخاص بمنتجاتنا للأثاث المكتبي، آملين أن يساعدكم على تحديد احتياجاتكم من الأثاث المكتبي.

نأمل عدم التردد في الاتصال بنا مع استعدادنا التام للمساهمة في تزويدكم بأية مقترحات أو أفكار تساهم في اختياركم للأثاث المناسب.

وتقبلوا فائق التحيات.
المدير العام
(اسم المدير)


• مظروف الرسالة: عند إعداد مظروف الرسالة يجب على السكرتير أن يراعي مايلي:
 كتابة وظيفة المرسل إليه إذا كانت الرسالة موجهة الى منظمة أي بشكل رسمي أو الاسم إذا كانت موجهة بشكل شخصي.
 كتابة العنوان على المظروف كاملاً: اسم المنظمة أو الشخص مستلم الرسالة، صندوق البريد، اسم المدينة ورمزها البريدي، واسم الدولة. وتكتب هذه المعلومات في منتصف الظرف على بعد خمسة سنتيمترات على الأقل من حافة الظرف اليمنى. ويمكن طباعتها على ملصقات خاصة ذات مقاسات معينة أو طباعة المعلومات على المظروف مباشرة باستخدام الطابعات الخاصة بذلك وهذا أفضل الأساليب المستخدمة لكتابة العناوين على المظروف.
 في حالة عدم توفر مظاريف رسمية للمنشأة التي تعمل فيها فلا بد أن تقوم بكتابة اسم وعنوان المنشأة على أعلى المظروف في الركن الأيسر.












نموذج لرسالة خارجية


العالمية للأثاث المكتبي
ص.ب. 2344
الدمام 31141


سعادة / مدير برنامج الأمير محمد بن فهد لتأهيل وتوظيف الشباب المحترم
الكلية التقنية
الدمام 31221
















ثانياً: المذكرة الداخلية:
وهي عبارة عن رسالة ترسل داخل المنظمة، وتتميز بسهولتها وبساطتها بعيداً عن التحايا المعتادة في المراسلات الخارجية. وعادة ماتكون الكلمات المستخدمة في المذكرات الداخلية قليلة وبسيطة. وهناك عدة أنواع من المذكرات الداخلية حسب موضوعاتها، وقد تكون على شكل نماذج خاصة مثل مذكرات الإحالة أو على شكل مذكرة داخلية وتكون أجزاؤها مختلفة عن الرسالة الخارجية. وتتكون المذكرة الداخلية من الأجزاء التالية:
• عبارة (مذكرة داخلية). وتكتب تحت رأس الصفحة بحوالي أربعة أسطر وغالباً ما تكون هناك نماذج جاهزة.
• المرسل إليه: ويكتفي بكتابة (إلى) تتبعها نقطتان (:) ثم وظيفة الشخص الموجهة له المذكرة.
• المرسل: ويكتفي بكتابة (من) تتبعها نقطتان (:) ثم وظيفة الشخص المرسل للمذكرة.
• التوقيع: وغالباً يكون بالتأشير على يسار اسم المرسل (من).
• التاريخ: ويكتب في الزاوية العليا اليسرى.
• بشأن: وهي تعني الموضوع، ويجب أن يكون مختصراً في كلمات معدودة، وتكتب في السطر التالي لكلمة (من).
• نص المذكرة: ويفضل تقسيمه الى فقرات حسب موضوع المذكرة الداخلية بحيث تكون مترابطة وكل فقرة تحمل فكرة جديدة.
والشكلان التاليان يوضحان شكل مذكرة الإحالة والمذكرة الداخلية.





يا قارئ خطي لا تبكي على موتي
فاليوم أنا معك وغداً في التراب
فإن عشت فإني معك وإن متُّ فاللذكرى
ويا ماراً على قبري لا تعجب من أمري
بالأمس كنت معك وغداً أنت معي
أمـــوت و يـبـقـى كـل مـا كـتـبـتـــه ذكــرى
فيـا ليت كـل من قـرأ خطـي دعا لي

sindabad


ذكر

المشاركات: 9391

نقاط: 17771

تاريخ التسجيل: 10/11/2010

العمل: موظف

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

منقول رد: بحث عن السكرتارية

مُساهمة من طرف sindabad في 26/11/2012, 4:02 pm


الوحدة الثامنة

الوحدة التدريبية: تنظيم محفوظات مكتب المدير.

هدف الوحدة السلوكي: القدرة على تنظيم محفوظات مكتب المدير بكفاءة.

موضوعات الوحدة التدريبية:
 مفهوم المحفوظات.
 أهمية المحفوظات.
 أنواع المحفوظات.
 التنظيم الفني للمحفوظات.
 مفهوم عملية الحفظ وأهميتها.
 إجراءات عملية الحفظ.
 أسس الاسترجاع وإجراءاته.
 أمن وسرية المعلومات.










• مفهوم المحفوظات :
هي جميع الأوراق والوثائق التي تنتج عن ممارسة المنشآت لنشاطها الإداري و يتم حفظها.

• أهمية المحفوظات:
تمثل المحفوظات أهمية خاصة لأي منشأة وذلك للأسباب التالية:
 تساهم في تحقيق أهداف المنشأة.
تعتبر المحفوظات بما تحتويه من بيانات ومعلومات مرجعاً هاماً لأية منشأة وهي احدى أهم مواردها تساهم في اتخاذ المدير القرارات الإدارية المناسبة.
 تساعد على اتخاذ القرارات المناسبة.
تساعد المحفوظات بما تتضمنه من بيانات ومعلومات في عملية اتخاذ القرار، حيث يمكن عن طريقها دعم ومساندة المديرين في أية لحظة من أجل اتخاذ قرار معين.
 تعتبر المرجع الرئيسي لأية منشأة.
تمثل المحفوظات في أية منشأة المرجع الرئيسي لنشاطاتها وأعمالها بدءاً من تكوينها وعلاقاتها مع غيرها وانتهاء بمشاريعها وخططتها فهي تشكل السجل التاريخي للمنشأة.
 تساهم في عملية التخطيط لنشاطات المنشأة بفاعلية.
تمثل المحفوظات أهمية خاصة للمنشآت خصوصاً عند ممارسة عملية التخطيط لنشاطاتها المستقبلية، حيث يمكن عن طريق المحفوظات الرجوع إليها والوقوف على جميع أنشطة المنشأة، وبالتالي تساعد صانعي القرار والمخططين في المنشآت على رسم سياساتها المستقبلية بفاعلية.
 تساهم في متابعة تقويم الخطط ومتابعة الانحرافات.
توفر المحفوظات بما تحتويه من بيانات ومعلومات وسيلة تقويم ومتابعة لأي من نشاطات المنشأة، حيث يمكن عن طريقها متابعة أي من نشاطات المنشأة وقياس مستوى أدائها.






• أنواع المحفوظات:
تتعدد أنواع المحفوظات في المنشآت من حيث درجة نشاطها وأهميتها، ويمكن تقسيم المحفوظات من حيث أنواعها إلى:

 محفوظات نشطة: وهي تلك المحفوظات من الأوراق والوثائق التي يتطلب العمل الرجوع إليها في المنشآت بصفة مستمرة لإنجاز أعمالها.

 محفوظات متوسطة النشاط: وهي تلك المحفوظات من الأوراق والوثائق التي يتطلب العمل في المنشآت الرجوع إليها بين الحين والآخر وعلى فترات متفاوتة، لكن تظل هناك حاجة إليها.

 محفوظات عديمة النشاط أو غير نشطة: وهي تلك المحفوظات من الأوراق والوثائق التي لا يتطلب العمل في المنشآت الرجوع إليها على الإطلاق. وتنقسم الى قسمين هما:
o محفوظات منتهية: وهي التي انتفت الحاجة اليها.
o محفوظات دائمة: وهي المحفوظات دائمة الحفظ ولايمكن إتلافها كالمخططات والصكوك والخطط الاستراتيجية ........الخ.













• التنظيم الفني للمحفوظات:
ونعني بالتنظيم الفني للمحفوظات تطبيق عدد من الأسس والعمليات الفنية على محفوظات المنشأة ليمكن استرجاع الوثائق والأوراق بسهولة ويسر.

من أهم عمليات التنظيم الفني للمحفوظات مايلي:
• التصنيف: وهو عملية تجميع المحفوظات وترتيبها في مجموعات متشابهة ذات خصائص وسمات متشابهة وذلك للرجوع إليها بيسر وسهولة.

• أنواع التصنيف:
1. التصنيف حسب موضوع الوثيقة: هو تصنيف الوثائق والأوراق حسب موضوعاتها، مثل التخطيط، الزيارات ومن أمثلة التصنيف الموضوعي مايلي:

الموضوع النشاط الفرعي النشاط الرئيسي
تقرير زيارة خط الإنتاج
تقرير زيارة مكاتب المنشأة تقارير الزيارات الروتينية الزيارات
تقرير زيارة شركة ........
تقرير زيارة شركة ........ تقارير الزيارات الرسمية
تقرير زيارة قسم ..........
تقرير زيارة قسم ......... تقارير الزيارات المفاجئة







2. التصنيف حسب المكان الجغرافي: هو تصنيف الوثائق والأوراق حسب المكان سواء أكان دولة أو مدينة أو منطقة أو بلدة أو شارع ، مثل فروع المنشآت ومن أمثلة التصنيف الجغرافي مايلي:

الموضوع النشاط الفرعي النشاط الرئيسي
تقرير زيارة فرع الرياض
تقرير زيارة فرع جدة
تقرير زيارة فرع الدمام
تقارير الزيارات الروتينية الزيارات

3. التصنيف حسب الزمن: هو تصيف الوثائق والأوراق حسب تاريخ إنشائها. ومن أمثلة التصنيف الزمني مايلي:

الموضوع النشاط الفرعي النشاط الرئيسي
تقارير الزيارات الروتينية لشهر شعبان 1423 هـ
تقارير الزيارات الروتينية لشهر .................
تقارير الزيارات الروتينية الزيارات
تقارير الزيارات الرسمية لشهر شعبان 1423 هـ تقارير الزيارات الرسمية لشهر ...................
تقارير الزيارات الرسمية
تقارير الزيارات المفاجئة لشهر شعبان 1423 هـ
تقارير الزيارات المفاجئة لشهر ...................
تقارير الزيارات المفاجئة

4. التصنيف حسب الشكل: هو تصيف الوثائق والأوراق حسب شكلها ويستخدم هذا النوع من التصنيف للخرائط والرسومات.




• الترميز: هو عبارة عن إعطاء محفوظات المنشأة رموزاً سواء أكان ذلك بالطريقة الرقمية المركبة أو الهجائية المركبة أو بأستخدام الطريقة الرقمية الهجائية. ويمكن للسكرتير الرجوع إلى كتب متخصصة في هذا المجال لمعرفة طرق ترميز المحفوظات. ويهمنا هنا معرفة الطريقة الرقمية المركبة لسهولتها ومرونتها.
ومن أمثلة الترميز بالطريقة العددية المركبة مايلي:

الموضوع النشاط الفرعي النشاط الرئيسي
1/1/1 تقارير الزيارات الروتينية لشهر ........
1/1/2 تقارير الزيارات الروتينية لشهر ........
1/ 1 تقارير الزيارات الروتينة 1 الزيارات
1/2/1 تقارير الزيارات الرسمية لشهر .........
1/2/2 تقارير الزيارات الرسمية لشهر .........
1/ 2 تقارير الزيارات الرسمية
1/3/1 تقارير الزيارات المفاجئة لشهر .........
1/3/2 تقارير الزيارات الروتينية لشهر ........
1/ 3 تقارير الزيارات المفاجئة

• الفهرسة وإعداد الفهارس: لتسهيل عملية الرجوع للملفات لابد من استخدام بطاقة فهارس ليتمكن السكرتير من الرجوع أو الاستدلال إلى موقع الملف. وهناك العديد من أنواع بطاقات الفهارس ويمكن للسكرتير الرجوع إلى كتب متخصصة في هذا المجال لمعرفة هذه الأنواع. وأكثر بطاقات الفهارس استخدامأ هو بطاقات فهارس الموضوعات لسهولتها. كما أن وجود الحاسب الآلي أدى الى استخدام بعض البرامج المتخصصة في مجال الفهرسة لتسهيل الرجوع إلى الوثائق وتحديد أماكن حفظها.

• أسس الحفظ: ويتم حفظ الأوراق والوثائق على الأسس التالية:
 الاحتفاظ بالأوراق والوثائق الضرورية.
 استخدام أوعية وتجهيزات الحفظ المناسبة.
 التخلص من المسودات.
 إيداع الأوراق والوثائق بحسب طريق التصنيف والترميز الخاص بها.
 إعداد النماذج الخاصة لضبط عملية الحفظ مثل قائمة محتويات ملف، نموذج سحب أوراق ملف.

 مراعاة سعة أوعية الحفظ المناسبة.
 إعداد مرشدات على أوعية وتجهيزات الحفظ.
 عدم حفظ الوثائق في الملف إلا بعد الانتهاء من جميع الإجراءات الإدارية المتعلقة بها وتأشير المدير المختص بحفظ تلك الوثائق في الملف المخصص لحفظها.
• مفهوم عملية الحفظ: ويقصد بها ترتيب الأوراق والوثائق في الأوعية الخاصة بها بطرق سليمة.

• أهمية عملية الحفظ: يتم حفظ الأوراق والوثائق في المنشآت لتسهل علمية الرجوع إليها وقت الحاجة، لذا تتضح أهمية عملية الحفظ فيما يلي:
 تثبيت مكان واضح للأوراق والوثائق.
 سهولة الرجوع إليها وقت الحاجة.
 تحديث البيانات والمعلومات.
 ضمان سلامة الأوراق والوثائق.

• أسس الاسترجاع وإجراءاته: يجب أن تتم عملية استرجاع الأوراق والوثائق من مكان حفظها وفق أسس معينة تنظم عملية الاسترجاع وهي على النحو التالي:
 يجب أن تحدد نوعية المعلومات التي يتم أسترجاعها.
 أن تحدد مدة معينة للاسترجاع. (تحديد مدة حفظ الوثائق).
 أن يخصص مكان معين لللاطلاع على الأوراق والوثائق.
 أن يتم ضبط عملية الاسترجاع بنماذج معينة.
 أن تكون عملية الاسترجاع للوثائق تحت إشراف مسؤول الحفظ.

• مفهوم عملية الاسترجاع وأهميتها: ويقصد بها الحصول على المعلومات والبيانات من أماكن حفظها بسهولة ويسر. وتبرز أهميتها في الحصول على المعلومات الدقيقة والصحيحة في الوقت المناسب، مما يساعد المدير على اتخاذ القرار الصحيح المبني على معلومات دقيقة.

• إجراءات عملية الاسترجاع: لقيام السكرتير باسترجاع الأوراق من الملفات سواءاً أكانت في وحدة الحفظ أو إعارتها من خارج مكان الحفظ مع ملاحظة ان على السكرتير عدم إعارة أي من الملفات المحفوظة لديه لأية جهة إلا بعد أخذ موافقة المدير على ذلك. وعند قيام السكرتير بإعارة الملف يجب عليه اتباع مايلي:
 استرجاع الملفات من وحدة الحفظ
o تحديد نوعية البيانات والمعلومات.
o استخراجها من مكان حفظها.
o ضبط عملية الاسترجاع في بيان أو سجل الاطلاع.
o إعادة الأوراق والوثائق إلى مكان حفظها.

 وتتم إعارة للمفات خارج وحدة الحفظ عن طريق
o تحديد نوعية الأوراق والوثائق المطلوبة.
o استخراجها من مكان حفظها.
o إثبات بيانات الإعارة في النماذج الخاصة بها.
o التوقيع من المستعير في النموذج الخاص بالإعارة.
o تسليم الملف للمستعير.

• أمن وسرية المعلومات: تعتبر البيانات والمعلومات في المنشآت ذات أهمية خاصة لأداء نشاطتها. فيجب على السكرتير أن يكون حريصاً وأميناً على معلومات ووثائق المنشأة التي يعمل فيها. ونعني بأمن وسرية المعلومات توفير الاحتياطات اللازمة للمحافظة على البيانات والمعلومات في جميع مراحل الوثيقة بدءاً من تكوينها وتداولها وانتهاء بحفظها داخل الملفات. ويمكن تحقيق تلك الجوانب للمحافظة على أمن وسرية البيانات والمعلومات، عن طريق عدد من الضوابط التي يجب على السكرتير مراعاتها عند التعامل معها و منها:
 تصنيف أنواع الوثائق والبيانات حسب أهميتها.
 تحديد مسؤولية التعامل مع تلك البيانات والمعلومات.
 توفير الوسائل المادية اللازمة للمحافظة على تلك البيانات والعلومات.
 تحديد الإجراءات المناسبة للتعامل مع تلك البيانات والمعلومات.




يا قارئ خطي لا تبكي على موتي
فاليوم أنا معك وغداً في التراب
فإن عشت فإني معك وإن متُّ فاللذكرى
ويا ماراً على قبري لا تعجب من أمري
بالأمس كنت معك وغداً أنت معي
أمـــوت و يـبـقـى كـل مـا كـتـبـتـــه ذكــرى
فيـا ليت كـل من قـرأ خطـي دعا لي

sindabad


ذكر

المشاركات: 9391

نقاط: 17771

تاريخ التسجيل: 10/11/2010

العمل: موظف

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

منقول رد: بحث عن السكرتارية

مُساهمة من طرف sindabad في 26/11/2012, 4:02 pm


المــراجــع

- ابراهيم شحاته وشهاب سليمان ( التقارير كوسيلة اتصال فعالة )، معهد الإدارة العامة 1403هـ.

- إيميت ن. ماكفرلاند: إجراءات السكرتارية: إدارة المكاتب والأنظمة الآلية، ترجمة محمد عبدالله. جمعه عبيد الله وعبد الحميد رضا عبد اللطيف، معهد الإدارة العامة، الرياض 1412هـ.

- أبو الرب ، أحمد محمود ، السكرتارية الحديثة وإدارة المكاتب، المؤلف، أرد، د.ب.

- بدر، سيد حجاج، المحفوظات في الإدارة العامة " التنظيم الفني والإداري _ النشاطات والمشكلات _ التقنيات الحديثة "، كعهد الإدارة العامة، الرياض 1409هـ.

- سيد حسب الله ومحمد الغزالي: المحفوظات في الأجهزة الحكومية: دراسة ميدانية عن المحفوظات في المملكة العربية السعودية، معهد الإدارة العامة، الرياض 1402هـ.

- عبد الحميد رضا وبشير زنداج ( الإدارة المكتبية وأعمال السكرتارية في الأجهزة الحكومية) الجزء الأول، الإدارة العامة 1408هـ، 651ع ع أ.

- عبد اللطيف، عبد الحميد رضا وزنداج، بشير إبراهيم، الإدارة المكتبية وأعمال السكرتارية، معهد الإدارة العامة، الرياض 1408هـ.

- عبد الله، محمد الغزالي والبداح، إبراهيم علي، المصغرات الفيلمية واستخداماتها.

ودراسة تطبيقية وتجربة المعهد في هذا المجال، معهد الإدارة العامة، الرياض 1401هـ.





يا قارئ خطي لا تبكي على موتي
فاليوم أنا معك وغداً في التراب
فإن عشت فإني معك وإن متُّ فاللذكرى
ويا ماراً على قبري لا تعجب من أمري
بالأمس كنت معك وغداً أنت معي
أمـــوت و يـبـقـى كـل مـا كـتـبـتـــه ذكــرى
فيـا ليت كـل من قـرأ خطـي دعا لي

sindabad


ذكر

المشاركات: 9391

نقاط: 17771

تاريخ التسجيل: 10/11/2010

العمل: موظف

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

منقول رد: بحث عن السكرتارية

مُساهمة من طرف عشوبة في 26/4/2013, 3:30 pm

يسلمممممممممموا

عشوبة

انثى

المشاركات: 1

نقاط: 1

تاريخ التسجيل: 26/04/2013

العمل: معلمة

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

منقول رد: بحث عن السكرتارية

مُساهمة من طرف foùfoù hàfidhà90 في 22/5/2013, 8:29 pm

بارك الله فيك ...هاذا ماكنت بحاجة اليه ...مجهوود قيم لكم كل الشكر
تقبلو تحياات اختكم في الله فوفو ...


foùfoù hàfidhà90

انثى

المشاركات: 1

نقاط: 1

تاريخ التسجيل: 22/05/2013

العمل: سكرتارية مكتبية

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

صفحة 1 من اصل 2 1, 2  الصفحة التالية

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة


صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى