أهلا وسهلا بك إلى ملتقى الموظف الجزائرى.
أهلا وسهلا بك زائرنا الكريم، إذا كانت هذه زيارتك الأولى للمنتدى، فيرجى التكرم بزيارة صفحة التعليمـــات، بالضغط هنا.كما يشرفنا أن تقوم بالتسجيل بالضغط هنا إذا رغبت بالمشاركة في المنتدى، أما إذا رغبت بقراءة المواضيع والإطلاع فتفضل بزيارة القسم الذي ترغب أدناه.

الرئيسيةالمجلهبحـثس .و .جالتسجيلدخول
المواضيع الأخيرة
» إستشارة حول إجراء عدم جدوىاليوم في 1:19 am من طرف goualhocine» سؤال موجه الى اصحاب الخبرة من الامناء العامون .أمس في 11:41 pm من طرف المستشار الأول» مشاركة الموظفين في مسابقات التوظيفأمس في 11:03 pm من طرف belabbes brahim» تعليمة وزارية مشتركة معاشات تقاعد الاطارات العلياأمس في 11:00 pm من طرف belabbes brahim» تنازل المتاهل الاول أمس في 10:58 pm من طرف فتحي بن يطو» النسخة الكاملة لبرنامج تسيير نفقات المهام لكل المؤسسات والاداراتأمس في 10:53 pm من طرف rayes19» منتوج الشبه الطبيأمس في 10:48 pm من طرف belabbes brahim» مراسلات و بحوث تخص الصفقات العموميةأمس في 10:45 pm من طرف hemaizia sihem


في حال وجود أي مواضيع أو ردود مُخالفة من قبل الأعضاء، يُرجى الإبلاغ عنها فورًا باستخدام أيقونةتقرير عن مشاركة سيئة ( تقرير عن مشاركة سيئة )، و الموجودة أسفل كل مشاركة
11/10/2011, 1:17 pm
المشاركة رقم: 1


إحصائية العضو
ذكر
المشاركات: 8355
نقاط: 16037
تاريخ التسجيل: 10/11/2010
العمل: موظف

مُساهمةموضوع: تعريف السكرتارية

تعريف السكرتارية
هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.
ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ،وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة .
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ، فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية .
مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي :
هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ، ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاً لظروفها الخاصة ، فهناك الدوائر الصغيرة ، والدوائر الكبيرة . وهناك الدوائر المتمركزة في موقع واحد ، والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة .
ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات . ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم .
وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية :
1. مركزية السكرتارية
2. لامركزية السكرتارية
3. الجمع بين المركزية واللامركزية
أنواع السكرتارية
أولا : السكرتارية العامة :
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .
ثانيا : السكرتارية الخاصة :
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجازعمله.
ثالثا : السكرتارية المتخصصة:
ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها . مثل السكرتارية القانونية ، السكرتارية المالية ، السكرتارية الاقتصادية ، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية ، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن .
السكرتير الخاص :
وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .
وتطلق كلمة سكرتير ، دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفية والبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
1.الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير :
* حسن المظهر والهندام .
* أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .
* قوة الشخصية .
* حسن التصرف .
* قوة الذاكرة .
* الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .
* المرونة في التفكير وحب التغير .
* الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .
* هدوء الأعصاب .
2. الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص :
إذا كانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص ، حيث يصعب تحسينها أو تغييرها في معظم الأحوال ، فمثلاً الأشخاص الذين يتسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلاً أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمون بالثبات الانفعالي .
فان الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها ، بقدر من التعليم والتدريب ، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع من التعليم والتدريب ، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية . بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات.
القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته :
1. معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .
2. معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس .
3. تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .
4. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل :
* إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .
* تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة.
* مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة .
5. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل :
* تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة .
* تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار.
* تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.
* مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.
6. الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات .
7. الإلمام بقدر كاف ببعض اللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية
أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :
1. إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس .
2. استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .
3. تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة .
4. استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .
5. تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .
6. تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
7. مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس ز
8. متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .
9. تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .
الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام :
1.إدارة المكاتب .
2.اللغات الأجنبية .
3.الحفظ والتصنيف .
4.معلومات عن الجهاز الإداري .
5.الآلة الناسخة .
6.علم النفس والعلاقات الإنسانية .
7.أساليب كتابة المراسلات .
8.التعبير.
الدرس الأول : ما هي السكرتارية وما هي مواصفات السكرتير ؟؟
مفهوم السكرتارية :
هي ذلك الجهاز من العاملين المنظم لمكتبات الادارة الصادرة منها والواردة اليها .
وتعتبر بمثابة الساعد الأيمن للمدير والمسؤلين في إنجاز وأداء أعمالهم .
وقد اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة الانجليزية ( SECRETARY)
والمشتقة من كلمة ( SECRET) أي سر...
تعريف السكرتير :
هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل
معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر ...
وظيفة السكرتير :
- معالجة البريد الصادر والوارد ..
- استقبال الزوار..
- الرد على الهاتف ..
- أعمال الطباعة ..
- الحفظ والتصنيف ..
- تجميع المعلومات ...
وغيرها ........
الفرق بين السكرتير والطابع " الكاتب" :
السكرتير أشمل وأوسع حيث أن السكرتير يقوم بالطباعة فهي جزء من الأعمال التي يمارسها ..
حيث أن أعمال الطباعة تتمثل بجميع ما يطبع على الآلة الكاتبة كالرسائل والمذكرات ..الخ ..
أضف إلى ذلك أن الطابع ليس لديه إلمام بأعمال السكرتير حتى الأساسية منها والتي تتمثل
في تنظيم المواعيد والاجتماعات والرد على المكالمات الهاتفية....الخ بعكس السكرتير الذي
بالإضافة إلى إتقانه هذه الأعمال فإن عليه أن يتقن الضرب على الآلة الكاتبة ..
ونتيجة لذلك بإمكاننا وضع قاعدة عامة وهي
أن كل سكرتير طابع وليس كل طابع سكرتير ....
الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية :
1. الصفات الشخصية
2. الصفات العلمية
3. الصفات العملية
سنفصل قليلا :
أولاً : الصفات الشخصية :
* أن يكون صادقاً أميناً يحفظ أسرار المؤسسة .
* أن يتميز باللباقة وحسن التصرف .
* أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة .
* أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع .
* أن يكون قوي الثقة بالنفس .
* أن يهتم بالمظهر الحسن والانتظام في العمل .
ثانياً : الصفات العلمية :
* أن يكون حاصلاً على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية .
* أن يكون واسع الاطلاع على ما يجد في مجال عمله .
* أن يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المرعية في المؤسسة .
* أن يكون قادراً على التعبير بلغة صحيحة بالإضافة إلى اللغة الانجليزية .

ثالثاً : الصفات العملية :
أن يكون ملماً بما يلي :
* الطباعة
* الإملاء
* النسخ والتصوير
* استعمال الهاتف
* معالجة المعلومات
* مهارة الاتصالات وغيرها..
الدرس الثاني:التعرف على أنواع السكرتارية ومهام كل نوع:
أنواع السكرتارية :
خاصة
متخصصة
عامة
أولاً : السكرتير الخاص :
هو موظف يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة نظراً لثقة رئيسه به ولكفاءته في العمل …
وتتلخص أعماله فيما يلي :
1-استقبال الزوار وفق جدول محدد ..
2-الرد على المكالمات الهاتفية ، وتسهيل مكالمات الرئيس مع الآخرين ..
3-تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة ..
4-حفظ الوثائق الخاصة بالرئيس في ملفات محددة ..
5-القيام بالأعمال الكتابية الخاصة بالرئيس ..
6-مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر ..
7-مساعدة الرئيس في عقد الاجتماعات والحفلات ..
ثانياً : السكرتارية المتخصصة :
السكرتير المتخصص هو الذي يقوم بعمل معين من أعمال السكرتارية
ويتفرع إلى فروع عدة وهي :
* مدير المكتب
* القانوني
* الصحفي
* الطبي
* الفني
* التعليمي
* الإحصائي
أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام :
• دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم تقرير فني موجز ..
• ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية لتقديم المعلومات اللازمة له ..
• الاطلاع على ما يستجد في مجاله تخصصه من الأبحاث والتقارير العلمية وتقديمها للرئيس..
• حفظ وترتيب وتصنيف الوثائق والأوراق الفنية في ملفات خاصة ليسهل الوصول إليها ..
أ- مدير المكتب :تتلخص أعماله :
• تلقي التعليمات من الرئيس وتنفيذها ...
• البحث في الرسائل الواردة وعرض المهم منها على الرئيس ..
• التمتع بحق التوقيع على الرسائل الصادرة عن مكتب الرئيس إلا الذي يصدر
بموجبها أمر من الرئيس بوجوب الاطلاع عليها ...
• حضور الاجتماعات مع الرئيس ...
• حضور المؤتمرات الصحفية ...
• مرافقة الرئيس في زيارته ورحلات عمله اذا طلب منه ذلك ...
ب - السكرتير القانوني :تتلخص أعماله :
• فحص القضايا المرفوعة ضد المؤسسة من الأفراد أو المؤسسات ..
• صياغة القرارات الادارية من الناحية القانونية قبل اصدارها ...
• الرد على الشكاوي والتظلمات الواردة من الأفراد والمؤسسات الأخرى ...
• حضور الجلسات مع الرئيس للاستعانة به من الناحية القانونية ...
• دراسة حالات النقل والترقية والعلاوات ...
ج - السكرتير الصحفي :تتلخص أعماله :
• الاطلاع على جميع الصحف واقتطاع الجزء الخاص بالمؤسسة وإلصاقه على ورق خُصص لهذا الغرض ، وإرساله إلى الجهة المختصة للرد عليه وبعد تلقي الرد يعرضه على الرئيسثم يرسله إلى الصحف للنشر ...
• يزود الرئيس بجميع الاشياء المحلية والعالمية التي لها علاقة بمنشأته ...
• يحضر المؤتمرات الصحفية التي يعقدها الرئيس وهو الذي يوجه الدعوة لرجال الصحافة ..
د- السكرتير الطبي :تتلخص أعماله :
• استقبال المريض وأفراد عائلته.
• حفظ سجلات المريض.
• معالجة البريد الوارد والصادر .
• استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها .
• كتابة الرسائل والتقارير والبحوث على الآلة الكاتبة .
• تزويد العيادة او المستشفى بالمستلزمات الضرورية .
هـ- السكرتارية التعليمية : وتتلخص أعماله :
• استقبال الأشخاص المترددين على القسم ..
• استقبال المكالمات الهاتفية ..
• اعداد بعض حفلات الشاي ..
• حفظ الأوراق والمستندات ..
• مساعدة أعضاء هيئة التدريس
و- السكرتارية الفنية :
وتتلخص اعماله :
• يقوم بالدراسات والأبحاث التي تتطلب من الرئيس .
• تقديم البيانات والمعلومات المتعلقة بطبيعة تخصصه أثناء الاجتماعات التي يعقدها الرئيس .
• يعرض على الرئيس أحدث المعلومات والتقارير والأبحاث مع التعليق عليها ..
ز- السكرتارية الإحصائية :
وهو الذي يقوم بجمع البيانات الإحصائية من مصادرها المحلية والأجنبية ويكون على اتصال
وثيق مع هذه المصادر ويحتفظ بهذه البيانات بشكل منسق ومنظم للرجوع إليها عند الحاجة ...
ويتفرع إلى فروع عدة وهي :
* مدير المكتب
* القانوني
* الصحفي
* الطبي
* الفني
* التعليمي
* الإحصائي
الدرس الثالث / ما ذا تعرف عن السكرتارية العامة ؟؟
ثالثاً : السكرتارية العامة : " الإدارة المكتبية "
أهم خدماتها :
1-تقوم بمتطلبات البريد الصادر والوارد ومتابعتها .
2- تلتزم بما يتطلبه الاتصال العادي والبرقي والسلكي .
3- تنظيم وسائط النقل من حركة وصيانة ..
فروع السكرتارية العامة :
* وحدة الاستعلامات
* وحدة الطباعة
* وحدة الصيانة
* وحدة التعقيب
* وحدة الحركة
* وحدة خدمات المبنى
* وحدة المحفوظات
* وحدة الاتصال
* وحدة مراقبة الدوام
^ ملاحظة ^
** يختلف تقسيم السكرتارية العامة من مؤسسة إلى أخرى تبعاً لاختلاف التنظيمالإداري للمؤسسة الموجودة بها إلا أنه يتم إعادة تقسيم السكرتارية العامة إلى الوحدات السابقة ...
أ) اختصاصات وحدة الاستعلامات :
* تنظيم دخول المترددين على المنشأة باستقبالهم ، والتحقق منهم ..
* الرد على استفسارات المراجعين ..
* استلام البريد الوارد والبرقيات الواردة في غير أوقات العمل الرسمية ..
ب) اختصاصات وحدة الاتصال الهاتفي :
* تركيب ونقل ورفع التليفونات داخل أقسام المنظمة .
* تلقي الإرشادات الهاتفية الصادرة والواردة وإرسالها إلى الجهات المختصة .
* تشغيل اللوحات التليفونية وصيانتها وتعليمها
ج ) اختصاصات وحدة المحفوظات :
* كافة أعمال البريد الوارد من استقبالها ، استلام ،فرز ....الخ
* كافة أعمال البريد الصادر من استقبال ، ....الخ
* الإشراف على تداول الملفات واستعادتها .
* الإشراف على تنظيم وإدارة غرفة الحفظ ..
د) اختصاصات وحدة الطباعة :
* الإشراف على قسم النسخ المركزي إن وجد .
* القيام بجميع أعمال الطباعة والاحتفاظ بأصول الورق .
* القيام بأعمال صيانة الآلات الكاتبة وآلات الطباعة واتخاذ إجراءات إصلاح للذي يعطل منها فوراً .
ه ) اختصاصات وحدة الصيانة :
* صيانة وإصلاح الأبواب والشبابيك والأثاث .
* صيانة وإصلاح الآلات المكتبية .
* صيانة المبنى وعمل الدهانات اللازمة له .
* وقاية المبنى من أخطار الحريق .
* كافة أعمال السباكة .
* كافة أعمال الكهرباء .
* صيانة وإصلاح أجهزة التكيف والمصاعد .
و- اختصاصات وحدة الحركة :
* إعطاء أوامر الحركة للسائقين لاستخدام وسائل النقل الخاصة بالمؤسسة .
* تجديد رخص السيارات المنتهية وتجديد التأمين على السيارات سنوياً .
* ترتيب نوبات العمل بين السائقين .
* الإشراف على صيانة وسائل النقل .
* مراقبة استهلاك الوقود والتأكد من استهلاكه في الأعمال المصلحية .
ز- اختصاصات وحدة خدمات المبنى :
* ترتيب ورديات عمال النظافة والسعادة وتوزيع الأعمال عليهم .
* مراقبة نظافة المبنى وأداء العمال لأعمالهم على أكمل وجه .
* الاشتراك في الصحف والمجلات ومراقبة توزيعها على من يهمه الأمر .
* اتخاذ إجراءات الإعلان في الصحف والمجلات .
* التعاقد على تأجير المبنى والملحقات الضرورية للعمل .
ح- اختصاصات وحدة التعقيب "مندوب العلاقات الحكومية ":
* الاحتفاظ بسجلات المتعاقدين .
* استخراج الإقامة الخاصة بهم وبأسرهم .
* الحصول على التأشيرات اللازمة لهم .
* استخراج تذاكر السفر الخاصة لهم .
ط -اختصاصات وحدة مراقبة الدوام :
* مراقبة حضور وانصراف العاملين في مواعيد العمل الرسمية ..
* أخطار شؤون الموظفين بحالات التأخير والغياب.
الدرس الخامس / كيفية استعمال الهاتف و معالجة البريد
سنكمل اليوم بإذن الله واجبات السكرتير الأولية والتي بدأناها في الدرس السابق
واجبات السكرتير الأولية :
ثالثاً / استعمال الهاتف :
أ - أسلوب التحدث إلى الهاتف
"أسلوب التحدث يعطي انطباعا سلبيا أو ايجابيا عن واقع المؤسسة"..
على السكرتير أن يأخذ بعين الاعتبار الأمور التالية عند التحدث بالهاتف:
* التكلم بأسلوب هادئ وواضح ..
* يستحسن مخاطبة الشخص باسمه إذا كان معروفاً ..
* السرعة بالإجابة والرد على الهاتف والتعريف بالشركة ..
* الحفاظ على سرية الاتصال ..
* تدوين معلومات المتصل كاملة في دفتر خاص معد مسبقاً ..
* الإصغاء وعدم المقاطعة في الحديث ..
* عدم استخدام الهاتف لأغراضه الشخصية ..
* على السكرتير عدم إنهاء المكالمة إذا كان هو مستقبلاً لها .. "" مهمة ""
ب) تسجيل الرسائل الهاتفية والنماذج المستعملة :
يقوم بتسجيل الرسائل الهاتفية على النموذج المعد لذلك عندما يكون الرئيس خارج
مكتبه أو في اجتماع وعلى السكرتير أن يطلب من المتصل معلومات ضرورية مثل :
اسم المتصل –سبب الاتصال – وقت الاتصال – عنوان المتصل-في أي وقت يرغب أن يتصل به الرئيس في حالة عودته .."" آخر نقطة مهمة ""
ج- الاتصال الهاتفي بالآخرين:
* أن يقوم السكرتير بالاتصال بالآخرين حسب طلب الرئيس سواء كان داخلي او خارجي .
* يجب ان يترك وقت فراغ بين الاتصال والآخر لإعطاء فرصة للاتصال به .
د) طرق الاتصالات الهاتفية خارج الدولة :
يجب على السكرتير الاحتفاظ بسجل أو دليل يحتوي على جميع الدول التي
يتعامل معها الرئيس وهذا الرئيس يدون فيه اسم البلد والرقم الرمزي لها ورقم المدينة والشركة التي يرغب الاتصال بها ..
كالتالي : مثال:
رقم الشركة , الرقم الرمزي للمدينة , الرقم الرمزي للدولة , 00
رابعاً / أنظمة وإجراءات البريد الوارد والصادر
تتوقف فعالية وكفاءة الأدوات المختلفة إلى حد كبير على دقة وسرعة النظام المتبع لمعالجة البريد، يجب المحافظة على البريد الوارد ربما يكون يحمل شيك أو حوالاتمالية بريدية أو بنكية مرفقة بها ...
خطوات معالجة البريد الوارد :
* وصول البريد إلى المنشأة ..
* فتح البريد ..
* فتح المرافقات وفرزها ..
* تسجيل وقت المراسلات ..
* فتح البريد وقراءته واتخاذ ما يلزم بشأنه ..
* التسجيل في دفتر الوارد ..
* توزيع الرسائل على جهات الاختصاص ..
أما البريد الصادر :
يجب على المؤسسة الاهتمام بهذه الرسائل الصادرة منها لأنها تعطي انطباعاعنها للجهات المصدرة إليها ، بحيث تكون ذات مظهر لائق ومنسق وخالية من الأخطاء اللغوية والمطبعية على اعتبار إنها إعلان للمؤسسة ..
الإجراءات الخاصة بعملية تصدير الرسائل :
* جمع المعلومات المتعلقة بموضوع الكتابة وإملائها للسكرتير وطباعتها بالتنسيق اللائم ..
* فهرسة الرسائل ، وذلك بوضع أرقام ملفات موضوعاتها على الأصول وكل الصور ..
* توقيع الرسائل ..
* التسجيل في السجل الصادر ..
* طي الرسالة ووضعها في الغلاف المناسب ..
* طباعة عنوان المرسل إليه على الغلاف ..
* تشميع الغلاف ووضع الطوابع عليه ..
الأدوات المستخدمة في معالجة البريد الوارد والصادر :
الأختام – آلات فتح المغلفات – آلات إغلاق المغلفات – آلات طي الرسائل – آلات العنونة – آلات وضع الطوابع ..
معلومات إضافية تخص النقطة الثالثة من واجبات السكرتير ( استعمال الهاتف )
وهي مأخوذه من كتابي المجمع 2 دورات( NLP) بس كتبتها هنا لوجود علاقة ...
الهاتف كوسيلة اتصال بين البشر
قد تتفق معي أن الهاتف وسيلة اتصال فعّالة .. أو لا تتفق ..وأنا معك في الحالتين وهو وسيلة ممتازة لإيصال رسائلنا إلى الآخرين .. ولأن الهاتف وسيلة فإن له قواعد في التعامل معه:
1 . اختيار نوع الهاتف:
يجب عليك أولا أن تختار نوعًا من الهواتف التي تناسبك؛ بمعنى أن كل شخص حر في اختيار الهاتف الذي يريحه..فالبعض يحب التحدث عبر الهواتف اللاسلكية والبعض الآخر يحب تلك الحافظة للرسائل، المهم هو أن تختار الهاتف الذي يريحك في شكله .. وحمل سماعته ووضوح صوته.
2. استعد لإجراء المكالمة (وضع إرسال):
* إ ذا كنت تستخدم اليد اليمنى في التعامل اليومي فضع ورقة وقلمًا يمين الهاتف .. وعندما ترفع السماعة قم برفعها باليد اليسرى ..إن ذلك يجعلك مستعدًا لتسجيل أي ملاحظة خلال المكالمة، وكذلك تدوين أفكارك.. لطرحها في المستقبل.
* قبل أن تهم برفع سماعة الهاتف لتجري اتصالا قم بكتابة رؤوس الموضوعات التي تريد أن تبلغها إلى الطرف الآخر حتى لا تتوه منك الأمور أثناء الحديث.
* عندما يرد عليك الهاتف المقابل قم بتقديم نفسك فورا .. و لا تقل إنه يعرف صوتي . فكثير من الناس متشابهون في أصواتهم .. وذلك حتى لا يقع متلقي رسالتك في حرج.
* لا تأكل أثناء الحديث في الهاتف أو تمضغ اللبان وتخلص مما في فمك قبل أن تقوم بطلب المكالمة أو حتى الرد عليها.
* إذا كنت في ظروف عادية حاول أن تكون مبتسمًا ولو كان المحاور لا يراك ؛ فإن عضلات الوجه المنشرح تؤثر عمليًا على نبرات الصوت.
* لا تنشغل في أعمال جانبية أثناء التركيز في المكالمة؛ فإذا كانت هامة فركز فيها..
وإن كانت غير هامة فلا تضيع وقتك، وانهها بكل لباقة ولطف.
* لا تتحدث بالهمهمات والإشارات؛ بل بالصوت فقط فإن الطرف الآخر لا يراك عبر الهاتف ..إلا إذا كنت تستعمل الهاتف المرئي!
* استخدم لغتك الأصلية ولا تستعمل لغة أخرى إلا لإيضاح مفهوم أو كان المتحدث الآخر لا يجيد لغتك.
* إذا اضطررت لقطع المكالمة اعتذر للمتحدث وبيّن له سبب الانقطاع.
* لا تبتسم أو تضحك في أثناء حديث حزين بدعوة أن المحاور لا يراك.
3. استعد لاستقبال المكالمة (وضع الاستقبال) :
* ارفع سماعة الهاتف بعد الرنة الثانية، الرد الفوري يفاجئ المتصل والرد المتأخر يوحي بعدم الفعالية.
* حي المتصل وكأنه يدخل بيتك..دون رفع تكلفة في حالة الغرباء.
* تعلم فن الإنصات؛ فالمتصل بالتأكيد يحتاج إليك لذا أجرى الاتصال بك.
* لاتنهِ المكالمة قبل أن ينهها المتصل .. ( لا تطرد الضيف من بيتك دعه يخرج وحده
الاتصالات:
تعريف الاتصال / هو عملية نقل واستقبال المعلومات ...
وبدون الاتصال لا يمكن أن تقوم المؤسسة ، والسبب في ذلك أن الاتصال هام جدا ً لأي مدير ذلك لأن الإدارة تعني انجاز العمل من خلال الغير ،، وهي مهمة من الواضح أنها تتطلب من المدير الاتصال مع الغير ومن الغير الاتصال ببعضهم البعض ..
** تستغرق عملية الاتصال اليومي نسبة تتراوح بين
75 % إلى 90 % من وقت العمل وينفق 5 % من وقت الاتصال في الكتابة و10% في القراءة و 35 % في التحدث و 50% في الإنصات ...
ويمكن إضافة أن الاتصال يتم أيضاً بدون علم الشخص عندمايلاحظ الغير تصرفاته وتعبيرات وجهه أو حركات يديه أو جسمه وما يستدلون منها على معاني ..ومع ذلك فإن نقص الفهم وعدم التركيز وعدم الاتفاق بين الأفراد ما هي إلا دليل ملموس على أن الإشارات المرسلة لم يتم استقبالها بالشكل المقصود من جانب المرسل فإذا لم
يكن هناك مستمع أو لم يفهم أحد ما قيل أو كتب فلا يوجد اتصال ...ولأن هناك مشكلة في الإنصات خاصة بالتفاوت في سرعة الكلام وسرعة الانصات ونتيجة لتزايد حجم العمل بالمؤسسات الحديثة وتباين أوجه نشاطها وتعدد فروعها ، فقد أصبح من المستحيل على أي مدير إداري أن يتابع شخصياً كافة التفصيلات الدقيقة
للعمليات اليومية وصار من الضروري إقامة نظام فعال للاتصالات على درجة عالية من الكفاءة والمرونه ..
أهمية دراسة الاتصالات للسكرتارية ومديري المكتب :-
تعتبر السكرتارية حلقة الوصل بين ادرارات وأقسام المنظمة في الداخل ، وبين المنظمة والغير في الخارج من جهة أخرى ..فالعاملون في مجال السكرتارية يقضون معظم أوقاتهم في الاتصال مابين متحدثين وكاتبين وقارئين ومنصتين وعلى الطرف الآخر نجد العاملين بالمنظمة على مختلف مستوياتهم وفئاتهم وكذا أفراد الجمهور من العملاء وغيرهم من المتعاملين ...لذا فإن أفراد السكرتارية أومديري المكاتب لا بد أن تتوافر لديهم المهارات الأساسية للاتصال بالغير سواء كانوا مرسلين أو مستقبلين ...
أنواع الاتصالات :
هناك أنواع مختلفة للاتصالات وهي :
الانصات الحدي ..
الانصات التقيمي ...
الانصات الاسقاطي ..
الإنصات الحدي: يقوم على إعطاء اهتمام جزئي فقط وهو غالباً ما يؤدي إلى سوء فهم المتحدث وقد يكون من الأفضل تأجيل اجتماع ما إذا شعر المدير بأنه لا يستطيع الإنصات كاملا ً لما سيقال في الاجتماع...
الانصات التقيمي: يقوم بإعطاء المستمع اهتماماً كاملاً للمتحدث ويُعِد ملاحظات للحكم على كلام المتحدث ويقوم المستمع بتقييم المتحدث ...وغالباً ما يعد هذا النوع عقبة ً في عملية الإنصات فبدلاً من انتقال الأفكار من المتحدث إلى المستمع ينتهي الأمر بفكرتين ، فكرة المتحدث وفكرة المستمع والتي لا تنقل إحداهما في الحقيقة إلى الأخرى
الإنصات الإسقاطي: ويتم الاتصال الحقيقي عندما يُنصت المستمع بصدق للمتحدث ويفهم موقفه وقصده .. فبينما يستمع الشخص إلى ملاحظات المتحدث فإنه يتحاشى أيه محاولة للنقد أو الموافقة أو الرفض فهو يحاول إسقاط نفسه في عقل المتحدث ويحاول حقيقة فهم وجهة نظره بدون تقيم في ذلك الوقت ..
×× غي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص استمع وفهم
ووعى ما قيل له .ينبغي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص استمع وفهم ووعى ما قيل له .ومن وجهة نظر أساسية فإنه ينتج عن غياب الاتصال انكار وجود الإنسان ،،لأن كل ناحية من لسلوك الإنساني ترتبط بعملية إرسال واستقبال المعلومات فمثلا : حاجة الشخص العضوية لها القدرة على دفع سلوكه لأنها تملك القوة على إرسال المعلومات لإشباع دوافعه الأولية ،،وهكذا يعلم الشخص أنه جوعان عندما يحس
بغمزه في معدته ...
في الحقيقة أن القدرة على الاتصال من بين جميع القدرات المطلوبة للإدارة الناجحة هي بدون شك التي نقص معظم المديرين ..[وهذا هو سبب الاستياء في العمل لأنهم لم يجدوا وسائل إشباع قواهم الدافعة الأساسية خصوصاً بالنسبة لحاجاتهم الاجتماعية والنفسية ]..
إن السبب الرئيسي لأي نوع من الاتصال هو : تحقيق نو ع أو شكل ما من الفعل"" السلوك "" ويرتبط الفعل المرغوب عادةً في نطاق منظمة الأعمال بالأداء الكفء للواجبات والمسؤوليات ...وهذا لا يعني أن الفعل المطلوب يجب أن يكون بالضرورة في شكل سلوك مادي محدد فقط مثل عامل يقوم بتشغيل آلة بعد تلقي تعليمات عن طريقة القيام بذلك بل على العكس حيث أن الفعل المترتب على الاتصال غالباً ما يكون في شكل استجابة اتجاهية ، أي قول فكرة ما أو رغبة في عدم السلوك بطريقة معينة خاصة في حالة النصح فمثلاً "" محاولة نصح شخص معين يتغيب باستمرار عن عواقب مثل هذا السلوك ""
* و يمكن تعريف الاتصال على أنه :
عملية نقل المعلومات والفهم من شخص إلى شخص آخر، وينبغي التأكيد على التفرقة بين نقل المعلومات ونقل الفهم لأن الاتصال عملية معقدة ولها أبعاد متعددة ..منها نقل المادة من المرسل إلى المرسل إليه ، ومنها استقبال الرسالة واستيعابها ، ومنها قبول الرسالة أو رفضها ... ويُستعمل اصطلاح الاتصال في العادة على ظن
أن جميع المواد المنقولة قد فهمت أو قبلت ويفترض مثلاً في المعلومات التي ترسل إلى العاملين أنه قد تم توصيلها إليهم بمعنى أنها فهمت من جانبهم وهكذا قد يكون أو لا يكون صحيحاً ....
إذن :-فالاتصال هو العملية الخاصة بإعلان الأفكار وجعلها مفهومة من الغير ،وهو العملية الخاصة بإغراء الغير على تفسير فكرة ما بالطريقة التي يعنيها المتحدث أو الكاتب ، وإذا تم توصيل الأفكار فقد تمت إقامة أرض مشتركة للفهم
مفهوم السكرتارية من منظور وظيفي باعتبارها الساعد الايمن للوظيفة الادارية
من الاخطاء الشائعة لدى الكثير بان وظيفة السكرتارية هي مجرد طباعة الوثائق والرد على المكالمات الهاتفية وهذا الخطأ الشائع قد ادى الى وجود نقص شديد وواضح في السكرتارية المهنية المحترفة ووجود شواغر كثيرة في جميع المؤسسات الحكومية والخاصة لوظائف السكرتارية والدعم الاداري0
هذا البرنامج يتناول مفهوم الادارة المكتبية والسكرتارية من منظور وظيفي على اعتبار ان وظيفة السكرتارية هي الساعد الايمن للوظيفة الادارية بل ان السكرتارية هي في الاساس وظيفة إدارية في طبيعتها
الهدف العام:
تولي الأعمال الخاصة بمكتب رئيس البلدية الفرعية ، وتوفير التسهيلات المكتبية له .
المهام:
1- تنظيم مواعيد ومقابلات الرئيس وزياراته واجتماعاته .
2- استقبال المراجعين والمكالمات واتخاذ الإجراءات المناسبة حيالها حسب التوجيهات>
3- استلام البريد الوارد الخاص والسري وعرضه على الرئيس .
4- إعداد التقارير والمذكرات المطلوبة من الرئيس فيما له علاقة بمكتب الرئيس .
5- إصدار المعاملات الخاصة والمعاملات ذات الطابع السري بعد توقيعها من الرئيس
. 6- الإشراف على أعمال النسخ والتصوير والترجمة وكافة متطلبات السكرتارية للرئيس حسب توجيهاته
7- اقتراح الإجراءات الخاصة بأعمال السكرتارية بالتعاون مع إدارة التطوير الإداري ، والعمل على تطويرها باستمرار .
8- تقديم المعلومات اللازمة عن السكرتارية لمشروع الميزانية .
9- إعداد تقارير دورية عن نشاطات وإنجازات السكرتارية ، ورفعها إلى رئيس البلدية الفرعية .
اختصاصات قسم السكرتارية:
- حفظ سجلات وملفات العاملين بالإدارة، ومتابعة شؤونهم الوظيفية، وما يطلب منهم من بيانات.
- استلام البريد الصادر من الإدارة، وحفظ نسخ منه، ومتابعة استلامه من قبل الجهات المرسل إليها بالإضافة إلى تسليم البريد الوارد للإدارة.
- القيام بالأعمال المساندة من طباعة ، وتصوير ، وغيرها من الأعمال التي تتطلبها الإدارة.
- متابعة الأعمال المتعلقة بأعمال المخازن والتأثيث، والصيانة ، ومتابعة الصادر، والوارد داخل الإدارة.
- حصر احتياجات وحدات الإدارة من الأدوات المكتبية والقرطاسية، وكافة التجهيزات اللازمة، واتخاذ إجراءات طلبها من الجهة المختصة.
- حفظ وترتيب الملفات الموضوعية الخاصة بالإدارة.
- توزيع القرارات والنشرات والتعاميم على الوحدات التابعة للإدارة.
- استقبال المترددين، والزائرين للإدارة، وتنظيم مواعيد مقابلاتهم مع المختصين بها.
الوحدات التابعة للسكرتارية:
المطابع الإدارة العامة للنشر العلمي مهمة هذه الإدارة هي الإشراف على جميع أقسام ووحدات الإدارة بقسميها النشر العلمي والمطابع. يتولى الإشراف على هذه الإدارة أستاذ جامعي (عضو هيئة تدريس) تم تكليفه من قبل معالي مدير الجامعة، مهمته الإشراف المباشر على هذه الإدارة، كذلك التنسيق بينها وبين عمادات وإدارات وأقسام الجامعة المختلفة فيما يخص اختصاصات هذه الإدارة، حضور اللجان والندوات والمؤتمرات التي تخص أعمال النشر والطباعة، إضافة إلى أعبائه التدريسية المعتادة، ويساعده مدير إدارة يقوم بأعباء الإدارة والإشراف على منسوبي الإدارة وكل الأعمال الإدارية والمالية لتسيير أعمال الإدارة، كما يقوم بأعباء المشرف أثناء غيابه خلال إجازته السنوية أو انتدابه في مهام رسمية.
وتتكون الإدارة من الوحدات المساندة التالية:
وحدة السكرتارية والاتصالات، وحدة المتابعة، وحدة الورشة الفنية، وحدة المستودع، وحدة الشراء المباشر.
وحدة السكرتارية والاتصالات:
تقوم هذه الوحدة بأعمال ومهام مختلفة مثل استقبال طلبات الطباعة الواردة للإدارة من جهات الجامعة المختلفة وفرع الجامعة بالقصيم، وكذلك بعض الجهات الحكومية التي تتعاون معها الجامعة، وكذلك الجمعيات العلمية بالجامعة وتقوم بإحالتها للأقسام المختصة بعد عرضها على المشرف والتأشير باتخاذ اللازم بشأنها. أيضاً تقوم هذه الوحدة بالخدمات الخاصة بأعمال شؤون الموظفين من تسيير إجراءاتهم من إجازات مختلفة وجميع ما يخصهم من خدمات، كذلك تضطلع هذه الوحدة بالأعمال الخاصة بجميع مكاتبات الإدارة الخاصة بالنشر العلمي والمطبوعات الأخرى الخاصة بوحدات الجامعة المختلفة، إضافة لأعمال السكرتارية الخاصة بالمشرف ومدير الإدارة، مثل تسجيل المواعيد الخاصة بالمشرف لحضور اللجان المختلفة والاجتماعات، وكذلك مراقبة حضور وانصراف منسوبي الإدارة وضبط عملية انتظامهم في العمل.
وحدة المتابعة:
مهام هذه الوحدة هي استقبال طلبات النشر والمواد المراد نشرها وطباعتها، وفتح أذون تشغيل لها واستلام مواصفات الطبع وتحويلها للقسم المختص، وكذا التنسيق بين قسم النشر العلمي وأقسام المطابع المختلفة، وكذلك التنسيق بين الإدارة وبين وحدات الجامعة المختلفة التي لها أعمال في مراحل الطباعة، وكذلك متابعة الأعمال الموجودة بالإدارة في مراحل النشر المختلفة في أقسامها ووحداتها الفنية المختلفة، كما يتبع لها وحدة الحركة والتسليم، ومهمتها استلام وتجميع وترتيب المطبوعات الجاهزة والتنسيق مع الجهات الطالبة بالجامعة ليتم استلامها.
وحدة المستودع:
وهي الجهة المسؤولة عن حفظ مواد الطباعة من أوراق ومحاليل ،وخامات طباعة، والصرف منها للأقسام حسب الحاجة والعمل على المحافظة عليها وإخطار الإدارة عن اي نقص في المواد والخامات المطلوبة ليتم تأمينها في الوقت المناسب.
وحدة الشراء المباشر:
وهي مسؤولة عن توفير مستلزمات أقسام ووحدات الإدارة العاجلة من المواد والخامات المستعجلة وتسديدها من السلفة المخصصة للإدارة.
وحدة الورشة الفنية:
وهي مسؤولة ورشة صغيرة يتم فيها صيانة وإصلاح الأعطال الخفيفة لمكائن الطبع المختلفة وتتوافر بها المعدات اللازمة للقيام بعمليات الصيانة الخفيفة.
قسم النشر العلمي:
يتبع لهذا القسم وحدتان رئيسيتان هما:
وحدة تحرير مواد النشر العلمي، ووحدة التصحيح اللغوي والترجمة، ويناط بهذا القسم استلام مشروعات الكتب التي وافق المجلس العلمي بالجامعة على نشرها، سواء كانت مؤلفة أو مترجمة لتنشر من قبل الجامعة في مختلف المجالات حيث يقوم القسم بمراجعتها لغوياً وفنياً وتحريرها لتصبح جاهزة للنشر ومتابعتها حتى تخرج إلى حيز الوجود، كذلك يقوم القسم باستقبال جميع ما قُبل للنشر بمجلة الجامعة بفروعها المختلفة بعد تحكيمه من قبل المجلس العلمي حيث تخضع جميع هذه الأبحاث المقدمة لجميع الإجراءات التي ذكرت بشأن الكتب، ومتابعة ذلك حتى تخرج جميع هذه الأبحاث في شكل مادة علمية بفروع المجلة المختلفة. كذلك يقوم هذا القسم بالتعاون والمساعدة في تجهيز مواد رسالة الجامعة في خلال فتات صدورها
قسم التصميم
يتولى هذا القسم مهمة تصميم وإخراج المواد والشعارات والخرائط وأغلفة الكتب والمجلات وعمل التصميمات اللازمة لها طبقاً للقواعد الفنية. وقد تم تزويد القسم حديثاً بأجهزة حاسب آلي لتنفيذ الأعمال إلكترونياً بواسطة الحاسب الآلي، مما وفر كثيراً من الوقت والجهد اللازمين لإنجاز الأعمال.
قسم الصف التصويري (الكميبوتر)
ومواكبة للتطور الذي طرأ على عملية النشر المكتبي وإدخال المعلومات، فإنه مع بداية العام الدراسي 1417/1418هـ تم تزويد القسم بأجهزة حاسب آلي إضافية نظام ماكنتوش، كما زود القسم بأجهزة من نظام (أي بي إم) وهذه الأجهزة دعمت القسم فأصبح العمل يسلم جاهزاً لقسم المونتاج مباشرة
قسم المونتاج والتصوير
يتكون هذا القسم من الوحدات التالية:
- وحدة التصوير: وفيها يتم تصوير مواد الطباعة ميكانيكاً.
- وحدة المونتاج: وفيها يتم تحديد المقاس المناسب للمطبوعة، ووضع الصور والأشكال في أماكنها المحددة إلكترونياً، وعمل ملازم الطباعة.
- وحدة فرز الألوان والتصوير الإلكتروني: وفيها يتم فرز ألوان الصور إلكترونياً وإخراجها في شكل فلم جاهز للتصوير على ألواح الأوفست (البليتات).
- وحدة ألواح الأوفست (البليتات): وهي المحطة الأخيرة لأعمال هذا القسم، وفيه يتم تصوير النصوص على ألواح الأوفست بعد التحميض لتحول بعد ذلك لقسم الطباعة. ايضا يقوم القسم بتجهيز العمليات الفنية اللازمة لإصدار صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها أسبوعياً.
قسم الطباعة



 

توقيع : sindabad


11/10/2011, 1:17 pm
المشاركة رقم: 2


إحصائية العضو
ذكر
المشاركات: 8355
نقاط: 16037
تاريخ التسجيل: 10/11/2010
العمل: موظف

مُساهمةموضوع: رد: تعريف السكرتارية

يتكون هذاالقسم من ثلاث وحدات هي:
الأوفست، والجي تو أو، والطباعة العادية (التيبو).
- وحدة الأوفست: وتتألف من خمس مكائن طباعة إحداها من نوع سبيد ماستر(أربعة ألوان)، وهي تعتبر من الدعامات المهمة لهذا القسم، وتوجد أربع مكائن أخرى مساعدة (2 لون). ويقوم هذا القسم بطباعة جميع الكتب والمجلات التي تنشرها الجامعة والجهات الأخرى التي تقوم الجامعة بمساعدتها في تأمين بعض مطبوعاتها، وكذلك الكتيبات والبروشورات والنماذج الخاصة بالمستشفيات الجامعية.
- وحدة (الجي تو أو): وتتألف من خمس مكائن طباعة أوفست، وتقوم بطباعة الأغلفة والأبواك والنشرات ومستلزمات المستشفيات الجامعية، ومن هذه المكائن الخمس توجد اثنتان (لونين) وثلاث مكائن (لون واحد).
- وحدة الطباعة العادية (التيبو): تتألف هذه الوحدة من (7) مكائن طباعة مختلفة الأحجام تبدأ من مقاس 57×82 سم إلى 22.5×32.5 سم وتقوم الوحدة بتأمين مستلزمات الجامعة من الكروت والبطاقات والظروف وتكسير وتجهيز الملفات المختلفة وملفات المرضى للمستشفيات الجامعية. كما يقوم القسم بطباعة صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها أسبوعياً.
قسم التجليد
ويتكون هذا القسم من الوحدات التالية:
- وحدة التجليد الفني: وفيها تتم خياطة الكتب بآلات الخياطة مع تركيب الشاش، ثم يغري كعب الكتاب ويلصق به الغلاف المصنوع من الكرتون السميك أو المقوى المكسو بالجلد والقماش المشمع أو الشامواه، ويكتب عليه بماء التذهيب، ثم يركب (جاكت) أو قميص الكتاب حسب المواصفات الفنية المطلوبة.
- وحدة التجليد الآلي: يتم العمل أوتوماتيكياً عن طريق وضع الملازم في محطات التجميع وتركيب الغلاف بحيث يخرج الكتاب جاهزاً للقص.
- وحدة التجليد العادي: وفيها يتم التجميع اليدوي للأوراق والدفاتر والمذكرات الصغيرة والأوراق المركبة ذات الأصول الصور وتغرى وتدبس يدوياً، كما أن الوحدة مزودة بماكينة تجميع حديثة تعمل آلياً لجمع الأبواك المتكونة من أصل وعدة صور.
- وحدة الطي: وهي مختصة بطي ملازم الكتب وتجهيزها في شكل ملازم لتتحول بعد ذلك لماكينة التجليد الآلي.
- وحدة القص: يوجد بهذه الوحدة (5) مكائن قص حيث يتم قص المطبوعات إلى المقاسات المطلوبة وأيضاً تجهيز الورق الخام لمكائن الطبع.
قسم التصوير
تحتوي هذه الوحدة على ستة مكائن تصوير كبيرة من النوع kodak ektaprint 200 تصور الماكينة الواحدة أكثر من 70 ورقة في الدقيقة وتعطي نتائج ممتازة، وفي كثير من الأحيان تكون الصورة أفضل من الأصل المصور. وهذه الماكينات مزودة بأجهزة كمبيوتر تغذي بالمعلومات الخاصة بالتشغيل ويتم العمل أوتوماتيكياً.
وتستخدم في تصوير الأبحاث الصادرة عن مراكز البحوث بالكليات، وأصول وتجارب (بروفات) الكتب الجديدة، فضلاً عن تصوير الأغلفة والتقارير والأوراق والنماذج والأشكال المختلفة، وبها إمكانية التصغير والتدبيس طبقاً للأوامر المعطاة لها وقد زود القسم مؤخراً بماكينة تصوير للأعمال الملونة وجار العمل حالياً على تزويد القسم بمكنة ماركة ....... يتاح من خلالها التصوير والتجميع في آن مما يوفر جهوداً كبيرة ووقتاً يستغل في تحسين الإنتاج وجودته.
الدرس السادس / الحفظ والفهرسة
اليوم سنبدأ شرح مصطلحين قد يكونا متداولين بيننا كثيراً لكن هل نعي معناهما ؟؟!! تعال معي لنبدأ بالتعرف عليهما سوياً ..أول هذين المصطلحين (( الحفظ ))الحفظ / ترتيب الأوراق والمستندات والسجلات الأصلية أو صور منها وتخزينها بالطريقة التي تكفل سرعة معرفة مكانها واستخراجها عند الحاجة للرجوع إليها .لذلك يجب وضع نظام حفظ مرن ليتناسب مع أي تغير في الظروف بحيث يسهل معرفة أماكن الملفات وإعادتها إلى أماكنها بعد الاطلاع عليها ..
ثاني مصطلح (( التصنيف ))
التصنيف /هو تقسيم الأوراق والسجلات والمستندات الى مجموعات ذات صفات مشتركة تحفظ كل مجموعة منها معاً في مكان واحد تحت اسم واحد حتى يسهل معرفة مكان المستند أو السجل المطلوب استخراجه من بين المستندات أو السجلات الأخرى ...
أنواع التصنيف ومميزات وعيوب كل صنف :
1-التصنيف الموضوعي :
كل المستندات والأوراق المتعلقة بموضوع واحد معين توضع معاً في ملف واحد ..
مميزاتها :
* سهولة الوصول الى المستند المعين اذا عرف الموضوع الذي يتعلق به المستند ..
* لا تحتاج إلى أثاث خاص لتطبيقها ..
* ان هذه الطريقة تقوم على أساس تقسيم الموضوعات إلى أبواب ، الأبواب إلى فصول ،الفصول إلى موضوعات
عيوبها :
* البطء إذ أن على الموظف قراءة المستند جيدا قبل أن يقرر أي الموضوعات يخص ..
* زيادة التكاليف ، إذ يحتاج إلى موظفين مقتدرين ..
2-التصنيف الجغرافي :
يتم تقسيم الملفات إلى مجموعات حسب الموقع الجغرافي ، فتوضع ملفات الأشخاص
الذين يقطنون في حي أو مدينة أو محافظة في ملف خاص ..
مميزاتها :
* يمكن استخراج الملف بسرعة عند معرفة المنطقة الجغرافية ..
* صعوبة الخلط بين ملفات الأشخاص الذين تتشابه أسماؤهم..
* تغني عن استعمال الفهارس ..
عيوب التصنيف الجغرافي :
* لا يمكن استخراج ملف أحد الأشخاص إلا إذا عرف اسمه وعنوانه ..
* قد يختلط الأمر على الموظفين الذين يقومون بالحفظ ، فيضعون بعض الملفات في غير مناطقها لجهلهم بأسماء المدن ومواقعها ..
3-التصنيف الزمني أو التاريخي :يتم ترتيب المحفوظات في هذه الطريقة بحسب التاريخ الذي وصلت فيه إلى المؤسسة حيث يعتبر هو الأساس في عملية التصنيف ..
* تستعمل هذه الطريقة في كثير من المؤسسات مثل: البنوك *
4- التصنيف الهجائي :
تستعمل هذه الطريقة عندما يكون بالإمكان التعبير عن رؤوس الموضوعات المراد تصنيفها بكلمة واحدة رئيسية .
5-التصنيف اللفظي :
بعض الأسماء وخاصة الأجنبية قد تتشابه عند لفظها ، ولكنها تختلف عند تهجئتهاولمواجهة هذه المشكلة ظهرت طريقة الحفظ اللفظي أو الصوتي ...
الجزء الثاني من الدرس السادس /واجبات السكرتير الثانوية أخذنا في الدرس الرابع والخامس والسادس واجبات السكرتير الأولية والأساسيةواليوم سنبدأ بشرح واجباته الثانوية ....
1-السكرتير وترتيبات السفر والحجز
يقوم الرئيس أو المدير في الوزارات أو المؤسسات بزيارات عمل داخلية أو خارجية لحضور مؤتمرات او اجتماعات او ندوات ..
يقوم السكرتير بالإجراء والترتيبات الضرورية التي تساعد الرئيس في زيارته وتوفر له راحة قبل وأثناء وحين عودته ………
أهم الإجراءات التي يقوم بها السكرتير أثناء سفر المدير :
* تحديد مكان وزمان السفر وفق الوثائق اللازمة ...
يحدد الرئيس للسكرتير موعد ومكان الزيارة فيقوم مباشرة السكرتير بتحضير مستلزمات الزيارة في الوقت المناسب من تذاكر السفر والملفات والوثائق والمعلومات الضرورية المتعلقة بطبيعة العمل في تلك المنطقة ..
وأيضاً تجهيز وسيلة النقل التي يريدها الرئيس وعن موعد السفر باليوم والشهر و الساعة " صباحا ، مساء" وأن يستفسر عن أماكن التوقف وعن المقابلات التي سيجريها المدير في أماكن التوقف.
* إجراءات حجز وسيلة النقل ومكان الإقامة ...
يقوم السكرتير بالحجز في كل محطة توقف أو قيام ، إما هاتفياً أو شخصياً أو بواسطةو كلات السفر ..كذلك تحديد الفنادق التي يرغب الرئيس في الإقامة بها ..
يقوم السكرتير بإبلاغ الفندق في اسم الرئيس ومركزه وموعد وصوله ...
* إجراءات تصاريح الدخول والمغادرة ...
تشترط بعض الدول أو المناطق الحصول على تأشيرة دخول مسبقة وأن يكون جواز السفرأو وثيقة السفر سارية المفعول فعلى السكرتير أن يدون أسماء هذه الأقطار في قائمة خاصة للرجوع إليها عند الحاجة ...
* تأكيد موعد السفر (( مهمة )) ...
تشترط بعض الشركات أن يتم تأكيد السفر مسبقاً قبل أربع وعشرين ساعة أو ثماني وأربعين ساعة فعلى السكرتير أن يتابع ذلك مع رئيسه ..
* إجراء تحويل العملة والمخصصات اليومية ...
يمكن للسكرتير أن يؤمن النقود اللازمة للرئيس بإحدى الطرق :
(شبكات سياحية – فتح اعتماد –شبكات الأرصدة الدائنة )
* تأمين الوثائق المطلوبة مثل الشهادة الطبية ، ورخصة القيادة وغيرها :
فعلى السكرتير أن يكون على علم بما تتطلبه الأقطار المختلفة من شهادات ووثائق ويتم ذلك من خلال مكاتب السياحة فيعمل على تأمين حاجته من هذه الوثائق المطلوبة ..
2-إعداد جدول يفصل مواعيد السفر ...
أي أن يقوم السكرتير بإعداد جدول يبين مواعيد السفر والمقابلات ويضم الجدول خلاصة للحاجات الأخرى كالمستندات والملفات اللازمة وتزويده بالخرائط للأقطارالتي يزورها ..
كما يقوم السكرتير بإبلاغ كافة الشخصيات والمؤسسات التي سيزورها الرئيس بأهداف الزيارة لأخذ الموافقة المسبقة لها ...
3-إعداد أوراق العمل والكشوفات اللازمة ...
أي أن يقوم السكرتير بجمع وإعداد المعلومات والبيانات والأوراق والوثائق الخاصة بالعمل والتي قد يحتاجها الرئيس في مهمته وعليه أن يقوم بترتيبها حسب الجدول المعد لكل مقابلة ..
4-إدارة المكتب أثناء غياب الرئيس ...
* يقوم بإنجاز الموضوعات التي لم تتم إذا كلف بذلك ..
* تحويل الأعمال التي لا يستطيع حلها إلى الجهات المختصة ..
* تجميع الأمور الباقية والتي لم يتخذ قرارا بشأنها في ملف خاص للمتابعة مع الرئيس ..
* إعداد قائمة بأسماء الزوار والمراجعين الذين زارو المكتب أو اتصلوا به أثناء غياب الرئيس للعلم ..
* كتابة تقارير الأعمال الهامة التي جرت أثناء غياب الرئيس ..
* يقوم بإطلاع الرئيس على الأمور الهامة التي اتخذت في غيابه ..
الدرس السابع / التخطيط
لم يبقى لنا سوى الشيء اليسير لذا حاول عزيزي القارئ التركيز...موضوع اليوم طويل لكنه شيق جدا ً ....
تمنياتي للجميع بقضاء وقت مفيد وممتع أثناء القراءة .....
تخطيط أعمال السكرتارية الأولية والثانوية
أهمية تخطيط العمل في السكرتارية :
يعتبر التخطيط أمر ضرورياً للسكرتير .. وقد قال أحد رجال الأعمال المشهورين : قبل أن تنظم الناس نظم نفسك
لأن التخطيط يعني إعداد تصور مسبق لحاجات المكتب من القرطاسية واللوازم المكتبية كما أن التخطيط يجعل السكرتير قادرا على تحديد الأهداف ومن ثم تحديد الوسائل التي يمكن بواسطتها تحقيق الأهداف ...
أنواع التخطيط :
1- تخطيط سنوي ( خطة سنوية )
2- تخطيط شهري ( خطة شهرية )
3- تخطيط أسبوعي ( خطة أسبوعيه )
4- تخطيط يومي ( خطة يومية )
التخطيط السنوي: ( هو خطة طويلة الأجل بالنسبة لأعمال السكرتارية )
التخطيط الشهري: ( تتضمن الخطة الشهرية تصوراً عاماً خلال شهر معين )
التخطيط الأسبوعي: ( تعتبر متوسطة الأجل لأنها تجمع بين مزايا السنوية واليومية )
التخطيط اليومي: ( تعتبر قصيرة الأجل ومرنة أكثر من الخطة السنوية والشهرية والأسبوعية )
[ فالخطة اليوميةهي أفضل الخطط لمواجهة الأحداث الطارئة وللأعمال ليوم واحد ]السكرتارية والعلاقات الاجتماعية و الإنسانية :
لا جدال في أن العلاقات الطيبة تلعب دورا أساسياً في نجاح أي عمل سواء كان هذا العمل تجارياً أم حكومياً ، فنجاح أي مؤسسة تجارية أو أي مكتب حكومي يعتمد اعتمادا كبيرا على عدد ما يكسبه من أصدقاء ..
ويعتبر السكرتير هو واجهة هذه العلاقة العامة لأنه هو أول من يقابل العميل ،وهو أول من يقابل ممثلي الدعاية والإعلان والزوار .. لذا عليه مراعاة التالي :
أولاً : المظهر و السلوك في العمل :
المظهر العام : يعتبر السكرتير الصورة التي تعكس سمعة المكتب
أمام المراجعين والزوار..
ويجب أن يتصف بمجموعة مواصفات هي :
* الصفات الجسمية :- إن غالبية الصفات الجسمية موروثة لا سيطرة عليها يجب على كل
من سيعمل في مجال السكرتارية أن يتمتع بصفات جسمية عادية خالية من
العاهات الغير عادية ..
* النظافة :-أي أن يعتني السكرتير بنظافة ملابسه مع الاهتمام بنظافة الجسم
وتقليم الأظافر وتسريح الشعر ونظافته وتلميع الحذاء...
* الصفات الصحية :-يجب على السكرتير أن يعتني بصحته جيدا وأن يتمتع بصحة جيدة
تساعده على أداء واجباته الأساسية دون تعطيل أعمال المدير والمكتب ...
* الملابس :- إن ملابس المكتب تختلف كثيرا عن ملابس الشخص خارج المكتب ،
ويجب أن تكون ملابسه متناسقة الألوان وأن لا يظهر بمظهر غير لائق بإستعمال
الملابس الزاهية الألوان .....
* التجميل :-المكتب هو مكان للعمل ، يمارس فيه السكرتير المهارات
المطلوبة منه ، كما أنه المكان الذي يستقبل فيه السكرتير جمهور الزملاء والمدراء ، لذلك يجب أن يظهر السكرتير بمظهر لائق دون تكلف ، مع الاهتمام بكيفية استخدام المساحيق بالنسبة للسيدات أي عدم وضع مكياج مبالغ فيه ، لأنه يعكسصورة المؤسسة ويعطي عنها انطباع غير لائق ..
ثانياً : السلوك في العمل ( قواعد التصرف المثالية الأساسية والسلوك في المكتب )
1- الحضور في الميعاد ..
2- بشوشاً في كل وقت ..
3- متصفاً بالمرح ..
4- منصتا ً باهتمام لتعليمات رئيسه حتى لايكون في حاجة إلى تكرارها ..
5- كتوما في الأمور ..
6- معتنيا بالمكتب ..
7- هادئا .( بمعنى يغلق الباب بهدوء ، يتحدث بصوت رقيق وهادئ )
8- مقتنيا لمجموعة من المراجع الموثوق بها ، بما في ذلك معجم ..
علاقات السكرتير العامة والإنسانية :
* التعامل مع الرؤساء :
- يكون متفهماً لرئيسه " شخصيته –نفسيته – ما يرغب – ما يكره "
- يكتشف هوايات الرئيس وميوله وذلك من خلال التعامل المستمر ..
- يتحلى بروح المجاملة ، الملاطفة ، الكياسة ، التي يتمتع بها السكرتير تساعد على تدعيم العلاقات الإنسانية مع الرؤساء ..
- قيام السكرتير بتأدية أعماله بسرعة وإتقان وتلبية متطلبات المدير ..
* التعامل مع الموظفين < زملاء العمل > :
- قدماء الموظفين : لابد من معاملتهم بشكل جيد ..
- مجموعة العاملين في السكرتارية : وهم زملاء العمل الواحد ، عليه أن لا يشعرهم بأنه متعال أو متفوق عليهم ، وأنه الشخص المحظى لدى المدير ..
- الموظفين الجدد : يحتاج الموظف الجديد إلى المساعدة والأخذ باليد حيث يصعب على هؤلاء الدخول ضمن المجموعة القديمة من الزملاء إلا إذا حاولت المجموعة مساعدتهم في ذلك لذلك يجب على السكرتير أن يساعد هؤلاء على التكيف مع جو العمل الجديد ...
* التعامل مع الأفراد من المؤسسات الأخرى مثل: المستهلكون –المساهمون –الموزعون -المؤسسات المنافسة – البنوك – الصحفيون ..""
يجب على السكرتير أن يوطد علاقاته الإنسانية والاجتماعية مع هذه الفئات وذلك باتباع التالي :
1- الاهتمام بقاعة الاستقبال من حيث الأثاث الذي يشعر الجمهور باهتمام المؤسسة بهم .
2- أن يحسن السكرتير معاملة الجمهور ، ودخولهم للمدير بسرعة ..
3- أن يشرف على الحفلات السنوية والقومية والدينية ..
4- يوزع على الجمهور الكتيبات والنشرات عن مشاريع الشركة المستقبلية .
5- أن يظهر للجمهور الدور الهام الذي تقوم به المؤسسة في مجال الخدمة الاجتماعية ومساهمتها في تطوير الاقتصاد الوطني ...




المقدمة
تقوم السكرتاريه بدور هام وحيوي في المنشآت التجارية على اختلاف أحجامها ونشاطاتها، وتساهم في مساعدة متخذي القرار في المنشآت على تحمل أعبائهم حتى تحقق المنشآت أهدافها ولذا يحرص المسؤولون في المنشآت التجارية على العناية باختيار العاملين في أقسام السكرتارية عناية فائقة ، لأن السكرتير يساهم مساهمة فعالة في تحسين صورة المنشأة أمام العملاء ، ومن هنا حرص المفكرون والكتاب على المساهمة في تحديد الصفات والخصائص الواجب توافرها في من يشغل وظائف السكرتارية، كما حرصوا كذلك على تحديد المهام والواجبات التي يقوم بها السكرتاريون مساهمة منهم في تفعيل دور السكرتير داخل المنشأة.
وسوف أقوم في هذه الحقيبة بتحديد الجوانب العملية والتطبيقية للمهام والواجبات المناطة بموظفي السكرتارية، حيث سيتم في الوحدة الأولى تحديد مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح، وكيفية إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة، كما ستغطي بقية الوحدات قدرة السكرتير على تنظيم الاجتماعات واستقبال الزوار وتنظيم زوار المكتب بفاعلية، كما سنتطرق إلى قدرة السكرتير على تنظيم ملفات المدير فنياً وبما يتلاءم مع طبيعتها وكيفية استرجاعها. ولأهمية دور السكرتير في تحرير المراسلات للمدير ارتأيت تضمين الحقيبة مواد تتعلق بكتابة المراسلات وفقاً للقواعد الشكلية والموضوعية، ولأهمية اتقان السكرتير لمعالجة الكلمات اشترطت للقبول لهذا البرنامج أن يكون المتدرب قادراً على الطباعة بسرعة لا تقل عن (20) كلمة في الدقيقة.
كما تتضمن الحقيبة في نهاية كل وحدة من وحداتها مجموعة من الأسئلة والحالات التطبيقية التي تهدف الى تعزيز وتثبيت المعلومات والمهارات التي تم عرضها في هذه الحقيبة وذلك للمساهمة في مساعدة موظفي السكرتارية على القيام بواجباتهم بالشكل الذي يحوز على رضا رؤسائهم وزملائهم وعملائهم في المنشآت التجارية.
الوحدة التدريبية: مقدمة عن السكرتارية
هدف الوحدة السلوكي: القدرة على تحديد مفهوم السكرتارية وأهميتها
وأنواعها وصفات السكرتير الناجح.
موضوعات الوحدة التدريبية:
 مفهوم السكرتارية.
 أهميتها.
 أنواعها.
 صفات السكرتير الناجح.
 المهارات الواجب توافرها في السكرتير.
 الأسس العامة لنجاح السكرتير.
مفهوم السكرتاريه :
كلمة سكرتير مشتقة من الأصل اللاتيني (Secret) ومعناها سر لتدل على ماتنطوي عليه أعمال من سرية وأهمية، كما يمكن تعريف السكرتارية بأنها العلم والفن الذي يبحث في تبصير كل موظف إداري أو كتابي بمهامم وظيفته، ويحدد سلطاته، علاوة على استمرار تدريبية لزيادة كفاءته، وتعريفه بالأسس والوسائل الحديثة التي يكفل له القيام بمهام وظيفته على أفضل وجه.
وتعرف جمعية السكرتيرين المحترفين الدولية السكرتير كما يلي " مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر، ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له".
وقد يعرف السكرتير في قاموس وبستر لتدل على ثلاثة معان:
 تستخدم كلمة سكرتير لتدل على المكان الذي يزاول فيه السكرتير أعماله المكتبية.
 تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الموظفين المكتبيين بالجهة.
 تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الشؤون الإدارية في المنشأة.
ومن خلال تلك التعريفات يمكننا القول بأن كلمة سكرتير تستخدم للتعبير عن:
 التقسيمات الإدارية المعاونة للإدارات الرئيسية في مجال الأعمال المكتبية ويطلق عليها البعض اسم "الخدمات المكتبية".
 الموظفين العاملين في مجال تحرير المراسلات ونسخها وتداولها وحفظها واسترجاع المعلومات، ومعالجة المكالمات الهاتفية، والاستعلام وتنظيم الاجتماعات ومقابلات الرؤساء.
 أحد المجالات التي تمارس فيها الإدارة وظائفها الرئيسية (التخطيط، والتنظيم، والرقابة، والتنسيق، واتخاذ القرارات) بهدف العمال المكتبية واستخدام الجهزة الحديثة بالسرعة والكفاءة المطلوبة.
أهمية السكرتاريه :
تهدف السكرتارية الى تقديم الخدمات المكتبية المتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته أو الى الإدارات الرئيسة في المنشأة ومن هنا يظهر الدور الفعال للسكرتير في إعفاء المديرين والإدارات الرئيسة من شغل أوقاتهم بالتفكير في هذه الأعمال الروتينية، بحيث يتفرغون كلياً لوظائفهم الرئيسية، من تخطيط وتنظيم ورقابة، وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات.
والسكرتير يعتبر بمثابة عنصر مهم في المنشأة ولا يمكن الاستغناء عنه بأي حال من الأحوال، ولا يمكن أن تنصور ما يمكن أن يعمله المديرون في المنشآت في حالة غياب السكرتيرين، بالتأكيد سيقضي المديرون وقتاً طويلاً في أداء أعمال روتينية دون أن يكون لديهم الوقت الكافي لأداء المهام والأعمال الرئيسية الهامة.
وتزايد نشاطات السكرتارية بصورة طردية نتيجة لعاملين رئيسين هما:
1. زيادة حجم العمل المكتبي نتيجة نشاطات المنظمات وتعدد العلاقات مع المنظمات الأخرى والجمهور.
2. التطور التكنولوجي في مجال الأعمال المكتبية حيث تطالعنا الشركات المتخصصة في مجال الأجهزة المكتبية يومياً بآلات ومعدات متطورة مرتبطة تماما بنشاطات السكرتارية والأعمال المكتبية.
أنواع السكرتاريه:
يمكن تقسيم أنواع السكرتارية على مستوى المنشأة الى ثلاثة أنواع:
1. السكرتارية العامة.
2. السكرتارية المتخصصة.
3. السكرتارية الخاصة.
السكرتارية العامة:
هي الإدارة أو التقسيمات الإدارية في المنشآت التي تختص بتقديم الخدمات المكتبية التي تتطلبها إدارات المنشأة بصفة عامة ومستمرة مثل تنظيم تداول المراسلات، المحفوظات، استرجاع المعلومات، النسخ، التصوير، الرد على استفسارات العملاء، معالجة المكالمات الهاتفية، استقبال الزوار، تنظيم الاجتماعات والندوات.
السكرتارية المتخصصة:
تتمثل في الوحدات الإدارية التي تقدم الخدمات التي يتطلبها المديرون في المجالات التي تحتاج الى تحليل ودراسات تخصصية مهينة كالنواحي الهندسية، والطبية، والقانونية، وهذه الخدمات تكون استشارية في طبيعتها، وتقدم في شكل رأي أو توجيه أو اقتراح يتم الوصول اليه بعد دراسة وتحليل. والشكل التالي يوضح موقع السكرتير المتخصص لأن وظيفته استشارية وليست تنفيذية.
السكرتارية الخاصة:
وتتمثل في العاملين الذين يقدمون الخدمات المكتبية لرئيس معين في مجالات العمل المكتبي المختلفة ومنها:
 تحرير ونسخ المراسلات.
 استقبال وتصدير المعاملات الخاصة بمكتب المدير.
 تنظيم أوراق مكتب المدير وملفاته، وطريقة استرجاعها.
 استقبال المكالمات الهاتفية التي ترد الى مكتب المدير ومعالجتها.
 تنظيم مقابلات واستقبال زوار المدير.
 تنظيم اجتماعات المدير.
 الترتيب لسفريات المدير وعمل الحجوزات اللازمة.
 تلخيص المقالات التي تعرض على المدير، وذلك بهدف مساعدته على تأدية مهامة بكفاءة ويسر.
إن كل مدير أو رئيس يختار له سكرتيراً خاصاً به من ذوي الدراية والكفاءة والشخصية المتزنة والمهارة في الفن المكتبي الحديث، ليعاونه في أداء أعماله ويكون موضع ثقته باستمرار.

إن نجاح المدير أو الرئيس في تأدية عمله يعتمد بشكل كبير على درجة كفاءة ونشاط وسلوك السكرتير الخاص الذي يوفر وينجز للمدير أو الرئيس كل ما يحتاجه بسرعة وإتقان.
صفات السكرتير الناجح:
• أن يكون حسن المظهر والهندام.
• أن يكون أميناً على أسرار العمل.
• أن يكون قوي الشخصية وحسن التصرف.
• أن يكون قوي الذاكرة ودقيقاً في عمله.
• أن يكون مرتباً ومنظماً.
• أن يكون مخلصاً لرئيسة.
• أن يكون حليماً صبوراً صامتاً.
• أن يكون سريع البديهة وقادراً على التركيز.
• أن يكون حيوياً ونشطاً.
• أن يحسن التصرف في المواقف.
• أن يحترم الآخرين ويلتزم بأوقات العمل.
• أن يكون طبيعياً في تكوينه الجسماني.
المهارات الواجب توافرها في السكرتير:
• القدرة على التعامل مع برامج الحاسب الآلي.
• القدرة على النسخ باللغتين العربية والإنجليزية.
• القدرة على حفظ الأوراق في الملفات واسترجاعها.
• القدرة على استخدام الأجهزة الحديثة في مجال الأعمال المكتبية.
• القدرة على التحدث باللغة الإنجليزية.
• القدرة على تحرير الرسائل وكتابة التقارير.
• القدرة على تلخيص المقالات.
• القدرة على التعامل بلباقة مع الآخرين.
الأسس العامة لنجاح السكرتير:
 كن مخلصاً في أداء العمل ولا تبحث شؤونه مع الغرباء.
 استشر رئيسك في النقاط الغامضة، ولا تغامر بارتكاب الأخطاء، بل اقتطع دقائق قليلة من وقتك صباح كل يوم لتمضيها في التشاور والتخطيط لعمل اليوم مع رئيسك، بالتخطيط تكون أكثر فعالية فهو يوفر الوقت والجهد.
 كن على علم تام بسياسة المنشأة التي تعمل فيها، وعلاقتها بالجهات الأخرى.
 كن على علم بالنظام واللوائح الداخلية للمنشأة.
 كن حسن المظهر دون تكلف، إذ أن ذلك يعتبر أساساً جوهريا في نجاحك في عملك.
 كن كتوماً للأسرار التي تطلع عليها بحكم عملك.
 درب ذاكرتك على جميع ما يطلب منك، رغم اعتمادك على جداول العمل اليومي والمفكرات فالذاكرة القوية تساعدك على أداء عملك.
 كن هادئاً متزناً مهما تعقدت الأمور.
 كن قوي الشخصية دون غطرسة، معتزاً بكرامتك دون تعال.
 ثقف نفسك باستمرار، وتابع مجريات الأحداث بشكل يومي.
 كن على بينة بالجهات التي يمكن اللجوء إليها للحصول على المعلومات غير المتوفرة لديك، كدوائر المعارف، والأدلة والقواميس.
 أدّ كل عمل في الوقت المحدد له، حتى لا تتراكم عليك الأعمال فتصبح غير قادر على إنجازها، الأمر الذي يضعك أمام رئيسك في موقف لا ترضاه لنفسك.الوحدة ا
الوحدة التدريبية: إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة.
هدف الوحدة السلوكي: القدرة على استخدام جهاز الهاتف الاستخدام الأمثل لخدمة
المدير والمنشأة، وترك انطباع جيد عن المنشأة التي يعمل فيها.
موضوعات الوحدة التدريبية:
 مفهوم الاتصالات الهاتفية.
 قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي.
 أدبيات معالجة الاتصالات الهاتفية.
مفهوم الاتصالات الهاتفية :
تعتبر الاتصالات الهاتفية من أهم وسائل الاتصالات التي يتم نقلها عن طريق الهاتف، وتتميز بسرعتها في نقل المعلومات وقلة تكلفتها بالمقارنة بوسائل الاتصالات الأخرى.

ومن أهم ما يميز الاتصالات الهاتفية عن غيرها ما يلي:
 قلة التكاليف
 السرعة في نقل المعلومات والبيانات.
 كثرة الاستخدام.
 سهولة الاستخدام.
قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي:
للاتصال الهاتفي قواعد وفنون يجب على السكرتير معرفتها لأداء عمله بشكل صحيح ولتحقيق رضا مديريه والمتعاملين الداخليين للمنشأة، حيث من السهل جداً الحكم على أي منشأة بمستوى تميز خدماتها من خلال التعامل الهاتفي معها.
ومن أهم قواعد الاتصال الهاتفي مايلي:
وضع جهاز هاتف:
أفضل مكان لوضع جهاز الهاتف هو أن يكون على يسار السكرتير وفي متناول يده بشكل مريح. وهذا الوضع للهاتف يساعد السكرتير على رفع سماعة الهاتف باليد اليسرى واستخدام اليد اليمنى لتدوين الملاحظات، ولا بد أن يقوم السكرتير بتوفير أقلام وأوراق ونماذج خاصة لتسجيل المكالمات أو الرسائل للمكالمات الخاصة بمديره.
القدرة على التعامل مع أجهزة الهاتف:
يجب على السكرتير أن يكون قادراً على تشغيل أجهزة الهاتف المتطورة بكفاءة وفاعلية، وأن يكون قادراً على صيانتها وبرمجتها بما يخدم مصلحة العمل وضمان عدم توقفها.
القدرة على بناء العلاقات الحسنة وتطويرها:
يجب على السكرتير أن يتحلى بآداب الاتصال والمحادثة بصفة عامة وأن يكون صوته مسموعاً وواضحاً أثناء المحادثة الهاتفية. كما أن القدرة على التحكم بالنفس أثناء المحادثة واختيار الألفاظ المناسبة والصحيحة مع المتحدث والتفرغ التام لإجراء المكالمات الهاتفية مطالب رئيسية يتوجب على السكرتير مراعاتها أثناء استخدامه الهاتف وذلك ليترك انطباعاً جيداً لدى المتعاملين مع المنشأة.
استخدام النماذج اللازمة لرصد المكالمات وتنظيمها:
لكل منشأة نماذجها وأسلوبها في التعامل مع المكالمات الهاتفية، فعلى السكرتير الجيد أن يكون حريصاً على معرفة أسلوب المنشأة في التعامل مع الاتصالات الهاتفية واستخدام النماذج الخاصة بذلك كنموذج المكالمات الواردة أو الصادرة وتسجيل المكالمات الخاصة وغير ذلك.
أسس معالجة الاتصالات الهاتفية:
يقضي السكرتير وقتاً طويلاً من عمله في معالجة المكالمات الهاتفية، لذا يجب عليه أن يتعامل بشكل جيد مع تلك المكالمات ليعطي صورة مشرفة عن المنشأة التي يعمل فيها ويساهم بشكل فعال في المحافظة على وقت المدير ليتيح الفرصة له كي يعمل على تحقيق أهداف المنشأة، إضافة إلى خدمة المتعاملين مع المنشأة، وكما أسلفنا إن المستفيدين من المنشأة يمكن أن يحكموا على أداء المنشأة من خلال الاتصالات الهاتفية لذا كان لزاماً على السكرتير أن يتعامل بلطف وكياسة مع الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة.
الاتصالات الهاتفية الواردة :
 هي تلك الاتصالات الهاتفية التي ترد الى المكتب أو المنشأة وعلى السكرتير أن يتعامل معها وفق التالي:
 الحرص على الرد بسرعة، وأن لا يترك جرس الهاتف عند سماعه لأكثر من ثلاث مرات.
 أن يحرص السكرتير على التعريف بنفسه واسم المنشأة التي يعمل بها. على سبيل المثال "السلام عليكم شركة هاديكو للنقليات، مكتب المدير العام عادل معك أي خدمة".
 يجب أن تكون منصتاً جيداً وتركز على ما يقوله المتصل، وأن تعطيه الوقت الكافي لأن يدلي بحديثه، وأن تكون متأكداً من جميع النقاط التي ذكرت لك وأن تستوضح من المتصل إذا كان لديك غموض أو سوء فهم عن المعلومات التي ذكرت لك.
 أن يحرص السكرتير على عدم مقاطعة المتحدث ,ان يوحي للمتصل بأنه متابع ومنصت له كقول كلمة "نعم" بين الحين والآخر.
 أن يكون دقيقاً في جمع المعلومات والبيانات من المتصل.
 أن تتقن مهارة تدوين الملاحظات والرسائل من المتصل وأن تحرص على ذلك.
 أن تحرص على تزويد المتصل بالمعلومات التي يريدها إذا كانت في حدود صلاحياتك أو توجيهه للجهة المسؤولة بكياسة. على سبيل المثال "آسف أنا لا أستطيع أن أفيدك أو أساعدك في هذا الموضوع ولكن بإمكاني تحويل مكالمتك الى الجهة المختصة للاستفسار منهم. هل ترغب في تحويلك للجهة المعنية؟".
 على السكرتير التخلص من جميع العوامل المؤثرة على سماع المتحدث كالضوضاء من أجهزة المذياع الصوتي والمرئي أو محادثة زملائه في المكتب أو حتى صوت بعض الأجهزة التي تستخدم عادة في المكاتب مثل آلة التصوير وجهاز الفاكس والطابعة وغير ذلك.
 في حالة وجود أكثر من هاتف في المكتب والسكرتير مشغول مع الهاتف ووردت مكالمة أخرى احرص على الاستئذان من المتحدث الأول بلباقة لتقوم بالرد على الهاتف الثاني، كقولك على سبيل المثال "آسف يا عزيزي الهاتف الأخر يرن، هل يمكن أن أضعك على الانتظار قليلاً" واحرص بأن لا تتركه ينتظر طويلاً عند قيامك بالرد على الهاتف الثاني وأبلغ المتحدث الثاني مباشرة في بداية المخاطبة بأن ينتظر قليلاً لانشغالك بمحادثة مع الهاتف الأول وليكن ذلك بلطف مثل "السلام عليكم أنا الان في مكالمة على الهاتف الثاني، هل يمكن أن أضعك على الانتظار قليلاً؟" ولا تنس أن تعود مع مكالمتك الأولى مبتدءاً بالشكر على انتظاره مع الأخذ بعين الاعتبار مكانة الشخص الذي تتحدث معه.
 يجب أن يحرص السكرتير على عدم إطالة مدة الانتظار عن دقيقة، وإذا لزم الأمر أن يكون الانتظار طويلاً كالبحث عن المعلومات معينة تستدعي وقتاً طويلاً يجب توضيح ذلك الى المتحدث، أو أخذ رقمه وأن تقوم بالاتصال به لاحقاً.
 على السكرتير أن يتأكد دائماً بأن مديره مستعد لتلقي المكالمة، وذلك بمعرفة اسم المتصل بلباقة وأدب ووضعه على الانتظار، ثم يقوم السكرتير بإبلاغ مديره باسم المتصل لمعرفة مدى رغبته في تلقي المكالمة أم لا. وفي حالة رغبة المدير، يرجع السكرتير للمتصل ويشكره على الانتظار ويحول مكالمته. وفي حالة عدم رغبة مديره في استقبال المكالمة فإنه يعتذر بلباقة للمتصل عن عدم قدرة المدير على استقبال المكالمة في هذا الوقت ويقوم بواجبه كسكرتير في تدوين المكالمة في سجل المكالمات الواردة، مع استكمال المعلومات الخاصة بالمتصل كاسمه ورقم هاتفه وسبب المكالمة ...الخ.
 في حالة تلقيك كسكرتير مكالمة مستعجلة وهامة والمدير في اجتماع، لا تقاطع المدير بل أرسل مذكرة صغيرة عن المكالمة واتبع تعليمات المدير تحويل المكالمة، أو تبقى كما هي ملاحظات المتصل وكامل المعلومات عنه وإبلاغه بأن المدير سوف يتصل به لاحقاً. وفي أغلب الأحيان يجب أن يكون هناك اتفاق مسبق بين المدير والسكرتير على كيفية التعامل مع مثل هذه المكالمات تفادياً للإحراجات والأزعاج للطرفين.
 يجب التأكد بأن يقوم السكرتير دائماً بذكر أسباب عدم تواجد مديره في المكتب. ويمكنه التصرف بلباقة مع المتصل مثل ليس باستطاعة المدير أو السيد/عادل الرد عل مكالمتك الآن ولكن يسعدني إبلاغه باتصالك (مع حرص السكرتير أن يستخدم النماذج الخاصة لتدوين المكالمات الواردة إذا لزم الأمر ذلك وتسليمها للمعني).

مذكرة هاتف
Telephone Message

اليوم:.....................................Day الى السيد:.................................:To Mr.
الساعة:..................................Time التاريخ:.......................................a te

عندما كنتم في الخارج
While you were out
السيد:............................................ .............. .......................................:Mr.
تلفون:...................................Tel: من:..........................................:From
جوال:............................................. .................................................: Mobile
رسالة:............................................ ...............................................:Me ssage
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………


• الاتصالات الهاتفية الصادرة :
يحتاج السكرتير إلى إجراء العديد من الاتصالات الهاتفية لأشخاص داخل وخارج المنشأة وذلك لأسباب مختلفة كتحديد مواعيد أو جمع معلومات لتسهيل العمل على المدير وتهيئة المناخ الملائم له، ولتحقيق مكالمات هاتفية فعالة نقترح على السكرتير اتباع الخطوات التالية:
• التخطيط الجيد والمنظم لأي مكالمة وذلك بتحديد الهدف من المكالمة والمعلومات التي تود الحصول عليها بشكل دقيق، وكتابة الملاحظات والأسئلة التي يرغب السكرتير التعرض لها في المكالمة الهاتفية مع تجهيز جميع المستلزمات الخاصةبذلك، والتخطيط الجيد والمنظم للمكالمات الصادرة يحقق العديد من الفوائد مثل:
 توفير الوقت.
 توفير الجهد في الإعداد للمكالمة.
 الحد من الوقوع في الأخطاء.
 توفير المال خاصة في المكالمات الخارجية والدولية.
 تحقيق الدقة في نقل البيانات والمعلومات.
 ترك انطباع جيد من قبل مستقبلي اتصالاتك.
• على السكرتير أن يتأكد من أرقام الهواتف التي يتصل بها، ومحاولة معرفة أسماء الأشخاص الذين يريد الاتصال بهم.
• أن يكون السكرتير صبوراً حين الاتصال وأن لا يقطع الاتصال عند تأخر الشخص المطلوب في الرد ويفضل أن يعطي مهلة كافية له لسماع جرس الهاتف من 6 إلى 8 مرات.
• عند رد الطرف الآخر إبدأ بتعريف نفسك وبالمنشأة التي تعمل فيها قبل أن يطلب منك ذلك.
• إذا كنت تعتقد بأن مكالمتك ستطول وضح ذلك لمستقبل مكالمتك مع ذكر الأسباب ، والاستفسار من مستقبل مكالمتك إن كان وقته يسمح بذلك.
• إذا كنت تنوي إجراء مكالمة هاتفية لربطها بمديرك تأكد من أن وقت مديرك يسمح باستقبال المكالمة.
• أن ينهي السكرتير المكالمة بطريقة ودية ومؤدبة.
• أن يلتزم السكرتير بالإيجاز غير المخل في المعنى خلال المكالمة الهاتفية.
• أن تكون على دراية تامة باستخدام الأدلة الهاتفية والمحلية والدولية، والأدلة الخاصة.
• إذا كانت اتصالات السكرتير متعددة يفضل أن يستخدم نموذجاً معداً لهذا الغرض ليسهل على السكرتير عملية الاتصال.

نموذج رسالة هاتفية صادرة

التسلسل

التاريخ
الموضوع
اسم الجهة
رقم الهاتف
ملاحظات





مفهوم السكرتارية من منظور وظيفي باعتبارها الساعد الايمن للوظيفة الادارية
من الاخطاء الشائعة لدى الكثير بان وظيفة السكرتارية هي مجرد طباعة الوثائق والرد على المكالمات الهاتفية وهذا الخطأ الشائع قد ادى الى وجود نقص شديد وواضح في السكرتارية المهنية المحترفة ووجود شواغر كثيرة في جميع المؤسسات الحكومية والخاصة لوظائف السكرتارية والدعم الاداري0
هذا البرنامج يتناول مفهوم الادارة المكتبية والسكرتارية من منظور وظيفي على اعتبار ان وظيفة السكرتارية هي الساعد الايمن للوظيفة الادارية بل ان السكرتارية هي في الاساس وظيفة إدارية في طبيعتها
الهدف العام:
تولي الأعمال الخاصة بمكتب رئيس البلدية الفرعية ، وتوفير التسهيلات المكتبية له .
المهام:
1- تنظيم مواعيد ومقابلات الرئيس وزياراته واجتماعاته .
2- استقبال المراجعين والمكالمات واتخاذ الإجراءات المناسبة حيالها حسب التوجيهات>
3- استلام البريد الوارد الخاص والسري وعرضه على الرئيس .
4- إعداد التقارير والمذكرات المطلوبة من الرئيس فيما له علاقة بمكتب الرئيس .
5- إصدار المعاملات الخاصة والمعاملات ذات الطابع السري بعد توقيعها من الرئيس
. 6- الإشراف على أعمال النسخ والتصوير والترجمة وكافة متطلبات السكرتارية للرئيس حسب توجيهاته
7- اقتراح الإجراءات الخاصة بأعمال السكرتارية بالتعاون مع إدارة التطوير الإداري ، والعمل على تطويرها باستمرار .
8- تقديم المعلومات اللازمة عن السكرتارية لمشروع الميزانية .
9- إعداد تقارير دورية عن نشاطات وإنجازات السكرتارية ، ورفعها إلى رئيس البلدية الفرعية .
اختصاصات قسم السكرتارية:
- حفظ سجلات وملفات العاملين بالإدارة، ومتابعة شؤونهم الوظيفية، وما يطلب منهم من بيانات.
- استلام البريد الصادر من الإدارة، وحفظ نسخ منه، ومتابعة استلامه من قبل الجهات المرسل إليها بالإضافة إلى تسليم البريد الوارد للإدارة.
- القيام بالأعمال المساندة من طباعة ، وتصوير ، وغيرها من الأعمال التي تتطلبها الإدارة.
- متابعة الأعمال المتعلقة بأعمال المخازن والتأثيث، والصيانة ، ومتابعة الصادر، والوارد داخل الإدارة.
- حصر احتياجات وحدات الإدارة من الأدوات المكتبية والقرطاسية، وكافة التجهيزات اللازمة، واتخاذ إجراءات طلبها من الجهة المختصة.
- حفظ وترتيب الملفات الموضوعية الخاصة بالإدارة.
- توزيع القرارات والنشرات والتعاميم على الوحدات التابعة للإدارة.
- استقبال المترددين، والزائرين للإدارة، وتنظيم مواعيد مقابلاتهم مع المختصين بها.
الوحدات التابعة للسكرتارية:
المطابع الإدارة العامة للنشر العلمي مهمة هذه الإدارة هي الإشراف على جميع أقسام ووحدات الإدارة بقسميها النشر العلمي والمطابع. يتولى الإشراف على هذه الإدارة أستاذ جامعي (عضو هيئة تدريس) تم تكليفه من قبل معالي مدير الجامعة، مهمته الإشراف المباشر على هذه الإدارة، كذلك التنسيق بينها وبين عمادات وإدارات وأقسام الجامعة المختلفة فيما يخص اختصاصات هذه الإدارة، حضور اللجان والندوات والمؤتمرات التي تخص أعمال النشر والطباعة، إضافة إلى أعبائه التدريسية المعتادة، ويساعده مدير إدارة يقوم بأعباء الإدارة والإشراف على منسوبي الإدارة وكل الأعمال الإدارية والمالية لتسيير أعمال الإدارة، كما يقوم بأعباء المشرف أثناء غيابه خلال إجازته السنوية أو انتدابه في مهام رسمية.
وتتكون الإدارة من الوحدات المساندة التالية:
وحدة السكرتارية والاتصالات، وحدة المتابعة، وحدة الورشة الفنية، وحدة المستودع، وحدة الشراء المباشر.
وحدة السكرتارية والاتصالات:
تقوم هذه الوحدة بأعمال ومهام مختلفة مثل استقبال طلبات الطباعة الواردة للإدارة من جهات الجامعة المختلفة وفرع الجامعة بالقصيم، وكذلك بعض الجهات الحكومية التي تتعاون معها الجامعة، وكذلك الجمعيات العلمية بالجامعة وتقوم بإحالتها للأقسام المختصة بعد عرضها على المشرف والتأشير باتخاذ اللازم بشأنها. أيضاً تقوم هذه الوحدة بالخدمات الخاصة بأعمال شؤون الموظفين من تسيير إجراءاتهم من إجازات مختلفة وجميع ما يخصهم من خدمات، كذلك تضطلع هذه الوحدة بالأعمال الخاصة بجميع مكاتبات الإدارة الخاصة بالنشر العلمي والمطبوعات الأخرى الخاصة بوحدات الجامعة المختلفة، إضافة لأعمال السكرتارية الخاصة بالمشرف ومدير الإدارة، مثل تسجيل المواعيد الخاصة بالمشرف لحضور اللجان المختلفة والاجتماعات، وكذلك مراقبة حضور وانصراف منسوبي الإدارة وضبط عملية انتظامهم في العمل.
وحدة المتابعة:
مهام هذه الوحدة هي استقبال طلبات النشر والمواد المراد نشرها وطباعتها، وفتح أذون تشغيل لها واستلام مواصفات الطبع وتحويلها للقسم المختص، وكذا التنسيق بين قسم النشر العلمي وأقسام المطابع المختلفة، وكذلك التنسيق بين الإدارة وبين وحدات الجامعة المختلفة التي لها أعمال في مراحل الطباعة، وكذلك متابعة الأعمال الموجودة بالإدارة في مراحل النشر المختلفة في أقسامها ووحداتها الفنية المختلفة، كما يتبع لها وحدة الحركة والتسليم، ومهمتها استلام وتجميع وترتيب المطبوعات الجاهزة والتنسيق مع الجهات الطالبة بالجامعة ليتم استلامها.
وحدة المستودع:
وهي الجهة المسؤولة عن حفظ مواد الطباعة من أوراق ومحاليل ،وخامات طباعة، والصرف منها للأقسام حسب الحاجة والعمل على المحافظة عليها وإخطار الإدارة عن اي نقص في المواد والخامات المطلوبة ليتم تأمينها في الوقت المناسب.
وحدة الشراء المباشر:
وهي مسؤولة عن توفير مستلزمات أقسام ووحدات الإدارة العاجلة من المواد والخامات المستعجلة وتسديدها من السلفة المخصصة للإدارة.
وحدة الورشة الفنية:
وهي مسؤولة ورشة صغيرة يتم فيها صيانة وإصلاح الأعطال الخفيفة لمكائن الطبع المختلفة وتتوافر بها المعدات اللازمة للقيام بعمليات الصيانة الخفيفة.
قسم النشر العلمي:
يتبع لهذا القسم وحدتان رئيسيتان هما:
وحدة تحرير مواد النشر العلمي، ووحدة التصحيح اللغوي والترجمة، ويناط بهذا القسم استلام مشروعات الكتب التي وافق المجلس العلمي بالجامعة على نشرها، سواء كانت مؤلفة أو مترجمة لتنشر من قبل الجامعة في مختلف المجالات حيث يقوم القسم بمراجعتها لغوياً وفنياً وتحريرها لتصبح جاهزة للنشر ومتابعتها حتى تخرج إلى حيز الوجود، كذلك يقوم القسم باستقبال جميع ما قُبل للنشر بمجلة الجامعة بفروعها المختلفة بعد تحكيمه من قبل المجلس العلمي حيث تخضع جميع هذه الأبحاث المقدمة لجميع الإجراءات التي ذكرت بشأن الكتب، ومتابعة ذلك حتى تخرج جميع هذه الأبحاث في شكل مادة علمية بفروع المجلة المختلفة. كذلك يقوم هذا القسم بالتعاون والمساعدة في تجهيز مواد رسالة الجامعة في خلال فتات صدورها
قسم التصميم
يتولى هذا القسم مهمة تصميم وإخراج المواد والشعارات والخرائط وأغلفة الكتب والمجلات وعمل التصميمات اللازمة لها طبقاً للقواعد الفنية. وقد تم تزويد القسم حديثاً بأجهزة حاسب آلي لتنفيذ الأعمال إلكترونياً بواسطة الحاسب الآلي، مما وفر كثيراً من الوقت والجهد اللازمين لإنجاز الأعمال.
قسم الصف التصويري (الكميبوتر)
ومواكبة للتطور الذي طرأ على عملية النشر المكتبي وإدخال المعلومات، فإنه مع بداية العام الدراسي 1417/1418هـ تم تزويد القسم بأجهزة حاسب آلي إضافية نظام ماكنتوش، كما زود القسم بأجهزة من نظام (أي بي إم) وهذه الأجهزة دعمت القسم فأصبح العمل يسلم جاهزاً لقسم المونتاج مباشرة
قسم المونتاج والتصوير
يتكون هذا القسم من الوحدات التالية:
- وحدة التصوير: وفيها يتم تصوير مواد الطباعة ميكانيكاً.
- وحدة المونتاج: وفيها يتم تحديد المقاس المناسب للمطبوعة، ووضع الصور والأشكال في أماكنها المحددة إلكترونياً، وعمل ملازم الطباعة.
- وحدة فرز الألوان والتصوير الإلكتروني: وفيها يتم فرز ألوان الصور إلكترونياً وإخراجها في شكل فلم جاهز للتصوير على ألواح الأوفست (البليتات).
- وحدة ألواح الأوفست (البليتات): وهي المحطة الأخيرة لأعمال هذا القسم، وفيه يتم تصوير النصوص على ألواح الأوفست بعد التحميض لتحول بعد ذلك لقسم الطباعة. ايضا يقوم القسم بتجهيز العمليات الفنية اللازمة لإصدار صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها أسبوعياً.
قسم الطباعة
يتكون هذاالقسم من ثلاث وحدات هي:
الأوفست، والجي تو أو، والطباعة العادية (التيبو).
- وحدة الأوفست: وتتألف من خمس مكائن طباعة إحداها من نوع سبيد ماستر(أربعة ألوان)، وهي تعتبر من الدعامات المهمة لهذا القسم، وتوجد أربع مكائن أخرى مساعدة (2 لون). ويقوم هذا القسم بطباعة جميع الكتب والمجلات التي تنشرها الجامعة والجهات الأخرى التي تقوم الجامعة بمساعدتها في تأمين بعض مطبوعاتها، وكذلك الكتيبات والبروشورات والنماذج الخاصة بالمستشفيات الجامعية.
- وحدة (الجي تو أو): وتتألف من خمس مكائن طباعة أوفست، وتقوم بطباعة الأغلفة والأبواك والنشرات ومستلزمات المستشفيات الجامعية، ومن هذه المكائن الخمس توجد اثنتان (لونين) وثلاث مكائن (لون واحد).
- وحدة الطباعة العادية (التيبو): تتألف هذه الوحدة من (7) مكائن طباعة مختلفة الأحجام تبدأ من مقاس 57×82 سم إلى 22.5×32.5 سم وتقوم الوحدة بتأمين مستلزمات الجامعة من الكروت والبطاقات والظروف وتكسير وتجهيز الملفات المختلفة وملفات المرضى للمستشفيات الجامعية. كما يقوم القسم بطباعة صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها أسبوعياً.
قسم التجليد
ويتكون هذا القسم من الوحدات التالية:
- وحدة التجليد الفني: وفيها تتم خياطة الكتب بآلات الخياطة مع تركيب الشاش، ثم يغري كعب الكتاب ويلصق به الغلاف المصنوع من الكرتون السميك أو المقوى المكسو بالجلد والقماش المشمع أو الشامواه، ويكتب عليه بماء التذهيب، ثم يركب (جاكت) أو قميص الكتاب حسب المواصفات الفنية المطلوبة.
- وحدة التجليد الآلي: يتم العمل أوتوما


 

توقيع : sindabad



يا قارئ خطي لا تبكي على موتي
فاليوم أنا معك وغداً في التراب
فإن عشت فإني معك وإن متُّ فاللذكرى
ويا ماراً على قبري لا تعجب من أمري
بالأمس كنت معك وغداً أنت معي
أمـــوت و يـبـقـى كـل مـا كـتـبـتـــه ذكــرى
فيـا ليت كـل من قـرأ خطـي دعا لي


23/11/2013, 4:10 pm
المشاركة رقم: 3


إحصائية العضو
ذكر
المشاركات: 1
نقاط: 1
تاريخ التسجيل: 23/11/2013
العمل: استاذ

مُساهمةموضوع: مشكور على هذا الموضوع الرائع والشامل

مشكور على هذا الموضوع الرائع والشامل


 

توقيع : يحي61


23/11/2013, 4:19 pm
المشاركة رقم: 4


إحصائية العضو
ذكر
المشاركات: 8355
نقاط: 16037
تاريخ التسجيل: 10/11/2010
العمل: موظف

مُساهمةموضوع: رد: تعريف السكرتارية

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]
شكؤا لمرورك


 

توقيع : sindabad



يا قارئ خطي لا تبكي على موتي
فاليوم أنا معك وغداً في التراب
فإن عشت فإني معك وإن متُّ فاللذكرى
ويا ماراً على قبري لا تعجب من أمري
بالأمس كنت معك وغداً أنت معي
أمـــوت و يـبـقـى كـل مـا كـتـبـتـــه ذكــرى
فيـا ليت كـل من قـرأ خطـي دعا لي





الــرد الســـريـع
..




اقــــرأ ايضا فى ملتقى الموظف الجزائرى
تعليمات المشاركة
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة