ترتيب المستندات الادارية

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل

ترتيب المستندات الادارية

مُساهمة من طرف sindabad في الأحد 25 نوفمبر 2012, 14:14


ترتيب المستندات الادارية

تمهيد: تلجا الادارة العامة الى اساليب و مناهج متنوعة لاداء مهامها المسطرة في قوانينها الداخلية و تلبية الحاجات العامة و لا تسعى الادارة في تعاملها الى حماية المصالح الخاصة و لكن بالدرجة الاولى الى الحفاظ على المصلحة العامة و لذلك و جب عليها ان تكون عادلة و موضوعية و ملتزمة و هذا يستلزم ان تكون منظمة و سبيلها الوحيد في ذلك الترتيب اي ترتيب الوثائق الادارية والمستندات المختلفة داخل المكاتب الادارية بمختلف المستويات على السلم الاداري و بهذا تتمكن الادارة العامة من تحقيق اهدافها و حماية حقوق وحريات المواطن المجسدة واقعيا على تلك الوثائق و المستندات .
1- تعريف الترتيب: الترتيب صفة مرتبطة ارتباطا وثيقا بالانسان وهو عملية تنظيم الوثائق و المستندات و المراجع داخل المكاتب من طرف الموظف العام وذلك باتباعه اساليب و مناهج معينة حتى و لو كانت بسيطة سعيا منه الى تحقيق الاهداف العامة للادارة. ومن الملاحظ ان هناك غموض بين مصطلحين يعتبر كل منهما وسيلة موضوعية تساعد الادارة العامة على الوصول الى تحقيق المصلحة العامة و اشباع الرغبات العامة للمواطنين وهما:
ا- الترتيب.
ب-التصنيف.

ا- الترتيب: سبق و ان عرفناه اعلاه بانه عملية تنظيم لمختلف الوثائق بالوسائل المتوفرة.
ب- التصنيف: وهو تنظيم الوثائق و المستندات و المراجع و الكتب اعتمادا على طرق وقواعد علمية عالمية معتمدة كما انه يعتمد على التفاصيل الدقيقة لتقسيم المواضيع و غالبا ماتتبع طرق التصنيف في ميدان المكتبات و البحوث العلمية بينما الترتيب هو مصطلح عام و شامل و مجالات استعماله واسعة.
2- طرق الترتيب: من اشهر طرق الترتيب استعمالا داخل مكاتب الادارة العامة مايلي:
ا- الترتيب الهجائي: يرتكز هذا النوع من الترتيب على اسماء الاشخاص و الاشياء باتباع الحروف الهجائية اي الحرف الاول للشخص او الشيء .

ب- الترتيب العددي: وترتيب من خلاله الوثائق على اساس الارقام التسلسلية لها علما بان كل وثيقة تحمل رقما معينا.
ج- الترتيب الزمني: ان الزمن في هذه الحالة هو الاساس اذ يعتمد الموظف على ترتيب الوثائق حسب تواريخ صدورها او نشرها.
د- الترتيب العشري: او ما يسمى بالتصنيف العشري و هي طريقة علمية اعتمدها العالم " ديوي" حيث ركز على تقسيم المواضيع بادق التفاصيل واعطاءها ارقاما معينة و بامكاننا اعطاء مثال لذلك:
1- التحرير الاداري.
1.1 الاسلوب الاداري.
1.1.1 -خصائص الاسلوب الاداري.
3- مزايا الترتيب: تترتب على عملية الترتيب عدة مزايا و ايجابيات:
1- سهولة الرجوع و الاطلاع على مختلف الوثائق و المستندات.
2- ربح الوقت مما يفسح المجال الى اتخاذ المبادراتالايجابي
avatar
sindabad


ذكر

الاقامة : ALGERIE

المشاركات : 17014

نقاط : 31369

تاريخ التسجيل : 10/11/2010

العمل : موظف

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة

إنشاء حساب أو تسجيل الدخول لتستطيع الرد

تحتاج إلى أن يكون عضوا لتستطيع الرد.

انشئ حساب

يمكنك الانضمام للمنتدى فهملية التسجيل سهلة !


انشاء حساب جديد

تسجيل الدخول

اذا كنت مسجل معنا فيمكنك الدخول بالضغط هنا


تسجيل الدخول

 
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى

  • © phpBB | منتدى مجاني | منتدى مجاني للدعم و المساعدة | إتصل بنا | التبليغ عن محتوى مخالف | انشئ مدونة